Checklist para organizar un concierto benéfico

Organizar un concierto benéfico requiere coordinar artistas, permisos, sonido, entradas y voluntariado en el orden adecuado. Empieza fijando la fecha, el lugar y la causa, y calcula el presupuesto antes de comprometer servicios. Después, confirma las necesidades técnicas, la venta de entradas y la atención al público. Esta checklist reúne 72 tareas y 72 materiales para que puedas avanzar desde la planificación inicial hasta el montaje y el cierre del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar con los artistas
2 personas
Comprobar permisos
Fijar la causa benéfica
2 personas
Elaborar presupuesto
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar a los artistas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Reservar equipo de sonido
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas online
Reclutar voluntarios
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Calcular las existencias de bebidas
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
Enviar la información de los artistas
Confirmar las reservas
Imprimir el plan técnico
Contar vales de consumo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar la mesa de información
2 personas
Comprobar los baños
Despejar las rutas de seguridad
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar backstage
2 personas

Evento

Controlar la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Acompañar la primera actuación
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Acompañar la segunda actuación
3 personas
Explicar el objetivo benéfico
Acompañar la tercera actuación
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Acompañar la cuarta actuación
3 personas
Comprobar la seguridad y el orden
2 personas
Coordinar la última actuación
3 personas
Procesar las donaciones finales
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

Desconectar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el escenario y la iluminación
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Contar el inventario
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Transferir el importe de la donación
Agradecer a los artistas
Dar las gracias a los visitantes
2 personas
Cerrar la contabilidad
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escalera del escenario
Sillascant. 120
Mesascant. 10
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 2
Percheroscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platoscant. 140
Cubiertoscant. 140
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarrascant. 10

Equipo

Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Monitorescant. 2
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Portátil
Atrilescant. 6
Baterías externascant. 4
Walkie-talkiescant. 6

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 8
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Lona de fondo
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 6
Mantelescant. 10
Marcos de fotoscant. 6
Carteles de señalizacióncant. 12
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Catering

Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cubiterascant. 4
Dispensadores de bebidascant. 3
Paneles de presentacióncant. 4
Caja registradora
Máquina de sellado
Caja registradora
Vales de consumocant. 1000
Programascant. 150
Pegatinas con nombrecant. 150
Números de mesacant. 10
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Jarras medidorascant. 2
Pinzas de cocinacant. 4
Papel de aluminiocant. 2
Film transparentecant. 2
Bandejas de hornocant. 4

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 2
Aspiradora
Guantes de limpiezacant. 6
Papeleracant. 8
Contenedores de basuracant. 4

Consejos

Cierra la fecha y el lugar antes de contactar con patrocinadores o abrir la venta de entradas. Reserva al menos 8 semanas para comprobar permisos, disponibilidad de artistas y necesidades técnicas.
Pide a cada artista una ficha técnica por escrito y recopila micrófonos, monitores, cajas DI y conexiones necesarias. Imprime el plan técnico y tenlo preparado antes del día del concierto.
Calcula las bebidas por separado para el público, artistas y voluntariado. Como referencia inicial, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y revisa la cifra según la duración del evento.
No esperes al último día para organizar a los voluntarios. Asigna turnos de 3 a 4 horas para acceso, entradas, barras, catering, artistas y recogida, con una persona responsable por cada área.
Confirma las reservas y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes. Cuenta los vales de consumo, revisa la vajilla reutilizable y haz la compra cuando el número final de asistentes esté cerrado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la fecha. Ese margen permite conseguir permisos, confirmar artistas, contratar el sonido, contactar con patrocinadores y abrir la venta de entradas sin prisas.
¿Qué equipo de sonido necesita un concierto benéfico?: Como mínimo, revisa altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, monitores, cajas DI y cables XLR y jack. Pide las necesidades técnicas de cada artista y haz una prueba de sonido el mismo día.
¿Cuántas bebidas hay que calcular por persona?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade una bebida por persona por cada hora adicional. Separa una reserva para artistas y voluntarios para no consumir las existencias destinadas al público.
¿Cuándo hay que confirmar el catering y las dietas?: Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y confirma el número definitivo con el catering entre 7 y 10 días antes. Reserva algunas raciones adicionales para cubrir cambios de última hora.

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