Checklist para organizar un concierto benéfico

Un concierto benéfico necesita dos planes a la vez: ofrecer buenas actuaciones y recaudar dinero de forma clara. Empieza confirmando la fecha, el lugar, los permisos y el objetivo de la donación; después cierra artistas, programa, voluntarios y promoción. Durante la última semana tendrás que coordinar inscripciones, preferencias dietéticas, catering, escenario, sonido y cobros. Esta checklist reúne las tareas y el material necesario para llegar al día del concierto con responsables, horarios y pruebas concretas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Establecer el objetivo benéfico
2 personas
Comprobar permisos
Contratar artistas
2 personas
Elaborar el programa de actuaciones
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción online
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
2 personas
Reservar equipo
2 personas
Reservar el escenario
Recopilar información de los artistas
Configurar el procedimiento de donación
2 personas
Probar la terminal de pago
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
3 personas
Recoger productos refrigerados
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar punto de donación
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
3 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
Atender la entrada
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera actuación
3 personas
Servir café y té
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Acompañar la segunda actuación
3 personas
Acompañar la tercera actuación
3 personas
Anunciar el descanso
Servir aperitivos calientes
3 personas
Realizar cambios de escenario
4 personas
Acompañar la cuarta actuación
3 personas
Explicar el objetivo benéfico
Acompañar la quinta actuación
3 personas
Anunciar la última ronda de donaciones
Coordinar la actuación final
4 personas
Dar las gracias
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Cerrar de forma segura el dinero de las donaciones
2 personas

Seguimiento

Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar la fianza y los objetos perdidos
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Transferir el importe de la donación
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 120
Piezas de escenariocant. 12
Mesas de vestuariocant. 3
Sillas del vestuariocant. 12
Percheroscant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Decoración

Lona de fondo
Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 8
Arreglos floralescant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Tiras adhesivascant. 2
Carteles direccionalescant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces del monitorcant. 2
Soportes para altavocescant. 2
Cables de audiocant. 20
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil
Atriles para partiturascant. 6

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 6
Lámparas de bateríacant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Cucharonescant. 8

Limpieza

Carros de limpiezacant. 2
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora

Catering

Compras

Consejos

Confirma los permisos antes de contratar artistas o anunciar el concierto. Reserva al menos una semana para comprobar qué autorizaciones exige el lugar y quién se encarga de tramitarlas.
Cierra el programa de actuaciones con horarios de llegada, pruebas de sonido y cambios de escenario. Programa una prueba técnica completa antes de abrir las puertas, no solo una comprobación rápida de micrófonos.
Define cómo se harán las donaciones y prueba la terminal de pago con antelación. Prepara también una alternativa para los casos en que falle la conexión o alguien no pueda pagar electrónicamente.
Asigna voluntarios a funciones concretas: recepción, donaciones, catering, camerinos y apoyo técnico. Entrega el plan de trabajo impreso para que cada persona sepa a quién avisar durante el evento.
Organiza el montaje por zonas: primero alimentación eléctrica y escenario, después sonido e iluminación, y al final mesas, sillas, señalización y decoración. Reserva tiempo para comprobar cables, altavoces, micrófonos y recorridos antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo empezar a organizar un concierto benéfico?: Empieza al menos 8 semanas antes. En las primeras 2 semanas confirma fecha, ubicación, objetivo benéfico, permisos y artistas; deja la última semana para pruebas, compras y coordinación de voluntarios.
¿Qué permisos necesito para un concierto benéfico?: Depende del lugar, el aforo, el horario y el equipo utilizado. Compruébalo antes de publicar la promoción y calcula entre 7 y 14 días para resolver dudas o presentar documentación.
¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido?: Haz una prueba completa el mismo día, normalmente entre 2 y 4 horas antes de abrir. Comprueba mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, monitores, altavoces, subwoofers y alimentación eléctrica.
¿Cómo organizar las donaciones durante el concierto?: Define un único procedimiento antes de enviar las invitaciones y asigna al menos 2 voluntarios para controlarlo. Prueba la terminal de pago como mínimo 24 horas antes y prepara una opción alternativa para registrar las donaciones.

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