Checklist bedrijvenmarkt organiseren

Een bedrijvenmarkt staat of valt met een strakke voorbereiding van deelnemers, standindeling en bezoekersstroom. Leg eerst datum en programma vast, benader bedrijven en publiceer het aanmeldformulier. Daarna verwerk je aanmeldingen, verzamel je bedrijfsgegevens en maak je de indeling. In de laatste weken regel je catering, meubilair, techniek, vergunningen, bewegwijzering en naamkaartjes. Deze checklist bevat 75 taken en 57 spullen, zodat je ook stroom, registratie en presentaties niet op het laatste moment hoeft op te lossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Deelnemende bedrijven benaderen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotiemateriaal verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Bedrijfsgegevens verzamelen
Dieetwensen verzamelen
Standindeling maken
2 personen
Deelnemerslijst bijwerken
Catering reserveren
Meubilair reserveren
Techniek reserveren
Vergunningen controleren
Parkeerinformatie publiceren
Programma naar deelnemers sturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Bedrijfsborden printen
Routeborden printen
Presentaties verzamelen
Stroomplan opstellen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatie controleren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Standwanden plaatsen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Bedrijfsborden bevestigen
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Presentaties testen
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Routeborden plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen

Event

Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands wijzen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Bedrijfspresentaties begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Contactgegevens verzamelen
2 personen
Netwerkborrel begeleiden
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Standhouders uitchecken
2 personen

Nazorg

Standmaterialen afbouwen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Techniek loskoppelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Overgebleven catering sorteren
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Bedrijven bedankbericht sturen
Bezoekers opvolgen
2 personen
Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 18
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 10
Registratiebalie
Kledingrekkenaantal 2
Standwandenaantal 24
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Mengpaneel
Verlengkabelsaantal 10
Stekkerdozenaantal 12
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Bedrijfsbordenaantal 30
Standnummersaantal 30
Routebordenaantal 10
Tafelkledenaantal 18
Bloemstukkenaantal 8
Vlaggenaantal 12
Kleefhakenaantal 50
Kabelbindersaantal 100

Servies

Glazenaantal 150
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokjesbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Maatbekersaantal 3
Koelcontainersaantal 4

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stoffer en blikaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10
Handdoekrollenaantal 6
Toiletborstelsaantal 3

Overig

Naamkaartjeshoudersaantal 120
Pennenaantal 40
Notitieblokkenaantal 120
Polsbandjesaantal 150
Klembordenaantal 4
Verbanddozenaantal 2
Paraplubakkenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de standindeling zodra de eerste aanmeldingen binnen zijn en werk de deelnemerslijst daarna dagelijks bij. Zo kun je standnummers, bedrijfsborden en routeborden op tijd printen.
Stuur het definitieve programma en de parkeerinformatie uiterlijk 7 dagen vooraf naar alle deelnemers. Vermeld ook het opbouwmoment, de registratiebalie en waar presentaties moeten worden aangeleverd.
Maak per stand een stroomplan en noteer hoeveel verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn. Test laptop, beamer, projectiescherm, speakers en microfoon minimaal 2 uur voor de opening.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en geef het definitieve aantal cateringgasten uiterlijk 5 werkdagen vooraf door. Houd bij de registratiebalie naamkaartjes en een bijgewerkte deelnemerslijst klaar.
Plan een korte instructie voor vrijwilligers op de dag zelf, liefst 60 minuten voor binnenkomst van bezoekers. Wijs daarbij iemand aan voor registratie, iemand voor techniek en iemand voor vragen over stands en route.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijvenmarkt organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en het benaderen van bedrijven. Reserveer catering, meubilair en techniek zodra het verwachte aantal deelnemers bekend is, bij voorkeur uiterlijk 4 weken voor de markt.
Wanneer moet ik de standindeling van een bedrijvenmarkt maken?: Maak een eerste indeling zodra je ongeveer 50% van de aanmeldingen binnen hebt. Leg de definitieve indeling 10 tot 14 dagen vooraf vast, zodat standnummers, bedrijfsborden en routeborden nog op tijd kunnen worden gemaakt.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een bedrijvenmarkt?: Reken minimaal 2 uur voor tafels, stoelen, standwanden, registratiebalie, bewegwijzering en techniek. Plan 30 minuten extra als er een beamer, speakers, microfoon of meerdere stroompunten moeten worden getest.
Wanneer moet ik dieetwensen en catering aantallen doorgeven?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie 7 dagen voor het evenement. Geef het definitieve aantal personen en de dieetwensen uiterlijk 5 werkdagen vooraf aan de cateraar door.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.