Checklist pour organiser un salon des entreprises

Un salon des entreprises demande une coordination précise entre les exposants, les visiteurs et les prestataires. Commencez par réserver le lieu et définir le profil des participants, puis avancez vers le plan du salon, les inscriptions et les besoins techniques. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les fournisseurs, préparer les badges et vérifier les données des entreprises. Cette checklist vous aide à suivre l’ordre des démarches sans oublier les détails qui bloquent souvent l’accueil le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Définir le profil des participants
2 personnes
Inviter des entreprises
2 personnes
Créer le plan du salon
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Contacter les sponsors
2 personnes
Définir le service traiteur
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les autorisations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer la confirmation aux visiteurs
2 personnes
Vérifier les données de l’entreprise
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Concevoir la signalétique
Élaborer le programme
2 personnes
Confirmer les fournisseurs
Publier des messages promotionnels
2 personnes
Préparer les impressions
2 personnes
Rassembler le matériel du salon
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste d'inscription
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Numéroter les stands
2 personnes
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Tester le matériel de présentation
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Orienter les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Annoncer le programme
Animer le moment de networking
2 personnes
Animer le moment photo
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Annuler l'inscription des exposants
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Démonter les cloisons du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Couper l’électricité
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs
2 personnes
Remercier les exposants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 30
Chaises pour les visiteursqté 80
Tabourets de barqté 12
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Poubellesqté 8
Porte-manteauxqté 4
Panneaux de standqté 30
Nappesqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Cuillères à caféqté 120
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 8
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 24

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Écrans de présentationqté 2
Câbles HDMIqté 4
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 12
Batteries externesqté 6
Microphone
Tiroirs-caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampadairesqté 6

Décoration

Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 30
Panneaux de directionqté 12
Bannières enroulablesqté 6
Compositions floralesqté 8
Pancartes de tableqté 30

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Lanyardsqté 180
Sets de stylosqté 12
Bacs d'inscriptionqté 4
Formulaires visiteursqté 200

Communication

Brochures du programmeqté 200
Annuaires d'entreprisesqté 200
Cartes d’évaluationqté 150
Flyersqté 500
Ruban adhésifqté 12
Jeux de ciseauxqté 6
Marqueurs permanentsqté 24
Pâte adhésiveqté 12

Sécurité

Passe-câblesqté 20
Tapis antidérapantsqté 12
Lampes de pocheqté 4
Gilets réfléchissantsqté 8

Emballage

Caisses de rangementqté 20
Boîtesqté 20
Étiquettesqté 200

Conseils

Réservez le lieu avant d’ouvrir les inscriptions : vous aurez besoin de connaître la capacité, les horaires d’accès, les zones d’exposition et les possibilités de branchement pour établir le plan du salon.
Attribuez les emplacements après avoir recueilli les besoins des entreprises. Demandez notamment la puissance électrique, le matériel de présentation et les contraintes de stand au moins 3 semaines avant l’événement.
Fermez les inscriptions à une date précise, puis prévoyez 2 à 3 jours pour vérifier les données des entreprises, corriger les doublons et préparer les badges nominatifs dans le bon ordre.
Testez chaque écran, ordinateur portable, câble HDMI et multiprise avant l’ouverture. Faites un essai complet sur place au moins 1 jour à l’avance, car les prises sont souvent trop peu nombreuses ou mal placées.
Dimensionnez l’accueil et la restauration à partir des inscrits confirmés, puis ajoutez une marge de 10 %. Préparez séparément les besoins alimentaires et installez la table d’inscription, les porte-manteaux et les poubelles avant l’arrivée du premier visiteur.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon des entreprises ?: Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Les premières semaines servent à réserver le lieu, définir les participants et contacter les entreprises et les sponsors.
Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des entreprises ?: Ouvrez le formulaire environ 8 à 10 semaines avant l’événement, une fois le lieu, le programme provisoire et les informations pratiques définis. Fixez une date de clôture 10 à 14 jours avant le salon pour traiter les inscriptions.
Combien de temps faut-il pour préparer les badges des visiteurs ?: Prévoyez au moins 2 jours après la clôture des inscriptions pour vérifier les noms, les entreprises et les doublons. Imprimez ensuite les badges 1 à 3 jours avant l’ouverture et triez-les par ordre alphabétique ou par groupe.
Quand confirmer les besoins techniques des exposants ?: Recueillez-les au plus tard 3 semaines avant le salon, puis confirmez-les avec chaque exposant 7 jours avant. Testez le matériel et les branchements sur place la veille, avec des câbles et multiprises de rechange.

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