Checklist para organizar una feria empresarial

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra las inscripciones antes de asignar los stands y comunica a cada responsable su número, ubicación y horario de montaje. Así evitas cambios de última hora en el plano.
• Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción y confirma el número final de comensales al pedir el catering. Haz la confirmación definitiva al menos 3 días antes.
• Prepara las acreditaciones, carpetas para expositores, programa y señalización con varios días de margen. Reserva tiempo para revisar nombres, números de stand y posibles errores de impresión.
• Comprueba los equipos antes del montaje: portátil, tableta, impresora, proyector, micrófono, altavoces, cables alargadores, regletas y estaciones de carga. Haz una prueba de sonido y presentación al menos 2 horas antes de recibir al público.
• Coordina las entregas y despeja el espacio antes de colocar mesas, paredes para stands, mostrador de registro y buffet. Revisa las rutas de evacuación después de montar para asegurarte de que siguen libres.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria empresarial?

Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varias empresas. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, asignar stands, confirmar catering, preparar materiales y coordinar entregas.

¿Cuándo se deben enviar las invitaciones a las empresas?

Envíalas entre 6 y 8 semanas antes de la feria y fija una fecha de inscripción 2 o 3 semanas antes del evento. Envía la confirmación final cuando tengas cerrados el stand, el horario y las necesidades dietéticas.

¿Cuándo hay que confirmar el catering de una feria empresarial?

Pide una primera estimación al recibir las inscripciones y confirma cantidades, preferencias dietéticas y horario de entrega al menos 3 días antes. Añade margen para el personal y los invitados confirmados de última hora.

¿Cuánto tiempo antes hay que montar los stands?

Planifica el montaje entre 3 y 4 horas antes de abrir la feria. Deja al menos 60 minutos adicionales para probar el proyector, la pantalla, el micrófono, los altavoces, la impresora y el punto de registro.

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