Checklist pour organiser un concert caritatif

Un concert caritatif demande de coordonner la collecte de fonds et la production d’un vrai spectacle. Cette checklist regroupe 78 tâches et 74 fournitures, de la confirmation du lieu au rangement après l’événement. Commencez par fixer l’objectif de collecte, la date et le lieu, puis verrouillez rapidement les artistes, les autorisations et la technique. Les dernières semaines servent surtout à promouvoir le concert, organiser les bénévoles et transmettre des informations pratiques au public.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Fixer l’objectif de la collecte
2 personnes
Contacter les artistes
2 personnes
Consigner les spectacles et les horaires
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Faire les réservations
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver la scène et l’éclairage
Choisir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
Créer une page de dons en ligne
Déterminer le prix d’entrée
2 personnes
Concevoir le matériel promotionnel
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
Partager le déroulé
Collecter les informations des artistes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Imprimer le programme
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Créer des panneaux de dons
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
Charger le matériel technique
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer l’équipement sonore
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Présenter les amuse-bouches
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Ouvrir l’entrée
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Annoncer les spectacles
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer les pauses
2 personnes
Fournir la restauration aux artistes
2 personnes
Annoncer le don final
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Transférer le montant du don
2 personnes
Remercier les visiteurs
2 personnes
Remercier les artistes
Publier les photos et les bénéfices

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podium
Escalier de podium
Tablesqté 10
Chaisesqté 150
Tables hautesqté 8
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 180
Bols réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 80
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 180
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 12

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Moniteurs de scèneqté 2
Câbles audioqté 20
Câbles XLRqté 16
Câbles d'instrumentsqté 10
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable pour la musique

Éclairage

Connexions de scène LEDqté 4
Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Tissus décoratifsqté 6
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 12
Panneaux de donsqté 4
Panneaux directionnelsqté 8
Brochures du programmeqté 180
Badges nominatifsqté 40

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Thermosqté 8
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 8
Petits bolsqté 20
Conteneurs réfrigérésqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Sacs poubelleqté 80

Autre

Caisse
Caisseqté 2
Terminal de paiement
Bracelets d'entréeqté 180
Stylosqté 20
Chemises à pinceqté 6
Ruban adhésifqté 6
Attaches-câblesqté 200
Ciseauxqté 6
Ruban gafferqté 6
Parapluiesqté 4
Trousse de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’objectif de collecte avant de déterminer le prix d’entrée et le mode de paiement des dons. Ajoutez une page de dons en ligne afin que les personnes absentes puissent contribuer.
Demandez les besoins techniques de chaque artiste au moins 4 semaines avant le concert. Regroupez ensuite les informations pour vérifier les microphones, boîtiers DI, retours de scène, câbles et alimentation électrique.
Prévoyez un déroulé avec les horaires des spectacles, les balances et les changements de plateau. Partagez-le aux artistes et aux bénévoles au plus tard 7 jours avant l’ouverture des portes.
Recrutez les bénévoles avant la dernière semaine et attribuez à chacun une mission précise : accueil, dons, vestiaire, restauration, circulation ou rangement. Prévoyez une personne référente pour les imprévus le jour J.
Communiquez l’itinéraire, le stationnement et les modalités d’inscription dans les invitations et les publications en ligne. Imprimez le programme avant le jour du concert et vérifiez que les besoins alimentaires recueillis sont transmis à l’équipe d’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert caritatif ?: Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les artistes, le lieu, les autorisations, l’assurance et la réservation de la sonorisation doivent être confirmés plusieurs semaines avant la promotion publique.
Quand réserver la sonorisation et l’éclairage d’un concert caritatif ?: Réservez le matériel au moins 6 à 8 semaines avant le concert, puis confirmez les besoins techniques des artistes 4 semaines avant. Gardez le déroulé à jour si la configuration de la scène change.
Quand lancer les invitations et la page de dons ?: Mettez la page de dons en ligne dès que l’objectif, la date et le lieu sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Envoyez les invitations environ 4 semaines avant, puis relancez 7 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert caritatif ?: Pour un petit concert, comptez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les dons et 1 pour la coordination, puis ajoutez des personnes pour la restauration, le vestiaire et le rangement. Établissez les rôles au moins 2 semaines avant.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.