Checklist pour organiser un concert caritatif

Un concert caritatif demande de coordonner une date, un lieu, des artistes, une collecte et une équipe technique sans laisser les détails au dernier moment. Commencez par sécuriser le lieu, les autorisations, l’assurance et l’objectif financier, puis confirmez le programme et les prestataires. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le recrutement des bénévoles viennent ensuite. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, jusqu’aux badges, programmes imprimés et moyens de paiement le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Contacter les artistes
2 personnes
Fixer le programme des artistes
2 personnes
Fixer l’objectif de la collecte
2 personnes
Établir le budget
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Réserver l’équipement d’éclairage
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Vérifier l’assurance
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Élaborer le déroulé
2 personnes
Rassembler les informations sur les artistes
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Définir le mode de paiement pour les dons
2 personnes
Commander de l’argent liquide
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Inspecter le lieu
3 personnes
Organiser les clés et l’accès
2 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Monter l’éclairage
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Installer les chaises et les tables
4 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer le point de dons
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Annoncer les artistes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Informer le public
2 personnes
Accompagner les artistes
2 personnes
Coordonner les changements de scène
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Diffuser la musique de pause
Annoncer les derniers dons
Préparer le mot de clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
Sécuriser le produit de la caisse
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
3 personnes
Vérifier les stocks
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Transférer le montant du don
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Partager les photos
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tablesqté 12
Tables hautesqté 6
Éléments de podiumqté 8
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Enceintes de monitoringqté 3
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 10

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Pinces de cuisineqté 6
Pains de glaceqté 24

Décoration

Nappesqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Ruban adhésifqté 6
Cordeqté 2
Panneaux en ardoiseqté 4
Mur photo

Catering

Boîtes à donsqté 3
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Bons d’achatqté 300
Badges nominatifsqté 30
Brochures du programmeqté 180
Porte-serviettesqté 12
Courses

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-papier toiletteqté 4

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de contacter les artistes, puis vérifiez les autorisations et l’assurance dans les premières semaines. Sans ces confirmations, la communication et les réservations restent fragiles.
Fixez un objectif de collecte et un budget avant de choisir le programme. Prévoyez séparément les dépenses de sonorisation, d’éclairage, de catering et les éventuels frais liés au paiement des dons.
Réservez rapidement la sonorisation et l’éclairage après avoir recueilli les besoins techniques de chaque artiste. Demandez notamment le nombre de microphones, de retours, de boîtiers DI et de prises électriques nécessaires.
Ne limitez pas les bénévoles à l’accueil : répartissez-les entre inscriptions, collecte, orientation, catering, logistique et suivi du déroulé. Préparez les badges nominatifs et le planning avant le jour J, pas pendant l’installation.
Fermez les inscriptions avec une échéance claire afin de connaître les besoins alimentaires et le nombre de repas. Imprimez ensuite les programmes et préparez le mode de paiement des dons, y compris la monnaie si des espèces sont acceptées.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert caritatif ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la date. Les premières semaines servent à confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, l’objectif de collecte et la disponibilité des artistes.
Combien de bénévoles faut-il pour un concert caritatif ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 20 à 30 participants, puis ajoutez des personnes pour la scène, la collecte et le catering. Pour 100 participants, une équipe de 5 à 8 bénévoles permet généralement de couvrir les postes essentiels.
Quand réserver la sonorisation et l’éclairage ?: Réservez-les environ 8 à 12 semaines avant le concert, dès que le programme et les besoins techniques des artistes sont connus. Gardez au moins une semaine pour vérifier les câbles, rallonges, multiprises et passe-câbles.
Combien prévoir de boissons et de gobelets pour un concert caritatif ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Prévoyez au moins un verre réutilisable par participant, avec une marge de 10 % pour les pertes et les remplacements.

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