Checklist pour organiser un concert caritatif

Un concert caritatif demande de coordonner les artistes, l’association bénéficiaire, la technique, les bénévoles et l’accueil du public. Commence par fixer la date, le lieu, le budget et l’association soutenue, puis avance vers la programmation et la billetterie. Les autorisations, les besoins techniques et le catering doivent être confirmés avant de communiquer largement. Cette checklist regroupe 72 tâches et 72 éléments à prévoir, jusqu’aux câbles, gobelets et tickets de consommation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Contacter les artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Arrêter le choix de l’association caritative
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie en ligne
Recruter des bénévoles
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Calculer les stocks de boissons
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
Envoyer les informations sur les artistes
Confirmer les réservations
Imprimer le plan technique
Compter les tickets de consommation
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies de sécurité
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager les coulisses
2 personnes

Événement

Contrôler l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Encadrer la première prestation
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner la deuxième prestation
3 personnes
Expliquer l’objectif de la collecte
Accompagner le troisième spectacle
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Encadrer la quatrième prestation
3 personnes
Vérifier la sécurité et l’ordre
2 personnes
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Traiter les derniers dons
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Débrancher le matériel de sonorisation
3 personnes
Démonter la scène et l’éclairage
4 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Compter le stock
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Transférer le montant du don
Remercier les artistes
Remercier les visiteurs
2 personnes
Finaliser la comptabilité
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Chaisesqté 120
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 4
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 140
Couvertsqté 140
Tasses à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 10

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteursqté 2
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Pieds de microqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 8
Lampes LEDqté 12

Décoration

Bâche de fond
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 10
Cadres photoqté 6
Panneaux de signalisationqté 12
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 100

Catering

Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Panneaux de présentationqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Caisse
Tickets de consommationqté 1000
Brochures du programmeqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Numéros de tableqté 10
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 2
Pinces de cuisineqté 4
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Plaques de fourqté 4

Nettoyage

Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4

Conseils

Bloque la date et le lieu avant de contacter les sponsors ou d’ouvrir la billetterie. Vérifie aussi les autorisations nécessaires, car leur obtention peut prendre plusieurs semaines.
Demande aux artistes leurs besoins techniques dès la confirmation. Fais préciser les microphones, boîtiers DI, retours, câbles, projecteurs et branchements électriques afin d’imprimer un plan technique exploitable.
Prépare le budget avant de fixer la billetterie et les achats. Sépare les coûts liés aux artistes, au son, à l’éclairage, au catering, à la communication et aux éventuels frais d’autorisation.
Répartis les bénévoles par créneaux et par poste, plutôt que de compter sur une disponibilité générale. Prévois notamment l’accueil, les inscriptions, le vestiaire, le service et le suivi des tickets de consommation.
Calcule les boissons à partir du nombre de participants et de la durée du concert. Fais les courses après avoir confirmé les réservations et les besoins alimentaires, pour éviter les ruptures ou les achats inutiles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert caritatif ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour coordonner le lieu, les artistes, les autorisations, les sponsors et la communication. Ajoute une marge si plusieurs artistes ou prestataires techniques participent.
Quand ouvrir la billetterie d’un concert caritatif ?: Ouvre-la une fois la date, le lieu, le programme principal et les conditions d’accès confirmés. En pratique, vise 4 à 6 semaines avant le concert pour laisser le temps aux invitations et à la promotion de fonctionner.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert caritatif ?: Le nombre dépend de la jauge et du fonctionnement du lieu, mais répartis les personnes par postes et par créneaux plutôt que de prévoir une seule équipe. Finalise le planning au moins 7 jours avant l’événement et transmets les consignes à chacun.
Quand confirmer le catering et les besoins alimentaires ?: Recueille les besoins alimentaires dès les inscriptions et confirme le catering au plus tard 10 à 14 jours avant le concert. Vérifie ensuite le nombre final de participants avant les achats et la préparation du service.

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