Benefizkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizkonzert braucht mehr als Künstler, Bühne und Publikum. Du koordinierst gleichzeitig Spenden, Anmeldungen, Genehmigungen, Technik, Catering und freiwillige Helfer. Beginne mit Termin, Organisation und Location, bevor du Werbung veröffentlichst oder Zusagen verschickst. Plane außerdem genug Zeit für Soundcheck, Beschilderung und die Kontrolle der Veranstaltungsstätte ein – diese Punkte werden bei Benefizveranstaltungen besonders häufig zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Wohltätigkeitsorganisation festlegen
2 Personen
Konzertlocation reservieren
2 Personen
Konzerttermin festlegen
2 Personen
Die auftretenden Künstler bestätigen
2 Personen
Den Programmablauf erstellen
2 Personen
Besucherbudget erstellen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
Tonanlage reservieren
2 Personen
Zusätzliche Beleuchtung reservieren
2 Personen
Erstelle die Online-Anmeldeseite
2 Personen
Mache das Werbeplakat
2 Personen
Veröffentliche den Konzertbeitrag
2 Personen
Einladungen versenden
3 Personen
Poster und Flyer verteilen
4 Personen
Erstelle den Freiwilligenplan
2 Personen
Weisen Sie die Empfangsmitarbeiter zu
2 Personen
Das Catering-Personal einteilen
2 Personen
Weise die Backstage-Betreuer zu
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Diätwünsche erfassen
2 Personen
Besucheranmeldungen bestätigen
2 Personen
Erstelle die Spendenanweisungen
2 Personen
Zahlungsterminals organisieren
2 Personen
Beschilderungsschilder erstellen
2 Personen
Kontrolliere die Konzertlocation
3 Personen
Erstelle das Künstlerbriefing
2 Personen
Präsentationstexte erstellen
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Langlebige Lebensmittel kaufen
3 Personen
Die Geräte prüfen
3 Personen
Erstelle die Lagezeichnung
2 Personen
Freiwilligendienste bestätigen
2 Personen
Frische Einkäufe kaufen
3 Personen
Empfangsmaterialien vorbereiten
2 Personen

Event

Die Freiwilligenanweisung öffnen
2 Personen
Materialien ausladen
6 Personen
Bühnenteile platzieren
4 Personen
Tonanlage aufstellen
4 Personen
Mikrofone und Instrumente anschließen
3 Personen
Den Klangmix anpassen
2 Personen
Konzertbeleuchtung einstellen
2 Personen
Stühle und Tische aufstellen
5 Personen
Richte die Cateringpunkte ein
4 Personen
Richte den Spendentisch ein
2 Personen
Hängen Sie die Dekoration auf
3 Personen
Beschilderung anbringen
2 Personen
Getränke kalt stellen
3 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
3 Personen
Bereite die Snacks vor
4 Personen
Die Toiletten kontrollieren
2 Personen
Halten Sie den Künstlerraum bereit
2 Personen
Die Künstler empfangen
2 Personen
Begleite den Soundcheck
3 Personen
Die Garderobe öffnen
2 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Eintrittskarten prüfen
3 Personen
Programmhefte verkaufen
2 Personen
Besucher zu den Sitzplätzen begleiten
3 Personen
Konzertprogramm öffnen
Begleite die Auftritte
2 Personen
Die Wohltätigkeitsorganisation vorstellen
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
Die Häppchen servieren
4 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Voll gefüllte Mülleimer leeren
2 Personen
Bargeldspenden verarbeiten
2 Personen
Den Abgang begleiten
4 Personen
Die Garderobe schließen
2 Personen

