Checklist para organizar un concierto benéfico

Organizar un concierto benéfico requiere coordinar artistas, recinto, permisos, equipo técnico y la gestión de las donaciones. Esta checklist reúne las tareas en un orden práctico, desde definir la causa y fijar la fecha hasta comprobar el lugar antes de abrir las puertas. También contempla las inscripciones, las preferencias dietéticas y los turnos de voluntariado. Úsala para detectar con tiempo lo que suele quedarse para el último momento: señalización, terminales de pago, sonido y personal de backstage.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la causa benéfica
2 personas
Reservar el recinto del concierto
2 personas
Fijar la fecha del concierto
2 personas
Confirmar los artistas que actuarán
2 personas
Preparar el desarrollo del programa
2 personas
Elaborar el presupuesto de visitantes
2 personas
Gestionar permisos y notificaciones
2 personas
Reservar equipo de sonido
2 personas
Reservar iluminación extra
2 personas
Crea la página de inscripción en línea
2 personas
Haz el póster promocional
2 personas
Publicar la noticia del concierto
2 personas
Enviar invitaciones
3 personas
Distribuir carteles y folletos
4 personas
Haz el turno de voluntarios
2 personas
Asignar al personal de recepción
2 personas
Asignar al personal de catering
2 personas
Asignar al personal de backstage
2 personas
Procesar las inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Confirmar las inscripciones de visitantes
2 personas
Redacta las instrucciones de donación
2 personas
Gestionar terminales de pago
2 personas
Hacer los carteles de señalización
2 personas
Comprueba el lugar del concierto
3 personas
Preparar la reunión informativa de los artistas
2 personas
Redactar los textos de la presentación
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Comprar productos no perecederos
3 personas
Comprueba el equipo
3 personas
Hacer el plano de distribución
2 personas
Confirmar los turnos de voluntarios
2 personas
Comprar productos frescos
3 personas
Preparar los materiales de recepción
2 personas

Evento

Abrir las instrucciones para voluntarios
2 personas
Descargar los materiales
6 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Colocar el equipo de sonido
4 personas
Conectar micrófonos e instrumentos
3 personas
Ajustar la mezcla de sonido
2 personas
Ajustar la iluminación del concierto
2 personas
Colocar sillas y mesas
5 personas
Preparar los puntos de catering
4 personas
Prepara el mostrador de donaciones
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalización
2 personas
Poner las bebidas frías
3 personas
Preparar café y té
3 personas
Prepara los aperitivos
4 personas
Revisar los baños
2 personas
Mantener lista la sala de los artistas
2 personas
Recibe a los artistas
2 personas
Supervisar la prueba de sonido
3 personas
Abrir el guardarropa
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Vender programas
2 personas
Acompañar a los visitantes a sus asientos
3 personas
Abrir el programa del concierto
Coordinar las actuaciones
2 personas
Presentar la causa benéfica
Servir café y té
4 personas
Sirve los aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Vaciar los contenedores de basura llenos
2 personas
Gestionar donaciones en efectivo
2 personas
Acompañar la salida
4 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar la iluminación del concierto
3 personas
Desmontar el escenario y las sillas
5 personas
Recoge los puntos de catering
4 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Clasificar los materiales reutilizables
3 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Retirar la señalización
2 personas
Devolver el equipo alquilado
3 personas
Devolver el mobiliario alquilado
3 personas
Llevar los residuos al punto de recogida
2 personas
Contar la recaudación de donaciones
2 personas
Ingresar los fondos de la donación
2 personas
Agradecer a los artistas y voluntarios
2 personas
Publicar lo recaudado
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 170
Mesascant. 12
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Piezas de escenariocant. 12
Atrilescant. 2
Sillas para artistascant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 200
Tazas de cafécant. 120
Platilloscant. 120
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 180
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavoces del salóncant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 12
Cables de micrófonocant. 12
Auricularescant. 2
Mesa de mezclas
Portátil
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Luces LED de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8

Decoración

Mantelescant. 12
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Arreglos floralescant. 8
Pósters benéficoscant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Programascant. 180
Pegatinas con nombrecant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Tijerascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 120

Catering

Cajas de donacionescant. 6
Terminales de pagocant. 2
Cajas para dinero en efectivocant. 2
Listas de precioscant. 8
Cartas del menúcant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Jarras de aguacant. 12
Bandejas de servircant. 16
Recipientes térmicos para alimentoscant. 4
Compras

Limpieza

Papeleracant. 10
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 24
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Consejos

Cierra primero la causa, la fecha y el recinto. Sin esos tres datos no puedes confirmar artistas, publicar inscripciones ni preparar una comunicación coherente.
Reserva el sonido y la iluminación con varias semanas de margen. Confirma que habrá mesa de mezclas, monitores, micrófonos, soportes, cajas DI, cables y baterías de repuesto; el día del concierto es demasiado tarde para descubrir que falta una conexión.
Define el programa por bloques y asigna una persona responsable de cada cambio. Incluye tiempos concretos para pruebas de sonido, apertura, actuaciones, pausas y cierre, dejando al menos 15 minutos de margen entre actuaciones.
Cierra los turnos de recepción, catering y backstage antes de confirmar las inscripciones. Planifica como mínimo una persona en recepción desde 30 minutos antes de abrir y un responsable técnico durante toda la prueba de sonido.
Haz una comprobación presencial del recinto la semana anterior y otra el mismo día. Revisa escenario, sillas, mesas, atriles, señalización, accesos, alimentación eléctrica, terminales de pago y el recorrido de artistas y visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá artistas, permisos, venta o inscripción de entradas y equipo técnico. Reserva el recinto y fija la fecha al principio; después confirma artistas, permisos y proveedores.
¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido para un concierto?: Resérvalo al menos 4 semanas antes y confirma el inventario 7 días antes. Comprueba especialmente la mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI, cables, auriculares y baterías de repuesto.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones de un concierto benéfico?: Cierra las inscripciones entre 3 y 7 días antes, según el aforo y la preparación del catering. Usa ese plazo para confirmar asistentes, recoger preferencias dietéticas y asignar recepción y señalización.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto benéfico?: Como base, asigna una persona a recepción, una al catering y una al backstage por cada turno, además de una coordinación general. En cada área debe haber un relevo previsto para pausas de 15 a 30 minutos.

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