Checklist para organizar un concierto benéfico sin olvidar nada

Organizar un concierto benéfico exige coordinar artistas, permisos, técnica, público y recaudación en un orden claro. Empieza por confirmar la fecha, el lugar y el objetivo de la donación antes de contratar servicios o lanzar la promoción. Después, cierra el programa, el presupuesto, el sonido, la iluminación, el catering y el equipo de voluntariado. Esta checklist te ayuda a llegar al día del concierto con las inscripciones, los pagos y las necesidades técnicas controlados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Contactar con los artistas
2 personas
Confirmar el programa de artistas
2 personas
Establecer el objetivo benéfico
2 personas
Elaborar presupuesto
2 personas
Reservar equipo de sonido
2 personas
Reservar el equipo de iluminación
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Comprobar el seguro
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Desarrollar el programa
2 personas
Recopilar información de los artistas
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Determinar el método de pago de las donaciones
2 personas
Solicitar efectivo
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir los programas
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
Inspeccionar el lugar
3 personas
Gestionar llaves y acceso
2 personas
Preparar el catering
4 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Montar el equipo de iluminación
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Montar sillas y mesas
4 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar punto de donación
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Dar la bienvenida al público
3 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir programas
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Dar el discurso de apertura
Anunciar a los artistas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Informar al público
2 personas
Acompañar a los artistas
2 personas
Coordinar los cambios de escenario
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Poner música de pausa
Anunciar las últimas donaciones
Pronunciar las palabras de cierre
Despedir al público
3 personas
Asegurar los ingresos en efectivo
2 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
3 personas
Comprobar el inventario
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Transferir el importe de la donación
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Compartir fotos
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesascant. 12
Mesas altascant. 6
Piezas de escenariocant. 8
Percheroscant. 3

Equipo

Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 3
Cables de audiocant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Portátil

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 10

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 16
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocina y de servircant. 8
Pinzas de cocinacant. 6
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Mantelescant. 12
Guirnaldascant. 8
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cinta adhesivacant. 6
Cuerdacant. 2
Pizarrascant. 4
Photowall

Catering

Cajas de donacionescant. 3
Cajas registradorascant. 2
Datáfonoscant. 2
Vales de compracant. 300
Tarjetas de nombrecant. 30
Programascant. 180
Porta-servilletascant. 12
Compras

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Papeleracant. 8
Escobillas de bañocant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Portarrollos de papel higiénicocant. 4

Consejos

Cierra los permisos y el seguro antes de anunciar el concierto. Como mínimo, confirma por escrito el uso del lugar, los horarios permitidos y quién responde por el equipo y el público.
Pide a cada artista su información y sus necesidades técnicas con varias semanas de margen. Reúne en un solo documento los canales de entrada, micrófonos, cajas DI, monitores y tiempos de prueba.
Reserva sonido, iluminación y mobiliario según el programa definitivo, no según una primera idea. Prevé tiempo para montar el escenario, colocar cables con alfombrillas y hacer una prueba completa antes de abrir las puertas.
Asigna a los voluntarios funciones concretas y turnos con hora de inicio y fin. Necesitarás cubrir al menos la recepción, las inscripciones, el control de donaciones, el catering y la atención a los artistas.
Define cómo se aceptarán las donaciones antes de enviar las invitaciones. Prepara el método de pago, solicita efectivo si lo vas a utilizar y deja visibles las instrucciones para que el público pueda donar sin esperar.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto benéfico?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios artistas, permisos y equipo técnico. Deja cerrados el lugar, el objetivo benéfico y el presupuesto durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo debo contratar el sonido y la iluminación para un concierto benéfico?: Resérvalos al menos 4 semanas antes, cuando ya conozcas el programa y las necesidades técnicas de los artistas. Haz la prueba de sonido y luces el mismo día, como mínimo 2 horas antes de la apertura.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto benéfico?: Calcula 1 voluntario por cada 25-30 asistentes para cubrir recepción, donaciones, catering y apoyo a artistas. Añade 2 personas de reserva para sustituciones y tareas durante el montaje.
¿Cuándo envío las invitaciones y publico la promoción?: Envía las invitaciones y activa la promoción online entre 3 y 4 semanas antes del concierto. Revisa las inscripciones 7 días antes para ajustar el catering, las mesas, las sillas y las preferencias dietéticas.

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