Checklist voor een goed georganiseerde benefietavond
Een benefietavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie, programma en catering. Je moet ook op tijd het goede doel bevestigen, een betaalwijze kiezen en inkomsten uit sponsoring, veiling of loterij praktisch organiseren. Begin minstens drie maanden vooraf met datum, begroting en locatie; daarna volgen programma, uitnodigingen en aanmeldingen. In de laatste week controleer je vooral dieetwensen, vrijwilligers, naamkaartjes, tafelschikking en techniek. Deze checklist helpt je om niets op het laatste moment te moeten regelen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en doel vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Begroting opstellen
2 personen
Goede doel bevestigen
Betaalwijze bepalen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Sprekers en artiesten boeken
2 personen
Catering reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Aanmeldformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Veilingitems verzamelen
3 personen
Prijzen voor loterij regelen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Veilinglijst afdrukken
Loterijbriefjes voorbereiden
2 personen
Contantgeld ophalen
2 personen
Betaalterminal testen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatiesleutels ophalen
Leveringen aannemen
2 personen
Zaal controleren
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
4 personen
Buffet inrichten
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Licht en muziek testen
2 personen
Veilingitems uitstallen
2 personen
Inschrijving klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Vrijwilligers briefen
2 personen
Event
Gasten ontvangen
4 personen
Aanmeldingen afvinken
2 personen
Entreegelden innen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Programma aankondigen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Optredens begeleiden
2 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Veiling begeleiden
3 personen
Loterij trekken
2 personen
Donaties registreren
2 personen
Dankwoord uitspreken
Afscheid nemen van gasten
3 personen
Geld tellen en afsluiten
3 personen
Nazorg
Tafels afruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voedsel verdelen
2 personen
Opbrengst overmaken
2 personen
Bedankberichten versturen
2 personen
Foto's delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Barkrukkenaantal 6
- Kledinghakenaantal 30
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 100
- Koffielepelsaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Betaalterminalsaantal 2
- Laptopsaantal 2
- Printers
- Microfoonsaantal 2
- Speakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 10
- Donatiebordenaantal 4
- Veilingbordjesaantal 100
- Fotowand
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het doel en de financiële opzet in de eerste week vast. Noteer welk bedrag je minimaal wilt overhouden en welke kosten vooraf betaald moeten worden, zoals locatie, catering en techniek.
- Reserveer de locatie en controleer vergunningen uiterlijk 10 tot 12 weken vooraf. Vraag meteen na hoeveel tafels, stoelen, buffettafels, kledinghaken en stroompunten beschikbaar zijn; zo huur je niet dubbel in.
- Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en betaalwijze bekend zijn, bij voorkeur 8 weken voor de avond. Vraag daarin direct naar dieetwensen en vermeld een sluitingsdatum, bijvoorbeeld 7 dagen vooraf.
- Plan veiling en loterij niet pas tijdens de laatste week. Verzamel veilingitems en prijzen uiterlijk 3 weken vooraf en druk daarna de veilinglijst, loterijbriefjes en naamkaartjes op basis van de definitieve gegevens.
- Maak voor de opbouw een apart technisch controleblok van minimaal 60 minuten. Test microfoons, speakers, laptops, printers, betaalterminals, verlengkabels en stekkerdozen voordat gasten binnenkomen en wijs één vrijwilliger aan voor storingen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietavond organiseren?
- Begin minimaal 3 maanden vooraf met datum, doel, begroting en locatie. Voor een groter programma met sponsoren, veiling en artiesten is 4 tot 6 maanden praktischer.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een benefietavond versturen?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 8 weken vooraf en plaats vanaf dat moment ook sociale berichten. Sluit de aanmelding 7 tot 10 dagen voor de avond, zodat je catering, dieetwensen en tafelschikking kunt afronden.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een benefietavond?
- Reken minimaal 1 vrijwilliger per 15 tot 20 gasten, naast een coördinator. Bij ontvangst, catering, veiling, loterij en techniek heb je meestal minstens 6 afzonderlijke rollen nodig, ook bij een middelgrote avond.
- Wanneer moet de techniek van een benefietavond getest worden?
- Test microfoons, speakers, betaalterminals en presentatiemateriaal uiterlijk 60 minuten voor de inloop. Controleer ook vooraf of er genoeg stroompunten zijn en leg verlengkabels en stekkerdozen veilig buiten looproutes.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!