Benefizabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizabend braucht mehr als ein gutes Programm: Spendenziel, Einlass, Catering, Auktion und Technik müssen ineinandergreifen. Lege zuerst Datum, Ort, Ziel und Budget fest, bevor du Künstler buchst oder Einladungen verschickst. Danach folgen Genehmigungen, Werbung, Anmeldungen und die genaue Helfereinteilung. Kurz vor dem Termin zählen getestete Zahlungsmethoden, abgeholte Auktionsartikel und ein ausgedrucktes Drehbuch. Die Checkliste mit 76 Aufgaben und 65 benötigten Dingen führt dich Schritt für Schritt durch die Vorbereitung.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Ziel und Ergebnis festlegen
2 Personen
Programm zusammenstellen
3 Personen
Sprecher und Künstler buchen
2 Personen
Genehmigungen und Meldungen prüfen
Budget und Eintrittspreis festlegen
2 Personen
Spendenziel festlegen
2 Personen
Einladungen gestalten
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung in sozialen Medien posten
2 Personen
Poster verteilen
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Erinnerung an Gäste senden
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Cateringbestellung aufgeben
2 Personen
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
Auktionsliste erstellen
2 Personen
Zahlungsmethode für Spenden testen
2 Personen
Volunteer-Einteilung erstellen
2 Personen
Drehbuch ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke abholen
2 Personen
Auktionsartikel abholen
2 Personen
Location öffnen
2 Personen
Ort überprüfen
2 Personen
Lieferungen annehmen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Buffet-Tische aufstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Spendentisch einrichten
2 Personen
Auktionstisch einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Licht und Musik testen
2 Personen
Präsentation und Mikrofon testen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Buffetgerichte bereitstellen
4 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
Namensschilder und Gästeliste bereitlegen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen

Event

Gäste empfangen
4 Personen
Einlass registrieren
2 Personen
Willkommensgetränke servieren
3 Personen
Spenden erfassen
2 Personen
Programm ankündigen
Auftritte betreuen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Buffet eröffnen
2 Personen
Buffet auffüllen
3 Personen
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
Auktion erklären
Versteigerung begleiten
2 Personen
Auktionszahlungen erfassen
2 Personen
Zwischenergebnis melden
Letzte Spenden abholen
2 Personen
Abschied und Dankesrede halten
Gäste sicher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Restbestände verpacken
3 Personen
Spendengeld sicher aufbewahren
2 Personen
Geschirr sammeln
4 Personen
Abfall sammeln
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Dekoration entfernen
3 Personen
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
Küche reinigen
3 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
Materialien zurückgeben
3 Personen
Auktionsartikel liefern
2 Personen
Einnahmen überweisen
2 Personen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Ergebnis bekanntgeben

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 12
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
BarhockerAnz. 6
KleiderständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
KaffeetassenAnz. 90
WassergläserAnz. 120
WeingläserAnz. 100
KaffeelöffelAnz. 100
EsslöffelAnz. 100
GabelnAnz. 100
MesserAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 12
KaraffenAnz. 6

Catering

WarmhaltebehälterAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
GetränkespenderAnz. 3
ServiertablettsAnz. 8
EtagerenAnz. 4
BrotkörbeAnz. 6
EiswürfeleimerAnz. 4
SpeisekartenAnz. 12
NamensschilderAnz. 100
GebotsformulareAnz. 100
KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 30
Losbox
Tombola-LoseAnz. 100
Einkäufe

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
MikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
LadekabelAnz. 4
Kasse
Kartenterminal
GeldkassetteAnz. 2
TaschenrechnerAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
StimmungsbeleuchtungAnz. 4
LichtständerAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 8
KerzenAnz. 30
KerzenhalterAnz. 15
Fotowand
WegweiserAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 2
Staubsauger
ReinigungshandschuheAnz. 6
FensterputzerAnz. 2

Tipps

Lege Spendenziel, Eintrittspreis und Budget fest, bevor du Programm und Catering verbindlich buchst. So weißt du früh, wie viele Einnahmen der Abend mindestens erzielen muss.
Prüfe Genehmigungen und Meldungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Benefizabend. Besonders Programm, Ausschank, Auktion und Nutzung der Location können zusätzliche Vorgaben auslösen.
Verschicke Einladungen nicht erst kurz vor dem Termin: Plane etwa 4 bis 6 Wochen für Rückmeldungen ein und frage Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vorher ab.
Teste die Zahlungsmethode für Spenden mindestens 3 Tage vorher mit einer echten oder vorbereiteten Transaktion. Lege zusätzlich fest, wer Zahlungen dokumentiert und wann das Geld sicher verwahrt wird.
Teile Helfer für Einlass, Technik, Buffet, Auktion und Abbau spätestens 1 Woche vor dem Abend ein. Öffne die Location früh genug, damit Tische, Beamer, Mikrofone und Lautsprecher vor dem Einlass geprüft werden können.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen Benefizabend organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstler, Genehmigungen, Einladungen, Catering und Auktionsartikel brauchen oft mehrere Abstimmungen; die letzten 7 Tage sollten nur noch für Bestätigungen, Abholung und Aufbau dienen.
Wann sollte man die Einladungen für einen Benefizabend verschicken?: Verschicke sie etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens 10 bis 14 Tage vorher, damit du Plätze, Catering und Ernährungswünsche zuverlässig planen kannst.
Wie viele Helfer braucht man für einen Benefizabend?: Plane mindestens 1 Person für den Einlass, 1 für die Spenden- oder Kassenabwicklung, 1 bis 2 für Technik und Programm sowie 2 bis 4 für Buffet und Auktion ein. Für einen reibungslosen Abbau kommen zusätzlich 2 bis 3 Personen hinzu.
Wann sollte man das Catering für einen Benefizabend bestellen?: Gib die Bestellung etwa 2 bis 3 Wochen vorher auf und bestätige die endgültige Gästezahl 5 bis 7 Tage vor dem Abend. So lassen sich Teller, Gläser, Warmhaltebehälter und Getränke passend zur Anmeldung vorbereiten.

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