Checklist para organizar una feria empresarial sin olvidos

Una feria empresarial necesita más que reservar una sala y colocar mesas. Primero se fijan la fecha y el programa, después se convocan las empresas y se gestionan sus datos, necesidades y presentaciones. En las últimas semanas se cierran el plano de stands, el catering, el mobiliario, la técnica y los permisos. Esta checklist reúne el trabajo de preparación, montaje y coordinación para que el día del evento cada empresa sepa dónde ir y qué debe llevar.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar con las empresas participantes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Distribuir material promocional
2 personas
Gestionar inscripciones
Recopilar datos de la empresa
Recoger preferencias dietéticas
Hacer el plano de puestos
2 personas
Actualizar la lista de participantes
Reservar el catering
Reservar mobiliario
Reservar técnica
Comprobar permisos
Publicar información de estacionamiento
Enviar el programa a los participantes
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir letreros de empresa
Imprimir señales de ruta
Recopilar las presentaciones
Elaborar el plan de electricidad
Instruir a los voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Instalar los paneles del stand
4 personas
Colgar los números de stand
2 personas
Colocar los carteles de la empresa
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Clasificar las tarjetas con nombres
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar presentaciones
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Colocar señales de ruta
2 personas
Comprobar los baños
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Indicar a los expositores sus stands
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir las tarjetas con nombres
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar las presentaciones de empresa
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Recopilar los datos de contacto
2 personas
Guiar el cóctel de networking
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Recoger la vajilla usada
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar la última ronda
Despedir a los visitantes
3 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

Desmontar los materiales del stand
4 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desconectar la técnica
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar el catering sobrante
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Enviar mensaje de agradecimiento a las empresas
Hacer seguimiento a los visitantes
2 personas
Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 18
Sillascant. 120
Mesas altascant. 10
Mostrador de registro
Percheroscant. 2
Paredes para standscant. 24
Postes separadorescant. 8

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 12
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Carteles de la empresacant. 30
Números de standcant. 30
Señales de rutacant. 10
Mantelescant. 18
Arreglos floralescant. 8
Banderascant. 12
Ganchos adhesivoscant. 50
Bridascant. 100

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Contenedores frigoríficoscant. 4

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Papeleracant. 10
Rollos de toallacant. 6
Escobillas de bañocant. 3

Otros

Portanombrescant. 120
Bolígrafoscant. 40
Bloc de notascant. 120
Pulserascant. 150
Portapapelescant. 4
Botiquinescant. 2
Paragüeroscant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la inscripción con suficiente margen para poder actualizar la lista de participantes, recopilar los datos de cada empresa y preparar tarjetas de nombre, carteles y números de stand sin trabajar a última hora.
No dejes el plano de puestos para el día anterior: reserva espacio para el mostrador de registro, los pasillos, las mesas altas y las zonas de presentación, y comprueba que cada stand tenga acceso a electricidad.
Pide las preferencias dietéticas junto con la inscripción y confirma el número final de asistentes al catering unos días antes. Así puedes ajustar las cantidades de comida, vasos, tazas, platos y cubiertos.
Recopila las presentaciones antes del montaje y prueba portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, mesa de mezclas, cables y regletas en conjunto, no por separado.
Prepara un briefing para los voluntarios con al menos 5 puntos: registro, orientación hacia los stands, estacionamiento, incidencias técnicas y persona responsable de cada decisión.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria empresarial?: Empieza al menos 8 semanas antes para fijar fecha y programa, contactar con las empresas y publicar la inscripción. Reserva catering, mobiliario y técnica en cuanto conozcas una previsión de asistentes.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de empresas participantes?: Procura cerrarla entre 7 y 10 días antes. Ese plazo permite actualizar el plano de puestos, imprimir la señalización, preparar las tarjetas de nombre y enviar el programa definitivo.
¿Qué material técnico necesita una feria empresarial?: Para las presentaciones suelen hacer falta un portátil, proyector, pantalla, altavoces, micrófono, mesa de mezclas, cables alargadores y regletas. Haz una prueba completa como mínimo 2 horas antes de la apertura.
¿Cuándo se prepara el plano de los stands?: Haz un primer plano cuando empiecen a llegar las inscripciones y una versión final 7 días antes. Revísalo de nuevo durante el montaje para confirmar pasillos, electricidad, registro y señalización.

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