Benefizkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege den Spendenzweck und die Wohltätigkeitsorganisation fest, bevor du Einladungen und Werbung veröffentlichst. So kannst du klar angeben, wohin die Einnahmen fließen und wer dafür Auskunft gibt.
• Sammle die technischen Anforderungen aller Künstler spätestens 4 Wochen vor dem Konzert. Stimmen, Instrumente, DI-Boxen, Mikrofone und Anschlüsse müssen anschließend in einem gemeinsamen Technikplan zusammengeführt werden.
• Reserviere Tonanlage, Bühnenausstattung und Beleuchtung nicht erst nach dem Programmabschluss. Für Lautsprecher, Mischpult, Subwoofer, Mikrofonständer und Bühnenstrahler brauchst du am Veranstaltungstag außerdem eine verantwortliche Betreuung.
• Öffne den Online-Ticketverkauf erst, wenn Ort, Einlasszeit, Programm und Spendenhinweis feststehen. Erfasse bei der Anmeldung auch Ernährungswünsche und bestätige Reservierungen spätestens 7 Tage vor dem Konzert.
• Teile die Freiwilligen für Einlass, Garderobe, Bar, Catering und Technik schriftlich ein. Rechne für jede Schicht mindestens eine Ersatzperson ein und drucke Technikplan, Helferplan und Verzehrbons vor dem Einlass aus.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Benefizkonzert planen?

Beginne idealerweise 12 bis 16 Wochen vorher. Künstler, Ort, Genehmigungen und Sponsoren brauchen häufig mehrere Abstimmungen, während Technik und Catering spätestens 4 Wochen vor dem Termin verbindlich geklärt werden sollten.

Wie viele Getränke braucht man für ein Benefizkonzert?

Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und danach mit etwa 1 Getränk pro Stunde. Kaufe zusätzlich eine Reserve von rund 10 bis 15 Prozent ein und berücksichtige alkoholfreie Getränke sowie Kaffee.

Wann sollte der Ticketverkauf für ein Benefizkonzert starten?

Starte den Online-Ticketverkauf etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert, sobald Datum, Ort und Programm bestätigt sind. Schließe oder prüfe die Anmeldungen spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Catering und Sitzplätze angepasst werden können.

Welche Technik braucht ein Benefizkonzert?

Plane mindestens Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, passende Kabel, DI-Boxen und Bühnenbeleuchtung ein. Der endgültige Bedarf hängt von den Künstlern ab; der Technikplan sollte spätestens 4 Wochen vor dem Termin vollständig vorliegen.

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