Unternehmensmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Programm fest, bevor du Unternehmen anschreibst. Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf, damit Anmeldungen, Standaufteilung und Reservierungen nicht unter Zeitdruck entstehen.
• Veröffentliche das Anmeldeformular mit einer verbindlichen Frist, idealerweise 4 bis 6 Wochen vor der Messe. Erfasse dabei Firmendaten, Präsentationen und Ernährungswünsche in einer gemeinsamen Teilnehmerliste.
• Erstelle die Standaufteilung erst, wenn die wichtigsten Anmeldungen vorliegen, und aktualisiere sie bis etwa 7 Tage vor dem Termin. Berücksichtige dabei Standwände, Tische, Stromanschlüsse und die Laufwege.
• Reserviere Catering, Möbel und Technik nicht erst nach Eingang der letzten Anmeldung. Prüfe spätestens 3 bis 4 Wochen vorher, ob Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Ladestationen für alle Bereiche abgedeckt sind.
• Drucke Namensschilder, Firmenschilder, Standnummern und Wegweiser einige Tage vor der Messe. Weise die Freiwilligen am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten vor der Öffnung ein und lege Materialien, Kabelbinder sowie Klebehaken zentral bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Unternehmensmesse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Programm und der Ansprache der Unternehmen. Für größere Messen oder viele Aussteller sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.

Wann sollte das Anmeldeformular für eine Unternehmensmesse veröffentlicht werden?

Veröffentliche es etwa 6 bis 8 Wochen vor der Messe und setze eine Anmeldefrist 4 bis 6 Wochen vorher. So bleiben noch mindestens 2 Wochen für Standaufteilung, Beschilderung und Nachfragen.

Wie viele Tage vorher muss man Catering und Technik reservieren?

Reserviere Catering, Möbel und Technik mindestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin. Aktualisiere die Mengen nach Ablauf der Anmeldefrist und prüfe 7 Tage vorher die endgültigen Teilnehmerzahlen.

Was muss am Tag der Unternehmensmesse zuerst erledigt werden?

Plane den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn ein. Zuerst werden Registrierungstheke, Standwände, Tische und Stromversorgung aufgebaut; danach folgen Techniktest, Beschilderung und die Einweisung der Helfer.

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