Noche benéfica: checklist para organizarla sin olvidar nada
Una noche benéfica combina programa, cena, donaciones y, a menudo, una subasta. Para que el evento funcione, primero fija la fecha, el lugar, el objetivo económico y el precio de entrada; después coordina artistas, permisos, proveedores e invitados. Durante la última semana, confirma las inscripciones, las preferencias dietéticas y las reservas. El día del evento, deja por escrito quién abre el espacio, recibe el catering, prueba el sonido y gestiona los pagos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Definir el objetivo y los ingresos
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Contratar a oradores y artistas
2 personas
Comprobar permisos y notificaciones
Elaborar el presupuesto y el precio de entrada
2 personas
Formular el objetivo de la donación
2 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
2 personas
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar recordatorio a los invitados
Hacer reservas
2 personas
Realizar el pedido de catering
2 personas
Reunir los artículos de la subasta
3 personas
Preparar lista de subasta
2 personas
Probar el método de pago para donaciones
2 personas
Hacer la distribución de voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
3 personas
Recoger las bebidas
2 personas
Recoger los artículos de la subasta
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Recibir las entregas
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colocar mesas de buffet
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar la mesa de donaciones
2 personas
Montar la mesa de subasta
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar luces y sonido
2 personas
Probar la presentación y el micrófono
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Disponer los platos del bufé
4 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar las etiquetas con nombres y la lista de invitados
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Evento
Recibir a los invitados
4 personas
Registrar la entrada
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Registrar donaciones
2 personas
Anunciar el programa
Coordinar las actuaciones
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Abrir el buffet
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Explicar la subasta
Dirigir la subasta
2 personas
Registrar los pagos de la subasta
2 personas
Informar el resultado intermedio
Recoger las últimas donaciones
2 personas
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
Asegurar la salida segura de los invitados
3 personas
Seguimiento
Empacar lo sobrante
3 personas
Guardar el dinero de la donación en un lugar seguro
2 personas
Recoger la vajilla
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Limpiar la cocina
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los baños
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Entregar los artículos de la subasta
2 personas
Transferir los ingresos
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Anunciar el resultado
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 90
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Cucharas soperascant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 12
- Jarrascant. 6
Catering
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
- Dispensadores de bebidascant. 3
- Bandejas de serviciocant. 8
- Etagèrescant. 4
- Cestas de pancant. 6
- Cubos para hielocant. 4
- Cartas del menúcant. 12
- Etiquetas con nombrescant. 100
- Formularios de pujacant. 100
- Portapapelescant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Caja para boletos
- Boletos de tómbolacant. 100
- Compras
Equipo
- Portátilescant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Cables de cargacant. 4
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Caja registradoracant. 2
- Calculadorascant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Iluminación ambientalcant. 4
- Soportes de iluminacióncant. 2
Decoración
- Mantelescant. 12
- Globoscant. 100
- Bomba de globoscant. 2
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Velascant. 30
- Portavelascant. 15
- Photowall
- Carteles direccionalescant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Sets de escobacant. 2
- Aspiradora
- Guantes de limpiezacant. 6
- Limpiacristalescant. 2
Consejos
- Define el objetivo de donación antes de fijar el precio de entrada. Así puedes explicar cuánto se destina a la causa y separar los ingresos de las donaciones adicionales.
- Cierra el programa con suficiente antelación: confirma a cada orador o artista y reserva bloques concretos para la cena, los discursos y la subasta. Un programa impreso evita pausas y cambios de última hora.
- Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas al catering con el pedido. Confirma el número final de comensales entre 3 y 5 días antes.
- No esperes al día del evento para probar el método de pago de las donaciones. Haz una transacción de prueba al menos 48 horas antes y comprueba también el proyector, los micrófonos y los altavoces.
- Asigna voluntarios por franjas y funciones, no solo por nombre. Imprime el plan de trabajo y entrega una copia a cada responsable antes de abrir el lugar; incluye recepción, subasta, pagos y recogida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche benéfica?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, contratar a los artistas, solicitar permisos y preparar la promoción. Deja cerrados el catering, las inscripciones y la subasta durante la última semana.
- ¿Cuándo se debe enviar el recordatorio a los invitados?
- Envía un primer recordatorio entre 7 y 10 días antes y confirma los datos finales 2 o 3 días antes. Incluye la hora de llegada, el lugar, el programa y cualquier información sobre donaciones o subasta.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una noche benéfica?
- Para un evento pequeño, calcula al menos 1 voluntario por cada 20 invitados, además de una persona responsable de coordinación. Reserva funciones separadas para recepción, pagos, subasta, catering y apoyo técnico.
- ¿Cuándo hay que encargar el catering y recoger las bebidas?
- Encarga el catering cuando tengas una previsión fiable de asistentes y confirma el número definitivo entre 3 y 5 días antes. Recoge las bebidas el mismo día o el día anterior, según la capacidad de refrigeración y las condiciones del proveedor.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!