Checklist para organizar una feria empresarial sin olvidos

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Reserva el lugar antes de abrir las inscripciones y comprueba con antelación qué permisos exige el recinto. Sin una capacidad y una distribución confirmadas, no puedes asignar puestos con seguridad.
• Cierra el plano de la feria antes de enviar las confirmaciones. Deja espacio para la mesa de registro, las mesas de exposición, el buffet, los pasillos y las zonas donde se necesiten tomas de corriente.
• Pide a cada empresa sus necesidades técnicas junto con sus datos de inscripción: pantalla, portátil, HDMI, regletas y otros equipos. Fija una fecha límite de al menos 7 días antes para poder comprobar el material.
• Recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar el catering y calcula las cantidades según el número final de asistentes. Confirma al proveedor y el menú varios días antes, no durante el montaje.
• Prepara acreditaciones, señalización y material impreso antes de la última semana. Ordena las acreditaciones por empresa o apellido y prueba las pantallas, cables y máquinas de café antes de abrir las puertas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria empresarial?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varias empresas. Reserva primero el lugar, define el perfil de los asistentes y contacta con patrocinadores; deja la confirmación final de proveedores y el material impreso para la última semana.

¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria empresarial?

Ábrelas cuando el lugar, la fecha, el horario y la distribución general estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra o revisa el registro entre 5 y 7 días antes para confirmar catering, acreditaciones y necesidades técnicas.

¿Qué material técnico necesito para una feria empresarial?

Como base, revisa portátil, pantallas de presentación, cables HDMI y regletas. Pide las necesidades de cada expositor al inscribirse y haz una prueba completa al menos un día antes del evento.

¿Cuándo hay que confirmar el catering y las dietas?

Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y envía el número definitivo al proveedor entre 5 y 7 días antes. Reserva algo de margen para cambios de última hora y verifica que haya tazas, vasos, platos y cubiertos suficientes.

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