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Firmenmesse organisieren: Die komplette Checkliste

Eine Firmenmesse braucht früh klare Zuständigkeiten: zuerst Ort, Zielgruppe und Standplanung, danach Einladungen, Anmeldungen und Technik. Plane die Besucherführung ebenso konkret wie die Präsentationsflächen und das Catering. Zwei bis drei Wochen vor dem Termin sollten Firmendaten, Ernährungswünsche, Drucksachen und Lieferanten feststehen. Am Veranstaltungstag helfen ein besetzter Registrierungstisch, sortierte Namensschilder und geprüfte Kabel dabei, Verzögerungen am Einlass zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Teilnehmerprofil festlegen

    2 Personen

  • Unternehmen einladen

    2 Personen

  • Messeplan erstellen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Sponsoren ansprechen

    2 Personen

  • Catering festlegen

    2 Personen

  • Technikbedarf abfragen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherbestätigung versenden

    2 Personen

  • Firmendaten prüfen

    2 Personen

  • Namensschilder gestalten

  • Beschilderung entwerfen

  • Programm erstellen

    2 Personen

  • Lieferanten bestätigen

  • Werbebeiträge veröffentlichen

    2 Personen

  • Drucksachen vorbereiten

    2 Personen

  • Messematerialien einsammeln

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Namensschilder sortieren

    2 Personen

  • Registrierungsliste drucken

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Stände nummerieren

    2 Personen

  • Stromanschlüsse anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial testen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Ausstellende anmelden

    2 Personen

  • Letzte Standkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher orientieren

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet sauber halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Programm ankündigen

  • Networking begleiten

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller abmelden

    2 Personen

  • Standmaterial sammeln

    4 Personen

  • Standwände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Strom ausschalten

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Gemietete Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Dankeschön an Besucher senden

    2 Personen

  • Aussteller bedanken

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • AusstellungstischeAnz. 30
  • Besucher-StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • Registrierungstisch
  • BuffetischeAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 4
  • StandwändeAnz. 30
  • TischdeckenAnz. 30

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 120
  • TellerAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • KühlboxenAnz. 6
  • ServierbretterAnz. 8
  • ServierschalenAnz. 12
  • ZangenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 24

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • PräsentationsbildschirmeAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 4
  • SteckdosenleistenAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • PowerbanksAnz. 6
  • Mikrofon
  • KassenladeAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • StehlampenAnz. 6

Dekoration

  • FirmenschilderAnz. 30
  • RichtungsschilderAnz. 12
  • Roll-Up-BannerAnz. 6
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • TischschilderAnz. 30

Reinigung

  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesenAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Registrierung

  • NamensschilderAnz. 180
  • BadgehalterAnz. 180
  • LanyardsAnz. 180
  • StiftesetsAnz. 12
  • RegistrierungsboxenAnz. 4
  • BesucherformulareAnz. 200

Kommunikation

  • ProgrammhefteAnz. 200
  • FirmenverzeichnisseAnz. 200
  • BewertungskartenAnz. 150
  • FlyerAnz. 500
  • KlebebandAnz. 12
  • Scheren-SetsAnz. 6
  • PermanentmarkerAnz. 24
  • KlebestiftAnz. 12

Sicherheit

  • KabelmattenAnz. 20
  • Rutschfeste MattenAnz. 12
  • TaschenlampenAnz. 4
  • WarnwestenAnz. 8

Verpackung

  • AufbewahrungsboxenAnz. 20
  • KartonsAnz. 20
  • EtikettenAnz. 200

Tipps

  • Reserviere den Veranstaltungsort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher und prüfe dabei Stromanschlüsse, Standflächen, Lagerraum sowie die zulässige Besucherzahl. Diese Angaben bestimmen später Messeplan, Mobiliar und Technik.
  • Öffne das Anmeldeformular spätestens 4 Wochen vor der Messe. Frage neben Name und Unternehmen auch Ernährungswünsche, benötigte Technik und die gewünschte Standgröße ab, damit Nachfragen nicht in der letzten Woche entstehen.
  • Schließe die Standzuweisung 2 bis 3 Wochen vor dem Termin ab und verschicke danach die Besucherbestätigung. Prüfe Firmennamen und Ansprechpartner noch einmal, bevor Namensschilder, Beschilderung und Drucksachen in Produktion gehen.
  • Plane die Technik nicht nur nach Geräten: Für jeden Präsentationsbildschirm brauchst du passende HDMI-Kabel, eine Steckdosenleiste und einen erreichbaren Anschluss. Teste Laptop, Bildschirme und Kabel spätestens am Vortag gemeinsam.
  • Rechne beim Catering mit ungefähr 1 Liter Wasser pro Person und Veranstaltungstag sowie ausreichend Tassen, Gläser, Teller und Besteck für die geplante Besucherzahl. Stelle Kühlboxen und Kühlelemente früh bereit, weil sie am Messetag häufig vergessen oder zu spät gekühlt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Firmenmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Zielgruppe und Standkonzept. Einladungen und Anmeldungen sollten etwa 4 Wochen vor dem Termin laufen, damit du Besucherzahlen und Catering planen kannst.
Was gehört auf eine Firmenmesse-Checkliste?
Neben Ort, Einladungen und Standplan gehören Anmeldungen, Genehmigungen, Sponsoren, Catering, Technik, Beschilderung und Namensschilder dazu. Plane außerdem Registrierungstisch, Standwände, Tische, Stühle, Abfallbehälter sowie Gläser und Geschirr für die erwartete Besucherzahl ein.
Wann sollte man die Einladungen zur Firmenmesse verschicken?
Verschicke die Einladungen ungefähr 4 bis 6 Wochen vor der Messe und öffne gleichzeitig das Anmeldeformular. Eine erste Erinnerung nach 10 bis 14 Tagen hilft, die Teilnehmerzahl rechtzeitig zu stabilisieren.
Wie viel Catering braucht man für eine Firmenmesse?
Plane pro Person etwa 1 Liter Wasser für den Veranstaltungstag und passe Speisen, Geschirr und Kühlung an die bestätigte Besucherzahl an. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 2 Wochen vorher und bestätige die Liefermenge 3 bis 5 Tage vor der Messe.

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