Zo organiseer je een bedrijventerrein open dag

Begin met een duidelijk programma en leg vast welke bedrijven deelnemen, welke ruimtes bezoekers mogen zien en hoe lang de open dag duurt. Werk daarna de plattegrond uit: bepaal de bezoekersroute, parkeerplaatsen, ontvangst en bewegwijzering. Open op tijd het online aanmeldformulier, zodat je aantallen en dieetwensen kunt verwerken. In de laatste week bevestig je leveranciers, test je techniek en controleer je of terrein, toegangen en materialen klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en programma vastleggen
2 personen
2
Deelnemende bedrijven bevestigen
2 personen
3
Plattegrond van terrein maken
2 personen
4
Bezoekersroute bepalen
2 personen
5
Parkeerplaatsen aanwijzen
2 personen
6
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
7
Uitnodigingen versturen
2 personen
8
Online aanmeldformulier openen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Bezoekersinformatie versturen
2 personen
12
Leveranciersafspraken bevestigen
2 personen
13
Cateringhoeveelheden bepalen
2 personen
14
Boodschappenlijst controleren
2 personen
15
Boodschappen doen
3 personen
16
Koelproducten inkopen
2 personen
17
Dranken koelen
2 personen
18
Materialen verzamelen
3 personen
19
Naambadges voorbereiden
2 personen
20
Infopakketten samenstellen
3 personen
21
Routeborden klaarleggen
2 personen
22
Techniek testen
2 personen
23
Terrein en toegangen controleren
3 personen
24
Tenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
26
Informatiestand opbouwen
3 personen
27
Bedrijfsstands inrichten
6 personen
28
Versiering ophangen
3 personen
29
Routeborden plaatsen
3 personen
30
Parkeerroute markeren
3 personen
31
Geluidsinstallatie opstellen
2 personen
32
Verlichting installeren
3 personen
33
Koffiepunt inrichten
3 personen
34
Buffet opbouwen
4 personen
35
Hapjes voorbereiden
4 personen
36
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
37
Afvalpunten plaatsen
2 personen
38
Toiletten controleren
2 personen
39
Registratietafel klaarzetten
2 personen
40
Medewerkers instrueren
3 personen
41
Openingscontrole uitvoeren
3 personen

Event

42
Bezoekers ontvangen
4 personen
43
Bezoekers registreren
3 personen
44
Programma uitdelen
2 personen
45
Bezoekers naar stands verwijzen
3 personen
46
Rondleidingen begeleiden
4 personen
47
Presentaties aankondigen
48
Geluidsinstallatie bedienen
49
Koffie en thee serveren
3 personen
50
Hapjes serveren
4 personen
51
Dranken bijvullen
3 personen
52
Buffet aanvullen
3 personen
53
Afvalpunten legen
2 personen
54
Toiletten tussentijds controleren
2 personen
55
Verlichting controleren
56
Laatste bezoekers informeren
2 personen
57
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

58
Geluidsinstallatie uitschakelen
59
Eten en drinken veilig opbergen
3 personen
60
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
61
Tenten afbreken
4 personen
62
Decoratie verwijderen
3 personen
63
Afval verzamelen
4 personen
64
Servies afwassen
3 personen
65
Terrein schoonmaken
4 personen
66
Apparatuur controleren
2 personen
67
Materialen inventariseren
2 personen
68
Beschadigde materialen apart zetten
2 personen
69
Geleende materialen retourneren
2 personen
70
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
71
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
72
Vermiste voorwerpen verzamelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Loungebankenaantal 4
Krukkenaantal 16
Tafelkledenaantal 18
Kleedkamerrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 80
Schotelsaantal 80
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 120
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Serveerschalenaantal 18
Soeplepelsaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 4
Geluidsset
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Oplaadbare zaklampenaantal 6
Handkarrenaantal 2
Kabelmattenaantal 12

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksbijlenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Voorraadbakkenaantal 12
Flessenopenersaantal 6
Keukenkrukkenaantal 12

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 300
Ballonpompenaantal 4
Bedrijfsvlaggenaantal 12
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 12
Krijtbordenaantal 8
Krijtstiftenaantal 16
Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Programmaflyersaantal 350
Infopakkettenaantal 250
Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Buitenlampenaantal 6
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalscheidingszakkenaantal 80
Stoffer en blikaantal 4
Bezemaantal 4
Dweilsetsaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 30
Handzeepdispensersaantal 8
Handgelstationsaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de plattegrond voordat je uitnodigingen verstuurt. Geef elke deelnemer een vaste plek, teken de bezoekersroute in en wijs parkeerplaatsen aan; zo kun je routeborden en bezoekersinformatie concreet maken.
Verzamel aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Gebruik die aantallen voor catering, infopakketten, naambadges, stoelen en drinkglazen in plaats van op de dag zelf te schatten.
Plan de opbouw in twee fases: zet tenten, tafels en stoelen minimaal 3 uur voor de ontvangst klaar en leg routeborden, naambadges en infopakketten daarna pas op hun plek.
Test geluidsset, draadloze microfoons, koffiezetapparaten en waterkokers minstens 1 dag vooraf. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten; ontbrekende stroomvoorziening valt vaak pas bij de opbouw op.
Koel dranken en koelproducten niet pas tijdens de ontvangst. Zet dranken enkele uren vooraf koud, controleer warmhoudbakken en regel handkarren voor materiaal dat over het terrein moet worden verplaatst.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijventerrein open dag organiseren?: Leg datum, programma en deelnemende bedrijven bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Open het aanmeldformulier uiterlijk 4 weken voor de open dag en verstuur bezoekersinformatie ongeveer 7 dagen vooraf.
Wanneer maak je een plattegrond voor een open dag op een bedrijventerrein?: Maak de eerste plattegrond direct nadat de deelnemende bedrijven zijn bevestigd, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Werk parkeerplaatsen, bezoekersroute, tenten, ontvangst en toegangen uiterlijk 2 weken voor de open dag definitief uit.
Hoeveel catering heb je nodig voor een bedrijventerrein open dag?: Baseer de bestelling op het aantal bevestigde aanmeldingen en tel een kleine reserve mee van ongeveer 10 procent. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je porties en alternatieven tijdig kunt regelen.
Wanneer moet je techniek testen voor een open dag?: Test geluidsset en microfoons minimaal 1 dag vooraf op de plek waar je ze gebruikt. Controleer op de ochtend zelf nog de stroomaansluitingen, verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.