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Benefizkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizkonzert braucht mehr als ein gutes Programm: Veranstaltungsort, Genehmigungen, Technik, Helfer und Spendenabwicklung müssen zusammenpassen. Kläre zuerst Ziel, Budget, Termin und Ort, bevor du Künstler oder Dienstleister fest buchst. Später entscheiden genaue Technikdaten, ein belastbarer Ablaufplan und eine klare Einteilung der Freiwilligen darüber, ob der Abend ruhig läuft. Diese Checkliste bündelt 78 Aufgaben und 58 benötigte Dinge für die Vorbereitung und Durchführung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

    2 Personen

  • Künstler ansprechen

    2 Personen

  • Künstlerprogramm festhalten

    2 Personen

  • Benefizziel festlegen

    2 Personen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Tonanlage reservieren

    2 Personen

  • Lichttechnik reservieren

    2 Personen

  • Catering reservieren

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

    2 Personen

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

    2 Personen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Ablaufplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Künstlerinformationen sammeln

    2 Personen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Zahlungsmethode für Spenden festlegen

    2 Personen

  • Bargeld bestellen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Programme drucken

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    3 Personen

  • Schlüssel und Zugang organisieren

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    4 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Lichttest durchführen

    2 Personen

  • Stühle und Tische aufstellen

    4 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

  • Spendenpunkt einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Publikum begrüßen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Künstler ankündigen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Publikum informieren

    2 Personen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Bühnenwechsel begleiten

    2 Personen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Pausenmusik abspielen

  • Letzte Spenden ankündigen

  • Abschlusswort halten

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

  • Bargeldeinnahmen sichern

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    3 Personen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Spendenbetrag überweisen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

    2 Personen

  • Fotos teilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 160
  • TischeAnz. 12
  • StehtischeAnz. 6
  • BühnenelementeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

  • LautsprecherAnz. 4
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 3
  • AudiokabelAnz. 20
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelmattenAnz. 10
  • Laptop

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 10

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 220
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 180
  • BestecksetsAnz. 180
  • ServierschalenAnz. 16
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und ServiermesserAnz. 8
  • KüchenzangenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • KlebebandAnz. 6
  • SeilAnz. 2
  • KreidetafelnAnz. 4
  • Fotowand

Catering

  • SpendendosenAnz. 3
  • KassenAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • KaufbelegeAnz. 300
  • NamensschilderAnz. 30
  • ProgrammhefteAnz. 180
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • Einkäufe

Reinigung

  • PutzeimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • ToilettenbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 4
  • ToilettenpapierhalterAnz. 4

Tipps

  • Prüfe Genehmigungen, Versicherung und Veranstaltungsort möglichst 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Kläre dabei auch, bis wann Unterlagen eingereicht werden müssen und wer vor Ort verantwortlich ist.
  • Sammle von jeder Künstlerin und jedem Künstler technische Anforderungen, Setlänge und Ankunftszeit spätestens 4 Wochen vorher. So lassen sich Lautsprecher, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker und Mischpult passend einplanen.
  • Plane für Einlass, Betreuung, Catering, Spenden und Abbau mindestens 2 bis 3 Freiwillige je Aufgabenbereich ein. Teile die Schichten mit Uhrzeit und Übergabe ein, statt nur eine allgemeine Helferliste zu führen.
  • Lege eine Spendenmethode spätestens 3 Wochen vor dem Termin fest und teste sie vorab. Bestelle benötigtes Bargeld rechtzeitig und entscheide, wer Einnahmen zählt, dokumentiert und sicher verwahrt.
  • Drucke Programmhefte, Namensschilder und Beschilderung mindestens 3 Tage vor dem Konzert. Rechne bei Getränken und Catering mit den bestätigten Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche spätestens 1 Woche vorher.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Benefizkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 10 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, Künstler, Ton- und Lichttechnik sowie Werbung brauchen oft mehrere Abstimmungen.
Welche Technik brauche ich für ein Benefizkonzert?
Das hängt von Raum, Publikum und Programm ab; häufig gehören Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorspeaker und Audiokabel dazu. Sammle die technischen Anforderungen spätestens 4 Wochen vor dem Termin.
Wie viele Helfer brauche ich für ein Benefizkonzert?
Plane mindestens 2 bis 3 Freiwillige pro Aufgabenbereich ein, etwa für Einlass, Spenden, Catering und Abbau. Bei mehreren Künstlern oder getrennten Veranstaltungsbereichen brauchst du zusätzliche Schichten.
Wann verschicke ich die Einladungen für ein Benefizkonzert?
Verschicke sie etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Konzert und starte die Online-Werbung im gleichen Zeitraum. Bitte um Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 1 Woche vor der Veranstaltung.

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