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Checklist pour organiser un concert de charité

Un concert de charité demande de coordonner la collecte de dons et toute la production scénique. Cette checklist de 70 tâches vous guide de la confirmation du lieu jusqu’au branchement du son et de la lumière. Vous y trouverez aussi les points souvent réglés trop tard : autorisations, informations des artistes, procédure de don, besoins alimentaires et test du terminal de paiement. Utilisez-la dans l’ordre pour répartir les responsabilités et garder une vue claire sur les 53 éléments à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Confirmer la date et le lieu

    2 personnes

  • Fixer l’objectif de la collecte

    2 personnes

  • Vérifier les autorisations

  • Engager les artistes

    2 personnes

  • Établir le programme des spectacles

    2 personnes

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier la promotion en ligne

    2 personnes

  • Distribuer les affiches

    3 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Réserver l’équipement

    2 personnes

  • Réserver la scène

  • Collecter les informations des artistes

  • Mettre en place la procédure de don

    2 personnes

  • Tester le terminal de paiement

  • Imprimer le déroulé

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Récupérer les produits frais

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Monter la scène

    4 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    3 personnes

  • Monter l’installation lumière

    2 personnes

  • Brancher l'alimentation électrique

    2 personnes

  • Installer les tables

    3 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer la décoration

    3 personnes

  • Placer les panneaux d’information

    2 personnes

  • Installer le point de dons

    2 personnes

  • Installer la table traiteur

    3 personnes

  • Mettre les boissons au frais

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    3 personnes

  • Préparer la vaisselle

    2 personnes

  • Accueil des artistes

    2 personnes

  • Effectuer les réglages sonores

    3 personnes

  • Briefer les bénévoles

    2 personnes

  • Tenir le comptoir d'accueil

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    3 personnes

  • Distribuer le programme

    2 personnes

  • Faire le discours d’ouverture

  • Encadrer la première prestation

    3 personnes

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Enregistrer les dons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner les en-cas

    2 personnes

  • Accompagner la deuxième prestation

    3 personnes

  • Accompagner le troisième spectacle

    3 personnes

  • Annoncer la pause

  • Servir les amuse-bouches chauds

    3 personnes

  • Effectuer les changements de scène

    4 personnes

  • Encadrer la quatrième prestation

    3 personnes

  • Expliquer l’objectif de la collecte

  • Accompagner la cinquième prestation

    3 personnes

  • Annoncer le dernier tour de dons

  • Encadrer la prestation finale

    4 personnes

  • Prononcer le discours de remerciement

  • Accompagner les visiteurs vers la sortie

    3 personnes

  • Sécuriser la caisse des dons

    2 personnes

Suivi

  • Rassembler la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Démonter l’équipement sonore

    3 personnes

  • Démonter l’éclairage

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Vérifier les dépôts de garantie et les objets trouvés

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Transférer le montant du don

    2 personnes

  • Envoyer les messages de remerciement

    2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 8
  • Chaisesqté 120
  • Éléments de podiumqté 12
  • Tables de logeqté 3
  • Chaises des vestiairesqté 12
  • Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 120
  • Verresqté 180
  • Assiettesqté 150
  • Fourchettesqté 150
  • Couteauxqté 150
  • Cuillèresqté 120
  • Plateaux de serviceqté 12

Décoration

  • Bâche de fond
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Nappesqté 8
  • Compositions floralesqté 8
  • Ballonsqté 100
  • Pompe à ballonsqté 2
  • Bandes adhésivesqté 2
  • Panneaux indicateursqté 8

Équipement

  • Haut-parleursqté 2
  • Subwoofersqté 2
  • Table de mixage
  • Microphonesqté 6
  • Pieds de microqté 6
  • Boîtiers DIqté 4
  • Moniteurs de scèneqté 2
  • Pieds d'enceinteqté 2
  • Câbles audioqté 20
  • Multiprisesqté 10
  • Rallongesqté 12
  • Passe-câblesqté 10
  • Ordinateur portable
  • Supports à partitionsqté 6

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 8
  • Pieds d’éclairageqté 2
  • Éclairage d’ambianceqté 6
  • Lampes à batterieqté 12
  • Piles de rechangeqté 24

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Bacs de maintien au chaudqté 4
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux de cuisineqté 4
  • Louchesqté 8

Nettoyage

  • Chariots de ménageqté 2
  • Seauxqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Sets de balaiqté 3
  • Aspirateur

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixez l’objectif de collecte avant de communiquer sur le concert. Il vous servira à choisir la procédure de don, à préparer les messages aux invités et à mesurer le résultat le soir même.
  • Vérifiez les autorisations dès que la date et le lieu sont confirmés. Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour identifier les démarches nécessaires et obtenir les validations avant de publier les invitations.
  • Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis commandez le catering après la clôture des réponses. Gardez une marge de 5 à 10 % pour les bénévoles, les artistes et les changements de dernière minute.
  • Réservez la scène, la sonorisation et les lumières avant d’établir le programme définitif. Le jour du concert, prévoyez au moins 3 heures pour monter la scène, installer les haut-parleurs, les microphones, la table de mixage et les câbles, puis faire les tests.
  • Testez le terminal de paiement et la procédure de don au minimum 48 heures avant l’ouverture. Préparez aussi une solution de secours et une personne responsable des dons pendant toute la durée de l’événement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de charité ?
Prévoyez généralement 8 à 12 semaines. Les autorisations, les artistes, la réservation de la scène et la promotion doivent être lancées au début, tandis que le catering et les achats se finalisent dans les 7 à 10 derniers jours.
Quand faut-il réserver le matériel de sonorisation pour un concert de charité ?
Réservez les haut-parleurs, subwoofers, microphones, moniteurs et câbles au moins 6 semaines à l’avance. Confirmez ensuite la configuration avec les artistes et prévoyez un test complet le jour du montage.
Quand tester le terminal de paiement pour les dons ?
Faites un premier test au moins 48 heures avant le concert, avec la procédure de don réellement utilisée. Vérifiez aussi la connexion, la batterie, les reçus éventuels et une solution de secours avant l’ouverture du lieu.
Combien de temps prévoir pour installer la scène et le son ?
Comptez au minimum 3 heures pour monter les éléments de podium, installer le système de sonorisation, brancher l’alimentation et régler les microphones. Ajoutez 30 à 60 minutes si plusieurs artistes ou changements de configuration sont prévus.

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