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Benefizabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Benefizabend braucht mehr als ein schönes Programm: Spendenzweck, Zahlungsweg und Ablauf müssen früh feststehen. Reserviere die Location und prüfe Genehmigungen, bevor Einladungen und Anmeldungen starten. Danach folgen Sponsoren, Auktionsartikel, Tombolapreise, Catering und die Einteilung der Freiwilligen. Plane außerdem Zeit für Namensschilder, Tischordnung, Losbriefe und gedruckte Unterlagen ein – diese Details werden kurz vor dem Abend oft vergessen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Zweck festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Budget erstellen

    2 Personen

  • Wohltätigkeitsorganisation bestätigen

  • Zahlungsart festlegen

    2 Personen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Sprecher und Künstler buchen

    2 Personen

  • Catering reservieren

  • Einladungen gestalten

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Posts veröffentlichen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Auktionsartikel sammeln

    3 Personen

  • Preise für die Tombola besorgen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Tischordnung erstellen

    2 Personen

  • Auktionsliste drucken

  • Losbriefe vorbereiten

    2 Personen

  • Bargeld abholen

    2 Personen

  • Bezahlterminal testen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht und Musik testen

    2 Personen

  • Auktionsartikel ausstellen

    2 Personen

  • Anmeldung vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Freiwillige einweisen

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    4 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Eintrittsgelder kassieren

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Programm ankündigen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Auftritte betreuen

    2 Personen

  • Buffet eröffnen

    3 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Versteigerung begleiten

    3 Personen

  • Tombola ziehen

    2 Personen

  • Spenden erfassen

    2 Personen

  • Dankeswort sprechen

  • Sich von Gästen verabschieden

    3 Personen

  • Geld zählen und abschließen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Tische abräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Location reinigen

    5 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen verteilen

    2 Personen

  • Einnahmen überweisen

    2 Personen

  • Dankesnachrichten versenden

    2 Personen

  • Fotos teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • BuffetischeAnz. 3
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderhakenAnz. 30

Geschirr

  • Dinner-TellerAnz. 100
  • DesserttellerAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 90
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • GabelnAnz. 100
  • MesserAnz. 100
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • WarmhaltebehälterAnz. 6
  • ServierschalenAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 2
  • LaptopsAnz. 2
  • Drucker
  • MikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 10
  • BallonsAnz. 100
  • GirlandenAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 10
  • SpendentafelnAnz. 4
  • AuktionsschilderAnz. 100
  • Fotowand

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege den Spendenzweck und die begünstigte Organisation fest, bevor du Einladungen verschickst. So kannst du transparent erklären, wofür Eintritt, Auktion und Tombola eingesetzt werden.
  • Öffne das Anmeldeformular früh und erfasse neben Namen auch Ernährungswünsche. Prüfe die Anmeldungen regelmäßig, damit Catering, Tischordnung und Namensschilder nicht erst am Veranstaltungstag entstehen.
  • Sammle Auktionsartikel und Tombolapreise spätestens einige Wochen vor dem Benefizabend. Erstelle daraus eine vollständige Liste und drucke sie, bevor der Einlass beginnt.
  • Plane für Programm, Sprecher und Künstler einen minutengenauen Ablauf. Drucke mehrere Exemplare des Drehbuchs und lege Mikrofone, Lautsprecher sowie Ersatzmaterial vor dem Einlass bereit.
  • Kläre die Ausstattung mit der Location anhand der tatsächlichen Gästezahl: Tische, Stühle, Geschirr, Gläser, Warmhaltebehälter, Kaffeemaschinen und Kartenterminals müssen vorab gezählt und getestet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Benefizabend planen?
Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher. Location, Spendenorganisation, Budget, Sponsoren und Programm brauchen mehr Vorlauf als Einladungen und Dekoration.
Wann sollte man die Einladungen für einen Benefizabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Lass das Anmeldeformular mindestens 3 bis 4 Wochen geöffnet, damit du Rückmeldungen und Ernährungswünsche rechtzeitig auswerten kannst.
Wie viele Helfer braucht man für einen Benefizabend?
Plane mindestens 1 Helfer pro 10 bis 15 Gäste ein, zusätzlich zu den Personen für Catering, Technik und Moderation. Teile die Freiwilligen spätestens 1 Woche vorher festen Aufgaben und Zeitfenstern zu.
Was muss am Tag vor dem Benefizabend vorbereitet werden?
Bereite Tischordnung, Namensschilder, Auktionsliste, Losbriefe und Drehbuch am Vortag vor. Teste außerdem Kartenterminals, Laptops, Drucker, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 2 Stunden vor Beginn des Abends.

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