Checklist voor een goed georganiseerd benefietconcert

Een benefietconcert vraagt om meer dan artiesten en een podium. Je regelt tegelijk het goede doel, de begroting, vergunningen, techniek, catering, promotie en de geldstroom voor donaties. Begin met datum, locatie en programma en werk daarna toe naar een praktisch draaiboek voor de uitvoeringsdag. Denk ook vroeg aan technische wensen, dieetwensen en vrijwilligers: juist die informatie komt vaak pas laat binnen en veroorzaakt dan vertraging.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Artiesten benaderen
2 personen
Artiestenprogramma vastleggen
2 personen
Benefietdoel vastleggen
2 personen
Begroting opstellen
2 personen
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
Lichtapparatuur reserveren
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Verzekering controleren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek uitwerken
2 personen
Artiesteninformatie verzamelen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Betaalwijze voor donaties bepalen
2 personen
Contant geld bestellen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Programma's printen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Locatie inspecteren
3 personen
Sleutels en toegang regelen
2 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Lichtapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Stoelen en tafels opstellen
4 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Donatiepunt inrichten
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Openingswoord verzorgen
Artiesten aankondigen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Publiek informeren
2 personen
Artiesten begeleiden
2 personen
Podiumwissels begeleiden
2 personen
Geluidsniveau controleren
Pauzemuziek afspelen
Laatste donaties aankondigen
Afsluitend woord verzorgen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Contante opbrengst veiligstellen
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Lichtapparatuur afbreken
3 personen
Voorraad controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Donatiebedrag overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's delen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 160
Tafelsaantal 12
Statafelsaantal 6
Podiumdelenaantal 8
Kapstokkenaantal 3

Apparatuur

Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 6
Microfoonstatievenaantal 6
DI-boxenaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 3
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelmattenaantal 10
Laptop

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 10

Servies

Herbruikbare glazenaantal 220
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 16
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en serveermessenaantal 8
Keukentangenaantal 6
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Vlaggenlijnenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonnenpompaantal 2
Plakbandaantal 6
Touwaantal 2
Krijtbordenaantal 4
Fotowand

Catering

Donatieboxenaantal 3
Kassa'saantal 2
Pinapparatenaantal 2
Koopbonnenaantal 300
Naamkaartjesaantal 30
Programmaboekjesaantal 180
Servettenhoudersaantal 12
Boodschappen

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Afvalbakkenaantal 8
Toiletborstelsaantal 3
Handzeepdispensersaantal 4
Toiletpapierhoudersaantal 4

Tips

Leg het benefietdoel en de betaalwijze voor donaties vast voordat je uitnodigingen verstuurt. Zo kun je duidelijk uitleggen waar bijdragen terechtkomen en welke betaalmogelijkheden bezoekers hebben.
Plan de techniek niet pas in de laatste week. Verzamel per artiest de microfoons, DI-boxen, monitoren en aansluitingen en reserveer geluids- en lichtapparatuur zodra het programma definitief is.
Maak uiterlijk twee weken voor het concert een vrijwilligersindeling met taken, tijden en contactpersonen. Regel naast ontvangst en catering ook iemand voor donaties, artiestenbegeleiding en het bewaken van kabels.
Verzamel dieetwensen bij de aanmeldingen en geef het definitieve aantal door aan de cateraar. Controleer daarnaast of er genoeg herbruikbare glazen, kopjes, borden en besteksets zijn voor het verwachte bezoekersaantal.
Werk het draaiboek uit met tijden voor opbouw, soundcheck, deuren open, optredens, pauze en afbouw. Zet ook een reservecontact voor locatie, techniek en artiesten in het document, zodat je op de dag zelf niet hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een benefietconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Artiesten, locatie, vergunningen en geluidsapparatuur moeten vaak al vroeg worden vastgelegd; promotie en uitnodigingen kunnen daarna gericht worden verstuurd.
Welke vergunningen heb ik nodig voor een benefietconcert?: Dat hangt af van locatie, bezoekersaantal, geluid en openingstijden. Controleer uiterlijk 8 weken vooraf bij de gemeente welke vergunningen of meldingen nodig zijn en neem ook verzekering en veiligheidsvoorwaarden mee.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietconcert?: Reken voor een kleinschalig concert op minimaal 1 vrijwilliger per taakgebied: ontvangst, donaties, artiesten, catering, techniekondersteuning en opruimen. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en plan extra hulp tijdens opbouw en afbouw.
Wanneer moet ik de technische wensen van artiesten verzamelen?: Vraag de technische informatie direct na bevestiging van iedere artiest op en leg alles uiterlijk 3 weken voor het concert naast elkaar. Zo kun je ontbrekende microfoons, DI-boxen, kabels of monitorluidsprekers nog reserveren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.