Checklist voor een goed georganiseerde benefietavond
Een benefietavond vraagt om meer dan een programma en een zaal. Je moet vooraf bepalen welk bedrag je wilt ophalen, hoe gasten betalen en wie op de avond zelf welke taak uitvoert. Regel sprekers, artiesten, catering en veilingitems ruim op tijd en test de betaalwijze voor donaties. Deze checklist helpt je de voorbereiding in de juiste volgorde te doen, van datum en begroting tot het openen van de locatie en de ontvangst van gasten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Doel en opbrengst bepalen
2 personen
Programma samenstellen
3 personen
Sprekers en artiesten boeken
2 personen
Vergunningen en meldingen controleren
Begroting en entreeprijs maken
2 personen
Donatiedoel formuleren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
2 personen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Herinnering naar gasten sturen
Reserveringen maken
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Veilingitems verzamelen
3 personen
Veilinglijst opstellen
2 personen
Betaalwijze voor donaties testen
2 personen
Vrijwilligersindeling maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Boodschappen doen
3 personen
Dranken ophalen
2 personen
Veilingitems ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Leveringen aannemen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Buffettafels plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Donatietafel inrichten
2 personen
Veilingtafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Presentatie en microfoon testen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Buffetgerechten klaarzetten
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Naamlabels en gastenlijst klaarleggen
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Event
Gasten ontvangen
4 personen
Entree registreren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Donaties registreren
2 personen
Programma aankondigen
Optredens begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Veiling uitleggen
Veiling begeleiden
2 personen
Veilingbetalingen registreren
2 personen
Tussentijdse opbrengst melden
Laatste donaties ophalen
2 personen
Afscheid en bedankwoord verzorgen
Gasten veilig laten vertrekken
3 personen
Nazorg
Restanten verpakken
3 personen
Donatiegeld veilig opbergen
2 personen
Servies verzamelen
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Veilingitems bezorgen
2 personen
Opbrengst overmaken
2 personen
Bedankbericht versturen
2 personen
Opbrengst bekendmaken
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 12
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Eetlepelsaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkanenaantal 6
Catering
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Drankdispensersaantal 3
- Serveerbladenaantal 8
- Etagèresaantal 4
- Broodmandenaantal 6
- IJsblokemmersaantal 4
- Menukaartenaantal 12
- Naamlabelsaantal 100
- Biedformulierenaantal 100
- Clipboardsaantal 6
- Pennenaantal 30
- Lotendoos
- Tombolakaartenaantal 100
- Boodschappen
Apparatuur
- Laptopsaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Mengpaneel
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Oplaadkabelsaantal 4
- Kassa
- Pinapparaat
- Geldkistaantal 2
- Rekenmachinesaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Lichtstandaardsaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Ballonnenaantal 100
- Ballonnenpompaantal 2
- Slingersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Kaarsenaantal 30
- Kaarshoudersaantal 15
- Fotowand
- Pijlbordenaantal 8
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 2
- Stofzuiger
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Glazenwassersaantal 2
Tips
- Bepaal eerst het donatiedoel en de verwachte kosten. Zo kun je de entreeprijs onderbouwen en controleren hoeveel opbrengst na catering, techniek en andere uitgaven overblijft.
- Plan de communicatie in twee momenten: verstuur de uitnodigingen zodra datum, locatie en programma vaststaan en stuur uiterlijk enkele dagen vooraf een herinnering met tijd, route en eventuele dieetwensen.
- Maak de veiling pas openbaar nadat de items daadwerkelijk zijn bevestigd. Noteer per item de omschrijving, eventuele voorwaarden en wie het item op de avond presenteert of ophaalt.
- Test de betaalwijze voor donaties minimaal één week vooraf met meerdere apparaten of gebruikers. Leg daarnaast een alternatief klaar voor gasten bij wie een digitale betaling niet lukt.
- Werk met een vrijwilligersindeling per tijdsblok en druk het draaiboek vóór de opbouw af. Controleer bij het openen van de locatie vooral microfoons, luidsprekers, beamer, projectiescherm, catering en de opstelling van tafels en stoelen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietavond organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. In die periode kun je een locatie en programma vastleggen, sprekers en artiesten boeken, uitnodigingen versturen en voldoende veilingitems verzamelen.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een benefietavond?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel extra water mee en stem de voorraad af op de duur van het programma en de catering.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een benefietavond versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 tot 6 weken vooraf, zodra datum, locatie en hoofdonderdelen van het programma vaststaan. Stuur 3 tot 5 dagen voor de avond een herinnering en vraag daarin ontbrekende dieetwensen na.
- Wanneer moet ik de betaalwijze voor donaties testen?
- Test de betaalwijze minimaal 7 dagen vóór de benefietavond. Controleer die daarna nogmaals bij de opbouw, zodat laptops, verbinding, betaalinformatie en een alternatief betaalmiddel beschikbaar zijn.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!