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Checklist pour organiser une soirée caritative

Une soirée caritative demande de coordonner la collecte de fonds, l’accueil des invités et le programme sans perdre de vue le bénéficiaire. Commence par fixer la date, l’objectif financier et le mode de paiement, puis réserve le lieu et vérifie les autorisations nécessaires. Les inscriptions, les régimes alimentaires et les bénévoles doivent être suivis dans un même tableau. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’aux documents et au matériel du jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Définir la date et l’objectif

    2 personnes

  • Réserver le lieu

  • Vérifier les autorisations

  • Établir le budget

    2 personnes

  • Confirmer l’association caritative

  • Déterminer le mode de paiement

    2 personnes

  • Établir le programme

    2 personnes

  • Réserver les intervenants et les artistes

    2 personnes

  • Réserver le catering

  • Concevoir les invitations

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Ouvrir le formulaire d’inscription

  • Contacter les sponsors

    2 personnes

  • Rassembler les articles de la vente aux enchères

    3 personnes

  • Prévoir les prix de la loterie

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Imprimer le déroulé

  • Créer des badges nominatifs

    2 personnes

  • Établir le plan de table

    2 personnes

  • Imprimer la liste de vente aux enchères

  • Préparer les billets de tombola

    2 personnes

  • Récupérer l’argent liquide

    2 personnes

  • Tester le terminal de paiement

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    4 personnes

  • Récupérer les clés du lieu

  • Recevoir les livraisons

    2 personnes

  • Vérifier la salle

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer le buffet

    3 personnes

  • Aménager le bar

    3 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Tester l’éclairage et la musique

    2 personnes

  • Exposer les articles de la vente aux enchères

    2 personnes

  • Préparer l’inscription

    2 personnes

  • Préparer les badges nominatifs

  • Briefing des bénévoles

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les invités

    4 personnes

  • Cocher les inscriptions

    2 personnes

  • Percevoir les droits d’entrée

    2 personnes

  • Servir les boissons de bienvenue

    3 personnes

  • Annoncer le programme

  • Servir le café et le thé

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Accompagner les spectacles

    2 personnes

  • Ouvrir le buffet

    3 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Animer la vente aux enchères

    3 personnes

  • Tirer la loterie

    2 personnes

  • Enregistrer les dons

    2 personnes

  • Prononcer le discours de remerciement

  • Dire au revoir aux invités

    3 personnes

  • Compter et clôturer la caisse

    3 personnes

Suivi

  • Dégager les tables

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Éteindre l’équipement

    2 personnes

  • Nettoyer le lieu

    5 personnes

  • Remettre le mobilier en place

    4 personnes

  • Inventorier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Répartir les restes de nourriture

    2 personnes

  • Transférer le produit

    2 personnes

  • Envoyer les messages de remerciement

    2 personnes

  • Partager les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Tablesqté 10
  • Chaisesqté 90
  • Tables de buffetqté 3
  • Tabourets de barqté 6
  • Crochets à vêtementsqté 30

Vaisselle

  • Assiettes de dînerqté 100
  • Assiettes à dessertqté 100
  • Tasses à caféqté 90
  • Verres à eauqté 120
  • Verres à vinqté 100
  • Cuillères à caféqté 100
  • Fourchettesqté 100
  • Couteauxqté 100
  • Louchesqté 12

Cuisine

  • Bacs de maintien au chaudqté 6
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Planches à découperqté 4
  • Couteau de chefqté 4
  • Glacièresqté 4
  • Thermosqté 6

Équipement

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Terminaux de paiementqté 2
  • Ordinateurs portablesqté 2
  • Imprimantes
  • Microphonesqté 2
  • Haut-parleursqté 2
  • Rallongesqté 4
  • Multiprisesqté 4

Éclairage

  • Lampes LEDqté 6
  • Éclairage d’ambianceqté 4

Décoration

  • Nappesqté 10
  • Ballonsqté 100
  • Guirlandesqté 8
  • Compositions floralesqté 10
  • Panneaux de donsqté 4
  • Panneaux de vente aux enchèresqté 100
  • Mur photo

Nettoyage

  • Seauxqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Balaiqté 2
  • Balayette et pelleqté 2
  • Gants de nettoyageqté 6

Catering

  • Courses

Conseils

  • Fixe l’objectif financier avant de réserver les prestataires : il sert à calculer le budget, le prix d’entrée et le montant attendu des enchères ou de la loterie.
  • Ouvre les inscriptions dès que les invitations sont envoyées et demande les régimes alimentaires dans le même formulaire. Relance les personnes sans réponse au moins 7 jours avant la soirée.
  • Prévois les bénévoles par créneau plutôt qu’avec une liste générale : accueil, vestiaire, paiement, service, enchères et rangement ne se déroulent pas aux mêmes heures.
  • Imprime le déroulé, la liste des enchères, les bulletins de loterie et les plans de table au plus tard la veille. Garde une copie numérique sur un ordinateur portable.
  • Teste les terminaux de paiement, les microphones, les haut-parleurs, les cafetières et les bouilloires avant l’arrivée des invités. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et éclairages LED, souvent oubliés au dernier moment.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée caritative ?
Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement, puis publie des rappels à 3 semaines et à 7 jours. Ferme les inscriptions quelques jours avant la soirée afin de confirmer le repas, les places et les besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une soirée caritative ?
Prévois au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 invités, puis répartis-les par mission et par créneau. Ajoute 2 personnes pour les paiements et les enchères si ces activités sont centrales dans le programme.
Quand confirmer le traiteur et les régimes alimentaires ?
Réserve le traiteur dès que la date et le lieu sont confirmés. Transmets le nombre final de convives et les régimes alimentaires au moins 7 jours avant, ou selon le délai demandé par le prestataire.
Que faut-il préparer la veille d’une soirée caritative ?
Prépare les badges, le plan de table, les listes imprimées, les lots de loterie et les documents des enchères. Fais aussi un test technique complet la veille et regroupe le matériel d’accueil, de paiement et de présentation au même endroit.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.

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