Checklist para organizar un concierto benéfico
Un concierto benéfico necesita dos planes coordinados: el espectáculo y la recaudación. Empieza por fijar la fecha, el lugar y el objetivo de la campaña; después cierra artistas, permisos, seguro, escenario y sonido antes de anunciar nada. Esta checklist reúne 78 tareas y 74 elementos, desde las donaciones en línea y las entradas hasta los horarios, la comida, los voluntarios y la información de aparcamiento. Úsala por fases para no dejar decisiones técnicas o administrativas para la última semana.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Establecer el objetivo benéfico
2 personas
Contactar con los artistas
2 personas
Registrar actuaciones y horarios
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Hacer reservas
Reservar el equipo de sonido
Reservar el escenario y la iluminación
Elegir el método de pago para las donaciones
2 personas
Crear una página de donación en línea
Determinar el precio de entrada
2 personas
Diseñar material promocional
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el concierto en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
Compartir el plan de trabajo
Recopilar datos de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Imprimir el programa
Comunicar la ruta y el aparcamiento
Preparar carteles de donación
2 personas
Preparar acreditaciones
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Cargar el equipo técnico
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Montar la iluminación
2 personas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar punto de donación
2 personas
Montar la barra
3 personas
Presentar los aperitivos
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Abrir la entrada
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Anunciar las actuaciones
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Gestionar los descansos
2 personas
Proveer catering a los artistas
2 personas
Anunciar la donación final
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Transferir el importe de la donación
2 personas
Dar las gracias a los visitantes
2 personas
Agradecer a los artistas
Publicar fotos y recaudación
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenario
- Escalera del escenario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 150
- Mesas altascant. 8
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 100
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 180
- Cuencos reutilizablescant. 100
- Vasos reutilizablescant. 250
- Tazas de cafécant. 100
- Vasos de técant. 80
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 180
- Cucharascant. 180
- Cucharonescant. 12
- Tablas para servircant. 12
Equipo
- Altavoces de PAcant. 2
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Altavoces del monitorcant. 2
- Cables de audiocant. 20
- Cables XLRcant. 16
- Cables de instrumentoscant. 10
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Portátil para música
Iluminación
- Conexiones LED de escenariocant. 4
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Decoración
- Paños decorativoscant. 6
- Globoscant. 100
- Cinta para globoscant. 2
- Arreglos floralescant. 6
- Mantelescant. 12
- Carteles de donacióncant. 4
- Señales de orientacióncant. 8
- Folletos del programacant. 180
- Credencialescant. 40
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 6
- Termoscant. 8
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Pinzascant. 8
- Cuencoscant. 20
- Contenedores frigoríficoscant. 3
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Recogedor y escobacant. 3
- Escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
- Bolsas de basuracant. 80
Otros
- Caja registradora
- Caja registradoracant. 2
- Máquina de sellado
- Pulseras de entradacant. 180
- Bolígrafoscant. 20
- Carpetas portapapelescant. 6
- Cinta adhesivacant. 6
- Bridascant. 200
- Tijerascant. 6
- Cinta gaffercant. 6
- Paraguascant. 4
- Botiquín de primeros auxilios
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el lugar antes de contactar con el público. Comprueba los permisos y el seguro con varias semanas de margen, porque sus plazos dependen del recinto y de la administración.
- Pide a cada artista sus datos, horario y necesidades técnicas al menos 4 semanas antes. Con esa información puedes dimensionar la mesa de mezclas, los micrófonos, los monitores, los cables y el tiempo de montaje.
- Define cómo se dona antes de publicar la promoción: combina el método de pago en el recinto con una página de donación en línea y prueba ambos con 7 días de antelación.
- Asigna funciones concretas a los voluntarios y comparte el plan de trabajo 3 días antes. Incluye quién recibe a los artistas, controla las entradas, atiende las donaciones y coordina los cambios de escenario.
- Publica la ruta, el aparcamiento y el horario junto con el programa. Imprime copias para el recinto y revisa las preferencias dietéticas antes de encargar comida, vajilla reutilizable y bebidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva cuanto antes el lugar, los artistas, el sonido, el escenario y la iluminación; deja las últimas 2 semanas para confirmar horarios, voluntarios, promoción y donaciones.
- ¿Qué permisos necesito para un concierto benéfico?
- Depende del lugar, el aforo, el horario y el nivel de sonido. Consulta los permisos y el seguro al menos 6 semanas antes, y no publiques la fecha definitiva hasta confirmar que el recinto puede acoger el concierto.
- ¿Cuánto equipo de sonido hace falta para un concierto benéfico?
- Como mínimo, prepara un sistema PA, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI, monitores, cables de audio y alargadores. Pide las necesidades de cada artista 4 semanas antes y haz una prueba completa el mismo día, antes de abrir las puertas.
- ¿Cuándo debo preparar las donaciones y las entradas?
- Define el precio de entrada y el método de donación entre 6 y 8 semanas antes. Crea la página de donación en línea, comprueba el proceso de pago 7 días antes y comunica con claridad dónde puede donar el público durante y después del concierto.
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