Checklist pour organiser une soirée caritative

Une soirée caritative demande de coordonner la collecte de dons, l’accueil des invités et le déroulé de la soirée. Commence par fixer la date, le lieu, l’objectif financier et le programme, puis avance vers les invitations, les réservations et la logistique. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les inscriptions, récupérer les boissons et les lots, tester les paiements et répartir les bénévoles. Cette checklist rassemble les étapes dans l’ordre où elles doivent être réglées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Déterminer l’objectif et le rendement
2 personnes
Établir le programme
3 personnes
Réserver les intervenants et les artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
Établir le budget et le prix d’entrée
2 personnes
Définir l’objectif de dons
2 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
2 personnes
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer un rappel aux invités
Faire les réservations
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Rassembler les articles de la vente aux enchères
3 personnes
Établir la liste de vente aux enchères
2 personnes
Tester le mode de paiement pour les dons
2 personnes
Établir la répartition des bénévoles
2 personnes
Imprimer le déroulé
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les boissons
2 personnes
Récupérer les articles de vente aux enchères
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les tables du buffet
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la table de dons
2 personnes
Aménager la table des enchères
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage et la musique
2 personnes
Tester la présentation et le micro
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre en place les plats du buffet
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les badges nominatifs et la liste des invités
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Enregistrer les dons
2 personnes
Annoncer le programme
Accompagner les spectacles
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Expliquer la vente aux enchères
Animer la vente aux enchères
2 personnes
Enregistrer les paiements de la vente aux enchères
2 personnes
Annoncer le montant provisoire des recettes
Collecter les derniers dons
2 personnes
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
Faire partir les invités en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Emballer les restes
3 personnes
Mettre l’argent des dons en lieu sûr
2 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Livrer les lots de la vente aux enchères
2 personnes
Transférer le produit
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Annoncer le montant récolté

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Cuillères à soupeqté 100
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 6

Catering

Bacs de maintien au chaudqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Présentoirs à étagesqté 4
Corbeilles à painqté 6
Seaux à glaçonsqté 4
Cartes de menuqté 12
Étiquettes nominativesqté 100
Bulletins d’enchèreqté 100
Presse-papiersqté 6
Stylosqté 30
Boîte à tirage
Cartes de tombolaqté 100
Courses

Équipement

Ordinateurs portablesqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Câbles de rechargeqté 4
Caisse
Terminal de paiement
Caisseqté 2
Calculatricesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Nappesqté 12
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Compositions floralesqté 8
Bougiesqté 30
Bougeoirsqté 15
Mur photo
Panneaux indicateursqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 2
Aspirateur
Gants de nettoyageqté 6
Nettoyeurs de vitresqté 2

Conseils

Fixe l’objectif de dons avant de définir le prix d’entrée : indique séparément ce qui couvre la soirée et ce qui sera réellement reversé. Prépare aussi un moyen de paiement testé au moins 7 jours avant l’événement.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmets le nombre final au traiteur 5 à 7 jours avant la soirée. Garde une liste distincte des régimes et allergies pour l’accueil.
Prévois un responsable pour les enchères : les articles doivent être récupérés, décrits et numérotés avant l’ouverture des portes. Imprime la liste des lots en plusieurs exemplaires, dont un pour la personne qui encaisse.
Envoie un rappel aux invités 48 heures avant avec l’heure d’arrivée, l’adresse, le programme et les moyens de paiement acceptés. Cela réduit les absences et évite les questions au moment de l’accueil.
Ouvre le lieu au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’installer les tables, le buffet, la projection et le son, puis de vérifier les boissons, les cartes de dons et le déroulé imprimé.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une soirée caritative ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les intervenants, artistes, autorisations, lieu et invitations doivent être confirmés tôt ; garde les 7 derniers jours pour les quantités, les bénévoles et la logistique.
Quand envoyer les invitations pour une soirée caritative ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement, puis un rappel 48 heures avant. Demande dès l’inscription les besoins alimentaires et les informations nécessaires au paiement.
Combien de bénévoles prévoir pour une soirée caritative ?: Prévois au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 invités, en répartissant les rôles entre accueil, dons, enchères, buffet et coordination. Pour 60 invités, cela représente généralement 4 à 6 personnes en plus de l’organisateur.
Quand tester le paiement des dons et des enchères ?: Teste le système au moins 7 jours avant, puis refais une vérification le jour même avec un petit paiement. Prépare une solution de secours si la connexion ou le terminal ne fonctionne pas.

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