Nachbereitung

Die Tonanlage abbauen
4 Personen
Die Konzertbeleuchtung abbauen
3 Personen
Bühne und Stühle aufräumen
5 Personen
Cateringpunkte aufräumen
4 Personen
Geschirr und Gläser spülen
3 Personen
Wiederverwendbare Materialien sortieren
3 Personen
Gefundene Gegenstände einsammeln
2 Personen
Veranstaltungsort reinigen
5 Personen
Die Beschilderung entfernen
2 Personen
Gemietete Ausrüstung zurückgeben
3 Personen
Gemietete Möbel zurückgeben
3 Personen
Müll zur Sammelstelle bringen
2 Personen
Spendenbetrag zählen
2 Personen
Den Erlös der Spenden überweisen
2 Personen
Artiesten und Freiwillige bedanken
2 Personen
Ergebnis veröffentlichen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 170
TischeAnz. 12
StehtischeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 180
BühnenelementeAnz. 12
PulteAnz. 2
KünstlerstühleAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 200
KaffeetassenAnz. 120
UntertassenAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 180
LöffelAnz. 180
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

Tonmischpult
SaillautsprecherAnz. 2
BühnemonitoreAnz. 4
MikrofoneAnz. 8
MikrofonständerAnz. 8
DI-BoxenAnz. 4
InstrumentenkabelAnz. 12
MikrofonkabelAnz. 12
KopfhörerAnz. 2
Mischpult
Laptop
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-BühnenlichterAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonbandAnz. 2
BlumenarrangementsAnz. 8
WohltätigkeitsposterAnz. 12
WegweiserAnz. 12
ProgrammhefteAnz. 180
NamensaufkleberAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KühlboxenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ScherenAnz. 4
RührschüsselnAnz. 6
AufbewahrungsboxenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
KaffeelöffelAnz. 120

Catering

SpendenboxenAnz. 6
KartenterminalsAnz. 2
BargeldkassenAnz. 2
PreislisteAnz. 8
SpeisekartenAnz. 12
GetränkespenderAnz. 4
WasserkannenAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
Thermobehälter für SpeisenAnz. 4
Einkäufe

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6

Tipps

Lege zuerst die Wohltätigkeitsorganisation, das Besucherbudget und den Konzerttermin fest. Reserviere die Location erst danach verbindlich und prüfe, ob sie Bühne, Bestuhlung und Backstage-Bereich abdeckt.
Kläre Genehmigungen und Meldungen mehrere Wochen vor dem Konzert. Warte nicht auf die ersten Anmeldungen: Ohne bestätigte Vorgaben können Technik, Catering und Ablaufplan unnötig umgeplant werden.
Bestätige Künstler und Programmablauf frühzeitig und plane für den Veranstaltungstag mindestens einen festen Soundcheck vor dem Einlass ein. Prüfe dabei Mikrofone, DI-Boxen, Instrumentenkabel, Monitore und Ersatzbatterien.
Erfasse bei der Anmeldung auch Diätwünsche und bestätige jede Besucheranmeldung. Teile Empfang, Catering und Backstage-Betreuung spätestens eine Woche vor dem Konzert namentlich ein.
Formuliere die Spendenanweisungen verständlich und stelle Zahlungsterminals rechtzeitig bereit. Kontrolliere vor dem Einlass, ob Beschilderung, Garderobenständer, Gläser, Tische und alle Sitzplätze an ihrem vorgesehenen Platz stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Location, Künstler, Genehmigungen, Technik, Werbung und Helferplan noch ohne Zeitdruck koordinieren.
Was muss bei einem Benefizkonzert 4 Wochen vorher feststehen?: Vier Wochen vorher sollten Wohltätigkeitsorganisation, Termin, Location, Künstler, Programmablauf, Technik und Spendenweg bestätigt sein. Auch die Online-Anmeldeseite und erste Werbemittel sollten bereits veröffentlicht oder verteilt sein.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizkonzert?: Plane mindestens eine Person für den Empfang, eine für das Catering und eine für die Backstage-Betreuung ein; bei mehreren Einlasspunkten oder Schichten entsprechend mehr. Erstelle den vollständigen Freiwilligenplan spätestens 7 Tage vor dem Konzert.
Wann sollte man die Konzertlocation kontrollieren?: Führe eine ausführliche Kontrolle mindestens 1 bis 2 Tage vor dem Konzert durch und prüfe am Veranstaltungstag zusätzlich Bühne, Bestuhlung, Strom, Beschilderung, Technik und Fluchtwege. So bleiben Korrekturen vor dem Einlass möglich.

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