Tag der offenen Tür im Gewerbegebiet organisieren
Ein Tag der offenen Tür im Gewerbegebiet braucht mehr als offene Türen und ein Programm. Lege zuerst Datum, beteiligte Unternehmen und die Besucherroute fest, bevor du Einladungen verschickst oder Ausstattung bestellst. Danach folgen Anmeldungen, Parkplätze, Catering und die Abstimmung mit Lieferanten. Am Veranstaltungstag entscheiden klare Wegweiser, getestete Technik und vorbereitete Infopakete darüber, ob Besucher sich gut orientieren und die Unternehmen in Ruhe kennenlernen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Programm festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmende Unternehmen bestätigen
2 Personen
- 3
Geländeplan erstellen
2 Personen
- 4
Besucherroute festlegen
2 Personen
- 5
Parkplätze zuweisen
2 Personen
- 6
Einladungen gestalten
2 Personen
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Online-Anmeldeformular öffnen
- 9
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 10
Ernährungswünsche erfassen
- 11
Besucherinformationen versenden
2 Personen
- 12
Lieferantenabsprachen bestätigen
2 Personen
- 13
Cateringmengen festlegen
2 Personen
- 14
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
3 Personen
- 16
Kühlprodukte einkaufen
2 Personen
- 17
Getränke kühlen
2 Personen
- 18
Materialien zusammenstellen
3 Personen
- 19
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 20
Infopakete zusammenstellen
3 Personen
- 21
Wegweiser bereitlegen
2 Personen
- 22
Technik testen
2 Personen
- 23
Gelände und Zugänge kontrollieren
3 Personen
- 24
Zelte aufbauen
4 Personen
- 25
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 26
Informationsstand aufbauen
3 Personen
- 27
Firmenstände einrichten
6 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Wegweiser aufstellen
3 Personen
- 30
Parkroute markieren
3 Personen
- 31
Beschallungsanlage aufbauen
2 Personen
- 32
Beleuchtung installieren
3 Personen
- 33
Kaffeebereich einrichten
3 Personen
- 34
Buffet aufbauen
4 Personen
- 35
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 36
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
- 37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 38
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 39
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 40
Mitarbeiter einweisen
3 Personen
- 41
Eröffnungscheck durchführen
3 Personen
Event
- 42
Besucher empfangen
4 Personen
- 43
Besucher registrieren
3 Personen
- 44
Programm verteilen
2 Personen
- 45
Besucher zu den Ständen leiten
3 Personen
- 46
Führungen begleiten
4 Personen
- 47
Präsentationen ankündigen
- 48
Tonanlage bedienen
- 49
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 50
Snacks servieren
4 Personen
- 51
Getränke nachfüllen
3 Personen
- 52
Buffet auffüllen
3 Personen
- 53
Abfallstationen leeren
2 Personen
- 54
Toiletten zwischendurch kontrollieren
2 Personen
- 55
Beleuchtung kontrollieren
- 56
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 57
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 58
Anlage ausschalten
- 59
Speisen und Getränke sicher lagern
3 Personen
- 60
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 61
Zelte abbauen
4 Personen
- 62
Dekoration entfernen
3 Personen
- 63
Abfall sammeln
4 Personen
- 64
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 65
Gelände reinigen
4 Personen
- 66
Ausrüstung prüfen
2 Personen
- 67
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 68
Beschädigte Materialien separat ablegen
2 Personen
- 69
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 70
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 71
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
- 72
Verlorene Gegenstände sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 18
- KlappstühleAnz. 120
- StehtischeAnz. 10
- LoungebänkeAnz. 4
- HockerAnz. 16
- TischdeckenAnz. 18
- UmkleideracksAnz. 2
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
