Cómo organizar una jornada de puertas abiertas del polígono industrial

Empieza por cerrar la fecha, las empresas participantes y el programa antes de diseñar invitaciones o contratar servicios. Después convierte el recinto en un recorrido fácil de seguir: plano, aparcamiento, accesos, señales y puntos de atención. Las inscripciones te permiten calcular visitantes, preferencias dietéticas, acreditaciones y catering sin improvisar. En los últimos días, concentra el trabajo en confirmar proveedores, probar el sonido, enfriar las bebidas y revisar el montaje completo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Confirmar las empresas participantes
2 personas
3
Hacer un plano del recinto
2 personas
4
Definir la ruta de visitantes
2 personas
5
Asignar plazas de aparcamiento
2 personas
6
Diseñar invitaciones
2 personas
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Abrir el formulario de inscripción online
9
Gestionar inscripciones
2 personas
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Enviar información a los visitantes
2 personas
12
Confirmar acuerdos con proveedores
2 personas
13
Determinar las cantidades del catering
2 personas
14
Comprobar la lista de la compra
2 personas
15
Hacer la compra
3 personas
16
Comprar productos refrigerados
2 personas
17
Enfriar bebidas
2 personas
18
Reunir los materiales
3 personas
19
Preparar acreditaciones
2 personas
20
Preparar los paquetes informativos
3 personas
21
Preparar señales de ruta
2 personas
22
Probar la técnica
2 personas
23
Revisar el recinto y los accesos
3 personas
24
Montar tiendas
4 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Montar el punto de información
3 personas
27
Montar los stands de empresas
6 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Colocar señales de ruta
3 personas
30
Señalizar la ruta de aparcamiento
3 personas
31
Montar el sistema de sonido
2 personas
32
Instalar la iluminación
3 personas
33
Montar el punto de café
3 personas
34
Montar el buffet
4 personas
35
Preparar aperitivos
4 personas
36
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
38
Comprobar los baños
2 personas
39
Preparar la mesa de registro
2 personas
40
Instruir al personal
3 personas
41
Realizar el control de apertura
3 personas

Evento

42
Recibir a los visitantes
4 personas
43
Registrar a los visitantes
3 personas
44
Repartir el programa
2 personas
45
Indicar a los visitantes los stands
3 personas
46
Guiar visitas
4 personas
47
Anunciar presentaciones
48
Operar el sistema de sonido
49
Servir café y té
3 personas
50
Servir aperitivos
4 personas
51
Rellenar las bebidas
3 personas
52
Reponer el bufé
3 personas
53
Vaciar puntos de residuos
2 personas
54
Comprobar los baños periódicamente
2 personas
55
Comprobar la iluminación
56
Informar a los últimos visitantes
2 personas
57
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

58
Apagar el sistema de sonido
59
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
60
Desmontar mesas y sillas
4 personas
61
Desmontar las tiendas
4 personas
62
Retirar la decoración
3 personas
63
Recoger la basura
4 personas
64
Lavar la vajilla
3 personas
65
Limpiar el recinto
4 personas
66
Comprobar el equipo
2 personas
67
Inventariar materiales
2 personas
68
Separar los materiales dañados
2 personas
69
Devolver el material prestado
2 personas
70
Guardar el stock sobrante
2 personas
71
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
72
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 18
Sillas plegablescant. 120
Mesas altascant. 10
Sofás loungecant. 4
Taburetescant. 16
Mantelescant. 18
Percheros para camerinoscant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Bandejascant. 80
Platoscant. 180
Platos de postrecant. 120
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Bandejas de servircant. 18
Cucharones para sopacant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Linternas recargablescant. 6
Carritos de manocant. 2
Alfombrillas para cablescant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Hachas de cocinacant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 8
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Abrebotellascant. 6
Taburetes de cocinacant. 12

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 300
Bombas para globoscant. 4
Banderas de la empresacant. 12
Carteles direccionalescant. 20
Paneles informativoscant. 12
Pizarrascant. 8
Rotuladores de tizacant. 16
Credencialescant. 80
Portabadgescant. 80
Folletos del programacant. 350
Paquetes informativoscant. 250
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 8

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de exteriorcant. 6
Bateríascant. 24

Limpieza

Papeleracant. 12
Bolsas para separar residuoscant. 80
Recogedor y escobacant. 4
Escobacant. 4
Fregonascant. 3
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 30
Dispensadores de jabón de manoscant. 8
Puestos de gel hidroalcohólicocant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y el recorrido antes de abrir las inscripciones. Indica en el formulario qué empresas se visitan, la duración aproximada y las preferencias dietéticas; así podrás preparar la información para visitantes y los paquetes informativos con datos reales.
Haz el plano pensando en alguien que llega por primera vez. Marca entradas, aparcamiento, baños, puntos de reunión y el sentido de la ruta, y coloca señales visibles antes de que empiece la primera visita.
Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y añade un margen para las personas que puedan acompañar a los inscritos. Separa las opciones según las preferencias dietéticas y compra los productos refrigerados lo bastante tarde para mantener la cadena de frío.
Reserva al menos una sesión de prueba para el equipo de sonido y los micrófonos inalámbricos. Comprueba cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables en el lugar exacto donde se utilizarán, no solo en el almacén.
Deja el montaje final para una secuencia escrita: revisar accesos, montar carpas, colocar mesas y sillas, preparar acreditaciones y paquetes informativos, y enfriar las bebidas. Haz la revisión del recinto el día anterior y conserva linternas recargables y un carrito de mano para resolver imprevistos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una jornada de puertas abiertas?: Empieza la planificación al menos 6 u 8 semanas antes. Reserva ese margen para confirmar empresas, fijar el programa, preparar el plano, contratar proveedores y enviar las invitaciones con tiempo para recibir inscripciones.
¿Cuándo conviene abrir las inscripciones online?: Ábrelas cuando el programa, las empresas participantes y la ruta estén suficientemente cerrados, normalmente entre 3 y 4 semanas antes. Cierra el formulario entre 3 y 5 días antes para poder preparar acreditaciones, información y cantidades de catering.
¿Cómo calcular el catering para una jornada de puertas abiertas?: Usa el número de inscripciones confirmadas como base y añade entre un 10 % y un 15 % de margen. Separa las preferencias dietéticas desde el formulario y compra los productos refrigerados uno o dos días antes, según su conservación.
¿Qué hay que revisar el día antes del evento?: Revisa durante al menos 2 horas el recinto, los accesos, el aparcamiento, las señales de ruta y la instalación técnica. Comprueba también que las carpas, mesas, sillas, acreditaciones, paquetes informativos y bebidas estén en su sitio.

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