Checklist pour organiser un concert caritatif

Un concert caritatif demande plus qu’une programmation et une billetterie. Il faut coordonner l’association bénéficiaire, la salle, les artistes, les autorisations, la technique et les bénévoles dans le bon ordre. Cette checklist rassemble 84 tâches et 70 fournitures pour suivre la préparation jusqu’à l’accueil du public. Elle aide aussi à ne pas oublier les inscriptions, les besoins alimentaires, les moyens de paiement et les consignes de don.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir l’association caritative
2 personnes
Réserver le lieu du concert
2 personnes
Fixer la date du concert
2 personnes
Confirmer les artistes participants
2 personnes
Préparer le déroulé du programme
2 personnes
Établir le budget des visiteurs
2 personnes
Gérer les autorisations et les déclarations
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Réserver un éclairage supplémentaire
2 personnes
Créer la page d’inscription en ligne
2 personnes
Créer l’affiche promotionnelle
2 personnes
Publier l’annonce du concert
2 personnes
Envoyer les invitations
3 personnes
Distribuer des affiches et des flyers
4 personnes
Créer le planning des bénévoles
2 personnes
Désigner les agents d’accueil
2 personnes
Désigner le personnel de restauration
2 personnes
Désigner les accompagnateurs backstage
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Confirmer les inscriptions des visiteurs
2 personnes
Préparer les consignes pour les dons
2 personnes
Prévoir les terminaux de paiement
2 personnes
Créer des panneaux de signalisation
2 personnes
Vérifier le lieu du concert
3 personnes
Préparer le briefing des artistes
2 personnes
Préparez les textes de présentation
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Acheter des produits d’épicerie à longue conservation
3 personnes
Vérifier l’équipement
3 personnes
Réaliser le plan d’aménagement
2 personnes
Confirmer les services des bénévoles
2 personnes
Acheter des courses fraîches
3 personnes
Préparer le matériel d’accueil
2 personnes

Événement

Ouvrir les consignes aux bénévoles
2 personnes
Décharger le matériel
6 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer l’équipement sonore
4 personnes
Brancher les microphones et les instruments
3 personnes
Régler le mixage sonore
2 personnes
Régler l’éclairage du concert
2 personnes
Installer les chaises et les tables
5 personnes
Installer les points de restauration
4 personnes
Installer le comptoir de dons
2 personnes
Accrocher la décoration
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparez les amuse-bouches
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Préparer la loge des artistes
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Encadrer la vérification du son
3 personnes
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets d’entrée
3 personnes
Vendre les programmes
2 personnes
Accompagner les visiteurs jusqu’aux places
3 personnes
Ouvrir le programme du concert
Encadrer les spectacles
2 personnes
Présenter l’association caritative
Servir le café et le thé
4 personnes
Servir les amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Vider les poubelles pleines
2 personnes
Traiter les dons en espèces
2 personnes
Accompagner le départ
4 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Démonter l’équipement audio
4 personnes
Démonter l’éclairage du concert
3 personnes
Ranger la scène et les chaises
5 personnes
Ranger les points de restauration
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Trier les matériaux réutilisables
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Retirer la signalisation
2 personnes
Retourner le matériel loué
3 personnes
Retourner le mobilier loué
3 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Compter les dons
2 personnes
Verser le produit des dons
2 personnes
Remercier les artistes et les bénévoles
2 personnes
Publier le résultat
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tablesqté 12
Tables hautesqté 8
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Éléments de podiumqté 12
Pupitresqté 2
Chaises pour artistesqté 12

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 200
Tasses à caféqté 120
Sous-tassesqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Console de mixage
Haut-parleurs de salleqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles de microqté 12
Casque audioqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8

Décoration

Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Ruban à ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8
Affiches de l’association caritativeqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Brochures du programmeqté 180
Étiquettes nominativesqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Ciseauxqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de rangementqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 120

Catering

Boîtes de donsqté 6
Terminaux de paiementqté 2
Bacs à argent liquideqté 2
Listes de prixqté 8
Cartes de menuqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Carafes d’eauqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Bacs alimentaires thermiquesqté 4
Courses

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Conseils

Commencez par choisir l’association bénéficiaire, fixer la date et réserver la salle : ces trois décisions conditionnent les autorisations, les artistes et toute la communication. Prévoyez plusieurs semaines de marge avant l’ouverture des inscriptions.
Confirmez les artistes avant de publier l’affiche. Demandez ensuite leurs besoins techniques, notamment les microphones, boîtiers DI, retours de scène, câbles et chaises prévues en coulisses.
Ne repoussez pas les démarches administratives à la dernière semaine. Regroupez les autorisations et déclarations nécessaires, puis vérifiez la salle, l’accès du public, la scène, l’éclairage et l’installation sonore avant le jour du concert.
Organisez les bénévoles par créneaux et par missions : accueil, restauration et accompagnement backstage. Pour chaque équipe, indiquez un responsable, une heure d’arrivée et un moyen de contact.
Préparez la collecte des dons avant de confirmer les inscriptions. Expliquez clairement les consignes, testez les terminaux de paiement et prévoyez une signalétique visible pour guider les visiteurs dès leur arrivée.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un concert caritatif ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant la date prévue. Les artistes, la salle, les autorisations et la sonorisation doivent être confirmés avant de lancer les invitations et la promotion.
Combien de temps avant faut-il confirmer les artistes ?: Essayez de confirmer les artistes au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Vous aurez ainsi le temps de préparer le programme, l’affiche, les besoins techniques et les informations destinées au public.
Quand ouvrir les inscriptions pour un concert caritatif ?: Ouvrez les inscriptions dès que la date, la salle, le programme principal et les modalités de don sont confirmés, généralement 4 à 8 semaines avant l’événement. Demandez aussi les besoins alimentaires à l’inscription.
Que vérifier dans la salle avant le concert ?: Faites une vérification complète au plus tard 7 jours avant l’événement, puis un dernier contrôle le jour même. Vérifiez les accès, les chaises, les tables, la scène, l’éclairage, la sonorisation, la signalétique et les points d’accueil.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.