- KaffeetassenAnz. 80
- ServierplattenAnz. 80
- TellerAnz. 180
- DesserttellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 180
- ServiertablettsAnz. 12
- ServierschalenAnz. 18
- SuppenkellenAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlschränkeAnz. 2
- KühlboxenAnz. 6
- WarmhaltebehälterAnz. 4
- Soundanlage
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Wiederaufladbare TaschenlampenAnz. 6
- HandkarrenAnz. 2
- KabelmattenAnz. 12
Küche
- SchneidebretterAnz. 6
- KüchenbeileAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 8
- MessbecherAnz. 4
- RührschüsselnAnz. 6
- VorratsboxenAnz. 12
- FlaschenöffnerAnz. 6
- KüchenhockerAnz. 12
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonsAnz. 300
- BallonpumpenAnz. 4
- FirmenflaggenAnz. 12
- WegweiserAnz. 20
- InfotafelnAnz. 12
- KreidetafelnAnz. 8
- KreidestifteAnz. 16
- NamensschilderAnz. 80
- BadgehalterAnz. 80
- ProgrammflyerAnz. 350
- InfopaketeAnz. 250
- StifteAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 8
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-LampenAnz. 12
- AußenlampenAnz. 6
- BatterienAnz. 24
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfalltrennsäckeAnz. 80
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- BesenAnz. 4
- WischsetsAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 12
- MikrofasertücherAnz. 30
- HandseifenspenderAnz. 8
- HanddesinfektionsstationenAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mit Geländeplan und Besucherroute. Weise Parkplätze, Eingänge und die einzelnen Unternehmen früh zu und prüfe die Wege bei einem Rundgang; fehlende Beschilderung fällt meist erst auf, wenn die ersten Besucher eintreffen.
- Öffne das Online-Anmeldeformular mehrere Wochen vor dem Termin und erfasse neben der Personenzahl auch Ernährungswünsche. Verschicke die Besucherinformationen spätestens 3 bis 5 Tage vorher, damit Nachfragen zu Anfahrt und Parken nicht am Veranstaltungstag entstehen.
- Plane das Catering anhand der bestätigten Anmeldungen und trenne haltbare Einkäufe von Kühlprodukten. Getränke sollten am Vortag gekühlt werden; Warmhaltebehälter, Kühlschränke und Kühlboxen müssen zu den vorgesehenen Mengen passen.
- Teste Soundanlage und Funkmikrofone mindestens einen Tag vorher am tatsächlichen Aufbauort. Lege Verlängerungskabel, Kabelmatten und wiederaufladbare Taschenlampen bereit, damit Wege, Anschlüsse und Abendbereiche sicher funktionieren.
- Bereite Namensschilder, Infopakete und Wegweiser vor dem Aufbau vollständig vor. Zelte, Tische und Stühle lassen sich schneller aufstellen, wenn Mobiliar, Material und ein Handkarren nach Bereichen sortiert bereitstehen.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Tag der offenen Tür im Gewerbegebiet planen?
- Starte etwa 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Datum, Programm und der Zusage der teilnehmenden Unternehmen. Geländeplan, Einladungen, Anmeldungen und Lieferantenabsprachen brauchen danach feste Fristen.
- Wann sollte man die Einladungen verschicken?
- Verschicke die Einladungen idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher und öffne gleichzeitig das Online-Anmeldeformular. Eine Erinnerung 7 bis 10 Tage vor dem Termin erhöht die Zahl der verbindlichen Anmeldungen.
- Wie viele Parkplätze braucht ein Tag der offenen Tür?
- Rechne zunächst mit einem Parkplatz pro erwarteter Besuchergruppe beziehungsweise pro Auto und ergänze Plätze für Mitarbeitende, Lieferanten und mobilitätseingeschränkte Gäste. Lege die Zuweisung spätestens 2 Wochen vorher fest und kennzeichne sie im Geländeplan.
- Wann sollte man Technik und Zelte aufbauen?
- Baue Zelte, Tische und Stühle möglichst am Vortag auf, sofern Gelände und Wetter es zulassen. Teste die Technik nach dem Aufbau und kontrolliere Zugänge, Kabel und Besucherwege nochmals 1 bis 2 Stunden vor Beginn.
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