Benefietconcert organiseren: checklist en planning
Een benefietconcert vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je regelt tegelijk het doel, de donaties, vergunningen, techniek, publieksinformatie en een team dat op de dag zelf weet wat er moet gebeuren. Begin met datum en locatie, leg daarna artiesten en programma vast en werk vervolgens toe naar promotie, aanmeldingen en het draaiboek. Controleer in de laatste week vooral technische wensen, betaalwijze, route-informatie en de bezetting van alle vrijwilligerstaken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Benefietdoel vastleggen
2 personen
Artiesten benaderen
2 personen
Optredens en tijden vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Reserveringen maken
Geluidsset reserveren
Podium en licht reserveren
Betaalwijze voor donaties kiezen
2 personen
Online donatiepagina maken
Entreeprijs bepalen
2 personen
Promotiemateriaal ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Concert online publiceren
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
Draaiboek delen
Artiestengegevens verzamelen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Programma afdrukken
Route en parkeren communiceren
Donatieborden maken
2 personen
Naambadges voorbereiden
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Kassa en wisselgeld klaarzetten
2 personen
Techniek laden
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur opstellen
3 personen
Lichtapparatuur opstellen
2 personen
Stroompunten controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Hapjes presenteren
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Wegwijzers plaatsen
2 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Entree openen
3 personen
Bezoekers verwelkomen
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Optredens aankondigen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Pauzes begeleiden
2 personen
Artiesten voorzien van catering
2 personen
Einddonatie aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Kassa afsluiten
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Lichtapparatuur afbouwen
2 personen
Podium afbouwen
4 personen
Meubilair opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Donatiebedrag overmaken
2 personen
Bezoekers bedanken
2 personen
Artiesten bedanken
Foto's en opbrengst publiceren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelen
- Podiumtrap
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 150
- Statafelsaantal 8
- Garderoberekkenaantal 2
- Kledinghangersaantal 100
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 180
- Herbruikbare kommenaantal 100
- Herbruikbare glazenaantal 250
- Koffiekopjesaantal 100
- Theeglazenaantal 80
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerplankenaantal 12
Apparatuur
- PA-speakersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorspeakersaantal 2
- Audiokabelsaantal 20
- XLR-kabelsaantal 16
- Instrumentkabelsaantal 10
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Kabelmattenaantal 12
- Laptop voor muziek
Verlichting
- LED-podiaansluitingenaantal 4
- LED-spotsaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Batterijlantaarnsaantal 8
Decoratie
- Decoratieve doekenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Ballonlintaantal 2
- Bloemstukkenaantal 6
- Tafelkledenaantal 12
- Donatiebordenaantal 4
- Wegwijzerbordenaantal 8
- Programmafoldersaantal 180
- Naambadgesaantal 40
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 6
- Thermoskannenaantal 8
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Tangenaantal 8
- Schaaltjesaantal 20
- Koelcontainersaantal 3
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 3
- Bezemaantal 3
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Afvalzakkenaantal 80
Overig
- Kassa
- Geldkistaantal 2
- Pinapparaat
- Entreepolsbandjesaantal 180
- Pennenaantal 20
- Clipboardmappenaantal 6
- Plakbandaantal 6
- Tie-wrapsaantal 200
- Schaaraantal 6
- Gaffer tapeaantal 6
- Paraplu'saantal 4
- EHBO-set
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het benefietdoel en de betaalwijze vroeg vast. Maak naast een entreeprijs ook een online donatiepagina en controleer uiterlijk één week vooraf of bezoekers zonder contant geld kunnen bijdragen.
- Vraag artiestengegevens en technische wensen direct op. Noteer per optreden de benodigde microfoons, DI-boxen, monitors, kabels en stroompunten, zodat de geluidsopbouw niet op de concertdag begint.
- Plan de techniek met tijd voor opbouw en soundcheck. Reserveer podium, licht en geluidsset en zet kabelmatten klaar op looproutes; een korte controle vóór de deuren opengaan voorkomt storingen tijdens het eerste optreden.
- Wijs vrijwilligers toe aan herkenbare momenten: ontvangst, donaties, garderobe, catering, artiestenbegeleiding en opruimen. Deel het draaiboek minstens 48 uur vooraf, inclusief telefoonnummers, programma en wisselmomenten.
- Communiceer route, parkeren en het programma meerdere keren. Zet deze informatie op de online publicatie, in de uitnodiging en op het afgedrukte programma; verzamel dieetwensen zodra aanmeldingen binnenkomen, niet pas bij binnenkomst.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In de eerste 2 weken leg je doel, datum, locatie en artiesten vast; daarna volgen vergunningen, techniek, promotie en vrijwilligers.
- Welke vergunningen heb ik nodig voor een benefietconcert?
- Dat hangt af van locatie, publiek en geluidsniveau. Controleer dit minimaal 8 weken voor de datum bij de gemeente en regel daarnaast uiterlijk 4 weken vooraf de benodigde verzekering en eventuele aanvullende meldingen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietconcert?
- Reken minimaal op 1 coördinator, 2 mensen voor ontvangst en donaties, 1 artiestenbegeleider, 1 technisch aanspreekpunt en 2 mensen voor catering en opruimen. Bij een groter publiek voeg je per 50 bezoekers ongeveer 1 extra publieksvrijwilliger toe.
- Wanneer moet ik de geluidsinstallatie en het podium regelen?
- Reserveer geluidsset, podium en licht zodra datum en locatie definitief zijn, bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Plan de opbouw en soundcheck uiterlijk 2 weken voor het concert in het draaiboek, inclusief stroomvoorziening en kabelroutes.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!