Organiser une journée portes ouvertes du parc d’activités

Une journée portes ouvertes réussie se prépare comme un parcours visiteur, pas comme une simple succession de stands. Commencez par fixer la date et le programme, puis confirmez les entreprises participantes avant de concevoir le plan du site. Les inscriptions, le stationnement, la restauration et la signalétique doivent être coordonnés plusieurs semaines à l’avance. Le jour venu, prévoyez assez de temps pour contrôler les accès, tester la technique et installer les espaces avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Confirmer les entreprises participantes
2 personnes
3
Créer le plan du site
2 personnes
4
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
5
Attribuer les places de parking
2 personnes
6
Concevoir les invitations
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Envoyer les informations aux visiteurs
2 personnes
12
Confirmer les accords avec les fournisseurs
2 personnes
13
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Acheter des produits frais à conserver au froid
2 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Rassembler le matériel
3 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Composer les dossiers d’information
3 personnes
21
Préparer les panneaux d’itinéraire
2 personnes
22
Tester la technique
2 personnes
23
Contrôler le site et les accès
3 personnes
24
Monter les tentes
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter le stand d’information
3 personnes
27
Installer les stands de l’entreprise
6 personnes
28
Suspendre la décoration
3 personnes
29
Installer les panneaux de parcours
3 personnes
30
Balisage du parking
3 personnes
31
Installer le système son
2 personnes
32
Installer l'éclairage
3 personnes
33
Mettre en place le point café
3 personnes
34
Monter le buffet
4 personnes
35
Préparer les en-cas
4 personnes
36
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Vérifier les toilettes
2 personnes
39
Préparer la table d'inscription
2 personnes
40
Instruire les employés
3 personnes
41
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes

Événement

42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
44
Distribuer le programme
2 personnes
45
Orienter les visiteurs vers les stands
3 personnes
46
Accompagner les visites guidées
4 personnes
47
Annoncer les présentations
48
Gérer l’installation sonore
49
Servir le café et le thé
3 personnes
50
Servir des amuse-bouches
4 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
52
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
53
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
54
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
55
Vérifier l'éclairage
56
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
57
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

58
Éteindre l'installation sonore
59
Stocker les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
60
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes
4 personnes
62
Retirer la décoration
3 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le site
4 personnes
66
Vérifier l'équipement
2 personnes
67
Inventorier le matériel
2 personnes
68
Mettre les matériaux endommagés à part
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Ranger le stock restant
2 personnes
71
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
72
Rassembler les objets perdus

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 18
Chaises pliantesqté 120
Tables hautesqté 10
Canapés de salonqté 4
Tabouretsqté 16
Nappesqté 18
Portants de logeqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Plateauxqté 80
Assiettesqté 180
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 18
Louches à soupeqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes de poche rechargeablesqté 6
Chariots à mainqté 2
Passe-câblesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Haches de cuisineqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Bacs de stockageqté 12
Tire-bouchonsqté 6
Tabourets de cuisineqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 300
Pompes à ballonsqté 4
Drapeaux d'entrepriseqté 12
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Marqueurs craieqté 16
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Flyers du programmeqté 350
Packs d'informationqté 250
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 8

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes d'extérieurqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sacs de tri des déchetsqté 80
Balayette et pelleqté 4
Balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 30
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Stations de gel hydroalcooliqueqté 8

Catering

Courses

Conseils

Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires d’ouverture, les temps forts et le parcours prévu afin que les entreprises puissent confirmer leur participation sur une base claire.
Fermez les inscriptions au moins 3 à 5 jours avant l’événement pour traiter les demandes alimentaires, préparer les badges nominatifs et transmettre les informations pratiques aux visiteurs.
Dessinez le plan du site avec les emplacements des entreprises, les parkings, les tentes et les points d’accueil. Faites tester le parcours par une personne qui ne connaît pas les lieux : les accès mal indiqués sont souvent repérés trop tard.
Calculez la restauration à partir du nombre d’inscrits, puis prévoyez une marge de 10 % pour les boissons, les assiettes et les couverts. Achetez les produits frais à conserver au froid le plus près possible de l’ouverture et refroidissez les boissons à l’avance.
Réservez une plage d’installation d’au moins 2 heures avant l’accueil du public pour monter les tentes, placer tables et chaises, poser les panneaux, passer les câbles et tester le son avec les microphones sans fil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les entreprises, d’ouvrir les inscriptions, de préparer le plan du site et de coordonner les fournisseurs sans devoir tout finaliser dans les derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une journée portes ouvertes ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date, avec le programme, l’adresse, les informations de stationnement et le lien d’inscription. Faites un rappel 5 à 7 jours avant l’événement.
Quand préparer les badges et les dossiers visiteurs ?: Préparez-les après la clôture des inscriptions, généralement 3 à 5 jours avant l’ouverture. Gardez une petite réserve de badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour installer le site ?: Bloquez au moins 2 heures avant l’arrivée du public, et davantage si les tentes, la sonorisation ou plusieurs zones de stationnement doivent être installées. Faites le contrôle des accès et le test technique une fois le montage terminé.

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