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Benefizkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizkonzert braucht mehr als ein gutes Programm: Spendenweg, Technik, Genehmigungen und Helfer müssen rechtzeitig zusammenpassen. Kläre zuerst Benefizziel, Termin und Ort, bevor du Künstler und Reservierungen bestätigst. Danach folgen Auftritte, Eintritt, Werbung und Anmeldungen. In der Schlussphase entscheidet ein geteilter Ablaufplan darüber, ob Aufbau, Soundcheck, Einlass und Spendenübergabe reibungslos laufen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Benefizziel festlegen

    2 Personen

  • Künstler ansprechen

    2 Personen

  • Auftritte und Zeiten festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Reservierungen vornehmen

  • Soundanlage reservieren

  • Bühne und Licht reservieren

  • Zahlungsart für Spenden wählen

    2 Personen

  • Online-Spendenseite erstellen

  • Eintrittspreis festlegen

    2 Personen

  • Werbematerial gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Konzert online veröffentlichen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Ablaufplan teilen

  • Künstlerdaten sammeln

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Anfahrt und Parken kommunizieren

  • Spendenschilder erstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Kasse und Wechselgeld vorbereiten

    2 Personen

  • Technik verladen

    3 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Tonanlage aufstellen

    3 Personen

  • Lichttechnik aufbauen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Spendenpunkt einrichten

    2 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Snacks präsentieren

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Wegweiser aufstellen

    2 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

  • Eingang öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Auftritte ankündigen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Pausen betreuen

    2 Personen

  • Künstler mit Catering versorgen

    2 Personen

  • Abschlussspende ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    2 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Möbel wegräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Spendenbetrag überweisen

    2 Personen

  • Besucher bedanken

    2 Personen

  • Künstler bedanken

  • Fotos und Erlös veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • Bühnenelemente
  • Bühnentreppe
  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 150
  • StehtischeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 2
  • KleiderbügelAnz. 100

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 180
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 80
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 180
  • LöffelAnz. 180
  • ServierlöffelAnz. 12
  • ServierbretterAnz. 12

Ausstattung

  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorlautsprecherAnz. 2
  • AudiokabelAnz. 20
  • XLR-KabelAnz. 16
  • InstrumentenkabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelmattenAnz. 12
  • Laptop für Musik

Beleuchtung

  • LED-BühnenanschlüsseAnz. 4
  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Dekoration

  • Dekorative StoffeAnz. 6
  • BallonsAnz. 100
  • BallonbandAnz. 2
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 12
  • SpendentafelnAnz. 4
  • Wegweiser-SchilderAnz. 8
  • ProgrammhefteAnz. 180
  • NamensschilderAnz. 40

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 4
  • MesserAnz. 6
  • ZangenAnz. 8
  • SchälchenAnz. 20
  • KühlcontainerAnz. 3

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • BesenAnz. 3
  • WischsetsAnz. 3
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • MüllsäckeAnz. 80

Sonstiges

  • Kasse
  • GeldkassetteAnz. 2
  • Kartenterminal
  • EinlassarmbänderAnz. 180
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbrettmappenAnz. 6
  • KlebebandAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 200
  • SchereAnz. 6
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • RegenschirmeAnz. 4
  • Erste-Hilfe-Set

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Spendenweg früh fest: Eine Online-Spendenseite sollte vor dem Versand der Einladungen funktionieren, zusätzlich brauchst du eine klare Lösung für Spenden vor Ort.
  • Sammle von jedem Künstler die technischen Anforderungen schriftlich und gleiche sie mit PA, Mischpult, Mikrofonen, DI-Boxen und Monitorlautsprechern ab. So fallen fehlende Kabel oder Anschlüsse nicht erst beim Soundcheck auf.
  • Plane den Technikbedarf nicht nur für die Bühne: Verlängerungskabel, Kabelmatten, Mikrofonständer und eine Bühnentreppe werden bei der Reservierung leicht übersehen.
  • Teile den Ablaufplan spätestens einige Tage vor dem Konzert an Künstler, Freiwillige und Technikteam. Vermerke darin Aufbau, Soundcheck, Einlass, Auftrittszeiten, Pausen und Abbau.
  • Kommuniziere Anfahrt und Parkmöglichkeiten zusammen mit der Einladung und dem Online-Konzert. Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung, damit die Verpflegung nicht am Veranstaltungstag improvisiert werden muss.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Benefizkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten zwei Wochen sollten Benefizziel, Termin, Ort, Künstler und die Prüfung von Genehmigungen und Versicherung geklärt sein.
Welche Technik braucht man für ein Benefizkonzert?
Für die Planung gehören mindestens PA-Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Mikrofonständer, Audiokabel und XLR-Kabel auf die Bedarfsliste. Bei Bands kommen je nach Anforderungen Subwoofer, DI-Boxen, Monitorlautsprecher und Instrumentenkabel hinzu.
Wann sollte die Werbung für ein Benefizkonzert starten?
Veröffentliche das Konzert und verschicke Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Poster und weitere Werbematerialien sollten spätestens 3 Wochen vorher verteilt sein, damit sich Anmeldungen und Spenden planen lassen.
Wie viele Helfer braucht ein Benefizkonzert?
Für ein kleines Konzert solltest du mindestens 6 bis 10 Freiwillige einteilen: für Einlass, Spenden, Garderobe, Verpflegung, Künstlerbetreuung und Technikunterstützung. Teile die Aufgaben spätestens 7 Tage vorher verbindlich zu.

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