Checklist voor een benefietconcert organiseren

Een benefietconcert vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je moet het doel, de geldstroom, vergunningen, techniek en vrijwilligers op tijd vastleggen. Begin met datum en locatie, contracteer daarna de artiesten en werk vervolgens promotie, aanmeldingen en catering uit. In de laatste dagen draait alles om testen, ophalen en opbouwen: van betaalterminal en geluidsinstallatie tot draaiboek en koelproducten. Gebruik deze checklist als vaste volgorde voor de voorbereiding en de concertdag.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Benefietdoel vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Artiesten contracteren
2 personen
Optredenschema opstellen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online promotie publiceren
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Apparatuur reserveren
2 personen
Podium reserveren
Artiënteninformatie verzamelen
Donatieprocedure inrichten
2 personen
Betaalterminal testen
Draaiboek afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Koelproducten ophalen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Cateringtafel inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Artiënten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
3 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Entreebalie bemannen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes bijvullen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
3 personen
Derde optreden begeleiden
3 personen
Pauze aankondigen
Warme hapjes serveren
3 personen
Podiumwissels uitvoeren
4 personen
Vierde optreden begeleiden
3 personen
Benefietdoel toelichten
Vijfde optreden begeleiden
3 personen
Laatste donatieronde aankondigen
Finaleoptreden begeleiden
4 personen
Dankwoord uitspreken
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Donatiegeld veilig afsluiten
2 personen

Nazorg

Servies verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Borg en gevonden voorwerpen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Donatiebedrag overmaken
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Podiumdelenaantal 12
Kleedkamertafelsaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Decoratie

Achtergronddoek
Vlaggenlijnenaantal 8
Tafelkledenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Kleefstripsaantal 2
Pijlbordenaantal 8

Apparatuur

Luidsprekersaantal 2
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorspeakersaantal 2
Speakerstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 20
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 12
Kabelmattenaantal 10
Laptop
Muziekstandaardenaantal 6

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 6
Batterijlampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Opscheplepelsaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakkarrenaantal 2
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het benefietdoel vroeg vast en beschrijf precies waar donaties naartoe gaan. Richt de donatieprocedure uiterlijk één week voor het concert in en test de betaalterminal meerdere keren.
Plan techniek niet pas op de concertdag. Reserveer podium, luidsprekers, mengpaneel, microfoons en kabels vooraf en controleer tijdens de opbouw alle aansluitingen en de stroomvoorziening.
Maak één optredenschema met tijden voor soundcheck, optreden, wissels en pauzes. Deel de artiesteninformatie minstens 7 dagen vooraf met de technicus, presentator en vrijwilligerscoördinator.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef het definitieve aantal aan de cateraar door zodra de inschrijving sluit. Haal gekoelde producten pas op de dag zelf op en plan daarvoor een vast tijdstip.
Druk het draaiboek niet pas na aankomst op locatie af. Maak minstens 10 exemplaren voor organisatie, techniek, artiestenbegeleiding en vrijwilligers, zodat wijzigingen tijdens de opbouw niet op losse briefjes raken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 12 tot 16 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je doel, datum, locatie en vergunningen vast; daarna volgen artiesten, promotie, vrijwilligers en techniek.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een benefietconcert?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, geluid en catering. Controleer de vereisten uiterlijk 8 weken vooraf bij de gemeente en vraag direct na of een melding of aparte toestemming nodig is.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietconcert?: Reken als startpunt op 1 vrijwilliger per 25 tot 40 bezoekers, plus aparte mensen voor techniek, artiestenbegeleiding, donaties en catering. Plan voor de opbouw minimaal 4 extra helpers in naast het concertteam.
Wanneer moet ik de geluidsinstallatie testen?: Doe de volledige soundcheck minimaal 2 uur voor het eerste optreden. Controleer luidsprekers, subwoofers, monitorspeakers, microfoons, DI-boxen, audiokabels en de stroomvoorziening afzonderlijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.