Checklist voor een goed voorbereid benefietconcert
Een benefietconcert organiseren vraagt meer dan artiesten en een podium regelen. Je moet het goede doel, de begroting, vergunningen, kaartverkoop en techniek op elkaar afstemmen. Begin met datum en locatie, leg daarna artiesten en programma vast en werk vervolgens naar promotie, vrijwilligers en catering toe. Plan de technische opbouw ruim voor de deuren open gaan: luidsprekers, microfoons, monitoren, kabels en verlichting moeten getest zijn voordat het publiek binnenkomt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiesten benaderen
2 personen
Vergunningen controleren
Goed doel vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Artiesten bevestigen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Geluidsapparatuur reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online kaartverkoop openen
Vrijwilligers werven
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Drankvoorraad berekenen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
Artiesteninformatie versturen
Reserveringen bevestigen
Techniekplan afdrukken
Consumptiebonnen tellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Locatie openen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Veiligheidsroutes vrijmaken
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Backstage inrichten
2 personen
Event
Entree controleren
3 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Tweede optreden begeleiden
3 personen
Benefietdoel toelichten
Derde optreden begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Tafels afruimen
2 personen
Vierde optreden begeleiden
3 personen
Veiligheid en orde controleren
2 personen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Laatste donaties verwerken
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur afkoppelen
3 personen
Podium en verlichting afbreken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Voorraad tellen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Donatiebedrag overmaken
Artiesten bedanken
Bezoekers bedanken
2 personen
Financiële administratie afronden
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrap
- Stoelenaantal 120
- Tafelsaantal 10
- Barkrukkenaantal 4
- Kledingrekkenaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 180
- Bordenaantal 140
- Besteksetsaantal 140
- Koffiekopjesaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Karaffenaantal 10
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorenaantal 2
- XLR-kabelsaantal 12
- Jackkabelsaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Laptop
- Muziekstandaardsaantal 6
- Powerbanksaantal 4
- Walkietalkiesaantal 6
Verlichting
- Podiumspotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 8
- Ledlampenaantal 12
Decoratie
- Achtergronddoek
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 10
- Fotolijstjesaantal 6
- Bordjes voor bewegwijzeringaantal 12
- Plakbandaantal 6
- Tie-wrapsaantal 100
Catering
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- IJsblokbakkenaantal 4
- Drankdispensersaantal 3
- Presentatiebordenaantal 4
- Kassa
- Pinapparaat
- Geldkist
- Consumptiebonnenaantal 1000
- Programmaboekjesaantal 150
- Naamstickersaantal 150
- Tafelnummersaantal 10
- Boodschappen
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Maatbekersaantal 2
- Keukentangenaantal 4
- Aluminiumfolieaantal 2
- Vershoudfolieaantal 2
- Ovenplatenaantal 4
Schoonmaak
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalcontainersaantal 4
Tips
- Leg het goede doel en de financiële afspraken vast voordat je sponsoren en kaartkopers benadert. Neem in de begroting ook techniek, vergunningen, catering, transactiekosten en een reservepost op.
- Verzamel technische wensen van iedere artiest uiterlijk drie weken voor het concert. Zet aansluitingen, microfoons, DI-boxen, monitoren en stroompunten daarna in één techniekplan.
- Open de online kaartverkoop zodra datum, locatie, programma en ticketprijs definitief zijn. Houd vanaf de eerste verkoop bij hoeveel bezoekers je verwacht, zodat je stoelen, bekers, catering en drank kunt bijstellen.
- Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk één week vooraf. Plan aparte mensen voor entree, garderobe, bar, artiestenbegeleiding en opruimen; laat de bar niet tegelijk de kaartcontrole doen.
- Bereken voor het eerste uur twee tot drie drankjes per persoon en controleer de voorraad twee dagen vooraf. Zet herbruikbare bekers, karaffen, serveerschalen en bonnen klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur vier tot zes maanden vooraf. Artiesten, locatie, vergunningen en sponsoren vragen vaak meerdere weken; reserveer de laatste twee weken voor promotie, vrijwilligersindeling en praktische controles.
- Wanneer moet ik een vergunning voor een benefietconcert regelen?
- Controleer de vergunningseisen direct nadat de locatie en datum voorlopig vaststaan, meestal minstens acht tot twaalf weken voor het concert. De termijn verschilt per gemeente en soort locatie, dus wacht niet tot de kaartverkoop al loopt.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietconcert?
- Reken voor een klein concert op minimaal één vrijwilliger per 25 tot 30 bezoekers, naast een coördinator. Verdeel de bezetting over entree, bar, garderobe, artiestenbegeleiding, techniekondersteuning en opruimen; plan bij langere diensten een tweede ploeg.
- Wanneer moet de techniek van een benefietconcert getest worden?
- Plan de opbouw en soundcheck minimaal drie uur voor de deuren open gaan. Test luidsprekers, subwoofers, microfoons, mengpaneel, monitoren, DI-boxen, kabels, podiumspots en stroomvoorziening per onderdeel en leg de definitieve instellingen vast.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!