Checklist para organizar una noche benéfica
Una noche benéfica combina cena, programa, donaciones, subasta o rifa y bastante coordinación. Esta checklist reúne 74 tareas y 44 artículos para que puedas avanzar en el orden adecuado, desde fijar el objetivo y reservar el lugar hasta preparar las mesas y recibir a los asistentes. Incluye los puntos que suelen llegar tarde: permisos, preferencias dietéticas, terminales de pago, artículos para la subasta y la asignación de voluntarios. Úsala como plan de trabajo y marca cada paso al completarlo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Registrar la fecha y el objetivo
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Elaborar presupuesto
2 personas
Confirmar la organización benéfica
Definir el método de pago
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Contratar a oradores y artistas
2 personas
Reservar el catering
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Abrir el formulario de inscripción
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Reunir los artículos de la subasta
3 personas
Gestionar premios para la rifa
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Imprimir la lista de subasta
Preparar boletos de lotería
2 personas
Recoger el dinero en efectivo
2 personas
Probar la terminal de pago
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Recoger las llaves del recinto
Recibir las entregas
2 personas
Comprobar la sala
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la barra
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar luces y sonido
2 personas
Exponer los artículos de la subasta
2 personas
Preparar la inscripción
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Informar a los voluntarios
2 personas
Evento
Recibir a los invitados
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Cobrar la entrada
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Anunciar el programa
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar las actuaciones
2 personas
Abrir el buffet
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Dirigir la subasta
3 personas
Sorteo de lotería
2 personas
Registrar donaciones
2 personas
Dar las gracias
Despedirse de los invitados
3 personas
Contar el dinero y cerrar caja
3 personas
Seguimiento
Retirar la vajilla de las mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas
Transferir los ingresos
2 personas
Enviar mensajes de agradecimiento
2 personas
Compartir fotos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 6
- Perchascant. 30
Vajilla
- Platos de cenacant. 100
- Platos de postrecant. 100
- Tazas de cafécant. 90
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 100
- Cucharillas de cafécant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharonescant. 12
Cocina
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Bandejas de servircant. 12
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Terminales de pagocant. 2
- Portátilescant. 2
- Impresoras
- Micrófonoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Iluminación ambientalcant. 4
Decoración
- Mantelescant. 10
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 8
- Arreglos floralescant. 10
- Carteles de donacióncant. 4
- Carteles de subastacant. 100
- Photowall
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Define el objetivo, el presupuesto y la organización benéfica antes de enviar invitaciones. Si el método de pago no está decidido con antelación, las donaciones pueden acumularse al final sin un proceso claro.
- Reserva el lugar y comprueba los permisos con varias semanas de margen. Confirma también la disposición de mesas, sillas, buffet, perchas y la conexión eléctrica para equipos y lámparas LED.
- Cierra el programa antes de contratar a oradores y artistas. Indica las horas de bienvenida, cena, intervenciones, subasta y rifa para que catering, voluntarios y técnicos trabajen con el mismo horario.
- Pide las preferencias dietéticas al abrir el formulario de inscripción, no la semana del evento. Entrega al catering un resumen final y comprueba que haya platos de cena, postre, vasos, copas y cubiertos suficientes para el número confirmado.
- Prepara los pagos y la subasta al menos un día antes. Prueba las terminales de pago, imprime la lista de subasta, prepara los boletos de lotería y asigna voluntarios concretos para registro, donaciones, rifa y recogida.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche benéfica?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, confirmar permisos y catering, conseguir patrocinadores y artículos para la subasta, enviar invitaciones y reclutar voluntarios.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para una noche benéfica?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes y abre el formulario de inscripción al mismo tiempo. Cierra las confirmaciones aproximadamente 7 días antes para comunicar al catering las cantidades y preferencias dietéticas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una noche benéfica?
- Calcula al menos 1 voluntario por cada 15 a 20 asistentes, además de una persona responsable de coordinación. Reparte los turnos entre registro, pagos, subasta, rifa, sala y apoyo al catering, y entrega el plan de trabajo impreso.
- ¿Cuándo hay que preparar la subasta y la rifa?
- Reúne los artículos de la subasta y gestiona los premios de la rifa entre 2 y 3 semanas antes. La víspera, imprime la lista de subasta, prepara los boletos y verifica cómo se registrarán los pagos y las entregas.
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