Checklist voor een goed georganiseerd benefietconcert

Bij een benefietconcert moet niet alleen het programma kloppen, maar ook de geldstroom naar het goede doel. Begin met het doel, de locatie en de artiesten en werk daarna toe naar techniek, promotie, aanmeldingen en ontvangst. Plan minstens één volledige controle van de zaal voordat de deuren opengaan. Let vooral op onderdelen die vaak te laat worden geregeld: vergunningen, betaalterminals, dieetwensen, backstagebegeleiding en een duidelijke donatie-instructie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bepaal het goede doel
2 personen
Reserveer de concertlocatie
2 personen
Leg de concertdatum vast
2 personen
Bevestig de optredende artiesten
2 personen
Maak het programmaverloop
2 personen
Maak de bezoekersbegroting
2 personen
Regel vergunningen en meldingen
2 personen
Reserveer geluidsapparatuur
2 personen
Reserveer extra verlichting
2 personen
Maak de online aanmeldpagina
2 personen
Maak de promotieposter
2 personen
Publiceer het concertbericht
2 personen
Verstuur uitnodigingen
3 personen
Verspreid posters en flyers
4 personen
Maak het vrijwilligersrooster
2 personen
Wijs de ontvangstmedewerkers aan
2 personen
Wijs de cateringmedewerkers aan
2 personen
Wijs de backstagebegeleiders aan
2 personen
Verwerk de aanmeldingen
2 personen
Verzamel dieetwensen
2 personen
Bevestig bezoekersaanmeldingen
2 personen
Maak de donatie-instructies
2 personen
Regel betaalterminals
2 personen
Maak bewegwijzeringsborden
2 personen
Controleer de concertlocatie
3 personen
Maak de artiestenbriefing
2 personen
Maak de presentatieteksten
2 personen
Druk programmaboekjes
2 personen
Koop houdbare boodschappen
3 personen
Controleer de apparatuur
3 personen
Maak de indelingstekening
2 personen
Bevestig de vrijwilligersdiensten
2 personen
Koop verse boodschappen
3 personen
Klaarzetten van ontvangstmaterialen
2 personen

Event

Open de vrijwilligersinstructie
2 personen
Laad materialen uit
6 personen
Plaats podiumdelen
4 personen
Plaats geluidsapparatuur
4 personen
Sluit microfoons en instrumenten aan
3 personen
Stel de geluidsmix af
2 personen
Stel de concertverlichting af
2 personen
Plaats stoelen en tafels
5 personen
Richt de cateringpunten in
4 personen
Richt de donatiebalie in
2 personen
Hang de decoratie op
3 personen
Plaats bewegwijzering
2 personen
Zet dranken koud
3 personen
Bereid koffie en thee
3 personen
Bereid de hapjes voor
4 personen
Controleer de toiletten
2 personen
Houd de artiestenruimte gereed
2 personen
Ontvang de artiesten
2 personen
Begeleid de soundcheck
3 personen
Open de garderobe
2 personen
Ontvang de bezoekers
4 personen
Controleer de toegangsbewijzen
3 personen
Verkoop programmaboekjes
2 personen
Begeleid bezoekers naar zitplaatsen
3 personen
Open het concertprogramma
Begeleid de optredens
2 personen
Presenteer het goede doel
Serveer koffie en thee
4 personen
Serveer de hapjes
4 personen
Vul dranken bij
3 personen
Leeg volle afvalbakken
2 personen
Verwerk contante donaties
2 personen
Begeleid het vertrek
4 personen
Sluit de garderobe
2 personen

Nazorg

Demonteer de geluidsapparatuur
4 personen
Demonteer de concertverlichting
3 personen
Ruim podium en stoelen op
5 personen
Ruim de cateringpunten op
4 personen
Was servies en glazen af
3 personen
Sorteer herbruikbare materialen
3 personen
Verzamel gevonden voorwerpen
2 personen
Maak de locatie schoon
5 personen
Verwijder de bewegwijzering
2 personen
Retourneer gehuurde apparatuur
3 personen
Retourneer gehuurd meubilair
3 personen
Breng afval naar de inzameling
2 personen
Tel de donatieopbrengst
2 personen
Stort de donatieopbrengst
2 personen
Bedank artiesten en vrijwilligers
2 personen
Publiceer de opbrengst
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Tafelsaantal 12
Statafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 3
Kledinghangersaantal 180
Podiumdelenaantal 12
Lessenaarsaantal 2
Artiestenstoelenaantal 12

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 200
Koffiekopjesaantal 120
Schoteltjesaantal 120
Bordenaantal 180
Vorkenaantal 180
Messenaantal 180
Lepelsaantal 180
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Geluidsmixer
Zaal luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Instrumentkabelsaantal 12
Microfoonkabelsaantal 12
Koptelefoonaantal 2
Mengtafel
Laptop
Reservebatterijenaantal 24

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Ballonnenaantal 100
Ballonnenlintaantal 2
Bloemstukkenaantal 8
Goede-doelpostersaantal 12
Pijlbordenaantal 12
Programmaboekjesaantal 180
Naamstickersaantal 100

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
IJsboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Scharenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opslagbakkenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Koffielepelsaantal 120

Catering

Donatiebussenaantal 6
Betaalterminalsaantal 2
Contantgeldbakkenaantal 2
Prijslijstenaantal 8
Menukaartenaantal 12
Drankdispensersaantal 4
Waterkannenaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Thermische voedselbakkenaantal 4
Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Tips

Leg het goede doel en de donatiewerkwijze vroeg vast. Maak uiterlijk vóór de promotie duidelijk hoe bezoekers kunnen doneren en test betaalterminals minimaal één dag vooraf.
Plan techniek niet pas op de concertdag. Reserveer geluidsapparatuur, podiummonitoren, microfoons, DI-boxen en kabels en laat vóór aanvang een soundcheck met alle artiesten uitvoeren.
Maak het programmaverloop concreet met tijden voor opbouw, soundcheck, deuren open, optredens, pauze en afsluiting. Geef artiesten en backstagebegeleiders dezelfde versie, zodat niemand op mondelinge informatie hoeft te gokken.
Werk het vrijwilligersrooster uit per plek en tijdsblok. Bezet ontvangst, catering en backstage afzonderlijk en zorg dat iedere medewerker weet waar bezoekers heen moeten voor aanmelden, garderobe en donaties.
Controleer de locatie minstens één keer vooraf en nogmaals op de dag zelf. Loop daarbij stoelen, tafels, bewegwijzering, verlichting, garderobe, podiumdelen en vluchtroutes fysiek na in plaats van alleen op papier.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. Reserveer in de eerste 2 weken de locatie, datum en artiesten; vergunningen, promotie en vrijwilligers volgen daarna.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietconcert?: Reken minimaal op 1 ontvangstmedewerker per 50 bezoekers, plus aparte medewerkers voor catering en backstage. Bij 150 bezoekers kom je daarmee uit op minstens 3 ontvangstmedewerkers en extra bezetting voor de andere taken.
Wanneer regel je de geluidsinstallatie voor een benefietconcert?: Reserveer de geluidsapparatuur zodra locatie en artiesten bevestigd zijn, bij voorkeur 8 tot 10 weken voor het concert. Plan op de dag zelf minimaal 2 uur voor opbouw en soundcheck.
Hoe maak je doneren bij een benefietconcert makkelijk?: Gebruik minstens 2 betaalmogelijkheden, bijvoorbeeld een betaalterminal en een duidelijke online donatie-instructie. Test beide uiterlijk 24 uur vooraf en zet de instructies bij de entree, in de zaal en bij de afsluiting zichtbaar klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.