Benefizkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Benefizkonzert braucht mehr als Künstler und eine Bühne: Spenden, Genehmigungen, Technik, Helfer und der Ablauf müssen ineinandergreifen. Kläre zuerst Benefizziel, Datum und Ort, bevor du Künstler buchst oder Werbung startest. Später zählen genaue Ernährungswünsche, ein getestetes Bezahlterminal und ein verständlicher Spendenablauf. Diese Checkliste führt dich von der ersten Zusage bis zum Aufbau vor Ort durch die nötigen Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort bestätigen
2 Personen
Benefizziel festlegen
2 Personen
Genehmigungen prüfen
Künstler buchen
2 Personen
Auftrittsplan erstellen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Online-Werbung veröffentlichen
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Catering bestellen
2 Personen
Ausrüstung reservieren
2 Personen
Bühne reservieren
Künstlerinformationen sammeln
Spendenablauf einrichten
2 Personen
Bezahlterminal testen
Drehbuch ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Kühlprodukte abholen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Bühne aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Tische aufstellen
3 Personen
Stühle aufstellen
4 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Geschirr bereitstellen
2 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Eingangstheke besetzen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm verteilen
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Auftritt begleiten
3 Personen
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks nachfüllen
2 Personen
Zweiten Auftritt betreuen
3 Personen
Dritten Auftritt begleiten
3 Personen
Pause ankündigen
Warme Snacks servieren
3 Personen
Bühnenwechsel durchführen
4 Personen
Vierten Auftritt begleiten
3 Personen
Benefizziel erläutern
Den fünften Auftritt begleiten
3 Personen
Letzte Spendenrunde ankündigen
Finalauftritt begleiten
4 Personen
Dankeswort sprechen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Spendengeld sicher abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Tonanlage abbauen
3 Personen
Lichttechnik abbauen
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Location reinigen
4 Personen
Kaution und Fundgegenstände überprüfen
2 Personen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Spendenbetrag überweisen
2 Personen
Dankesnachrichten versenden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 120
BühnenelementeAnz. 12
UmkleidetischeAnz. 3
UmkleidestühleAnz. 12
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 120
GläserAnz. 180
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 120
ServiertablettsAnz. 12

Dekoration

Hintergrundtuch
WimpelkettenAnz. 8
TischdeckenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
KlebestreifenAnz. 2
WegweiserAnz. 8

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorlautsprecherAnz. 2
LautsprecherständerAnz. 2
AudiokabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelmattenAnz. 10
Laptop
NotenständerAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielampenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8

Reinigung

ReinigungswagenAnz. 2
EimerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
BesensetsAnz. 3
Staubsauger

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Benefizziel fest, bevor du Einladungen verschickst. Formuliere klar, wofür gesammelt wird und wie Gäste spenden können.
Prüfe Genehmigungen und den Strombedarf frühzeitig, idealerweise mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Bühne, Beschallung und Licht brauchen oft eigene Absprachen mit der Location.
Sammle von den Künstlern rechtzeitig Bühnen- und Technikdaten. Ein Auftrittsplan mit Soundcheck, Umbaupausen und Beginn verhindert am Veranstaltungstag Leerlauf.
Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert. Bestelle das Catering danach und hole Kühlprodukte erst am Veranstaltungstag ab.
Plane den Aufbau mit festen Zuständigkeiten: Bühne, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone und Stromversorgung sollten vor dem Einlass getestet sein. Drucke das Drehbuch zusätzlich auf Papier aus, falls Technik oder Internet ausfallen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Benefizkonzert organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Künstler, Bühne und Technik sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin feststehen, damit Werbung und Einladungen rechtzeitig starten können.
Was muss bei einem Benefizkonzert zuerst geklärt werden?: Bestätige zuerst Datum und Ort und lege danach das Benefizziel fest. Anschließend prüfst du Genehmigungen, buchst Künstler und klärst Bühne, Beschallung sowie Stromversorgung.
Wie viel Technik braucht ein Benefizkonzert?: Plane mindestens Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen, Monitorlautsprecher und Audiokabel ein. Teste die komplette Anlage vor dem Einlass und halte Ersatzkabel griffbereit.
Wann sollte ich Catering und Ernährungswünsche festlegen?: Frage Ernährungswünsche direkt bei der Anmeldung ab und schließe die Liste etwa 7 Tage vor dem Konzert. Bestelle das Catering danach und hole verderbliche, gekühlte Produkte am Veranstaltungstag ab.

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