Organiser un salon des entreprises sans rien oublier

Un salon des entreprises demande de coordonner les exposants, les inscriptions, les stands et la logistique dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le programme, puis sécurise rapidement les réservations de mobilier, de catering et de technique. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, préparer les badges, les panneaux et les présentations. Cette checklist te guide jusqu’au briefing des bénévoles et au rassemblement du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les entreprises participantes
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Distribuer le matériel promotionnel
2 personnes
Traiter les inscriptions
Collecter les informations de l’entreprise
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Réserver le catering
Réserver le mobilier
Réserver la technique
Vérifier les autorisations
Publier les informations de stationnement
Envoyer le programme aux participants
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les panneaux d'entreprise
Imprimer les panneaux de direction
Rassembler les présentations
Établir le plan électrique
Briefer les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer les panneaux de l'entreprise
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer les présentations d’entreprise
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Recueillir les coordonnées
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les matériaux du stand
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Débrancher la technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier le reste du catering
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux entreprises
Relancer les visiteurs
2 personnes
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 18
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 10
Comptoir d'inscription
Portants à vêtementsqté 2
Panneaux de standqté 24
Poteaux de balisageqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Table de mixage
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 12
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Panneaux d’entrepriseqté 30
Numéros de standqté 30
Panneaux de directionqté 10
Nappesqté 18
Compositions floralesqté 8
Drapeauxqté 12
Crochets adhésifsqté 50
Serre-câblesqté 100

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Conteneurs réfrigérésqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Poubellesqté 10
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 3

Autre

Porte-nomsqté 120
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 120
Braceletsqté 150
Presse-papiersqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Porte-parapluiesqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe la date, le programme et les horaires avant de contacter les entreprises : les exposants ont besoin de ces informations pour confirmer leur présence et préparer leur stand.
Ouvre les inscriptions suffisamment tôt pour recueillir les coordonnées de l’entreprise, les besoins alimentaires et les contraintes techniques. Relance les inscrits dont les informations manquent au plus tard une semaine avant le salon.
Réserve le mobilier, le catering et la technique dès que le nombre prévisionnel de participants est connu. Prévois notamment les tables, chaises, tables hautes, vidéoprojecteur, écran, sonorisation et rallonges.
Prépare la signalétique au moins quelques jours avant l’événement : badges nominatifs, panneaux d’entreprise, numéros de stand, panneaux de direction et informations de stationnement doivent correspondre à la dernière liste des participants.
Fais un test technique et un contrôle du plan électrique la veille. Vérifie les multiprises, rallonges, stations de recharge, microphones et présentations, puis rassemble le matériel et briefe les bénévoles avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des entreprises ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Fixe d’abord la date et le programme, puis contacte les entreprises et réserve le mobilier, le catering et la technique dès que les premières confirmations arrivent.
Quand envoyer les invitations pour un salon des entreprises ?: Envoie une première invitation 6 à 8 semaines avant le salon, avec le programme et le formulaire d’inscription. Prévois une relance environ 3 semaines avant, puis une dernière confirmation une semaine avant l’événement.
Combien de temps avant préparer les badges et les panneaux de stand ?: Prépare une version provisoire 10 jours avant, puis imprime la version définitive 2 à 3 jours avant le salon. Ce délai permet d’intégrer les nouvelles inscriptions et de corriger les changements d’entreprise ou de numéro de stand.
Que vérifier la veille d’un salon des entreprises ?: Contrôle la liste des participants, le plan des stands, le catering, les autorisations, la signalétique et le stationnement. Fais aussi un test d’au moins 30 minutes avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone.

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