Organiser un salon des entreprises sans rien oublier
Un salon des entreprises repose sur une coordination précise entre participants, exposants, prestataires et équipe d’accueil. Commence par établir la liste des participants, inviter les entreprises et suivre les inscriptions jusqu’aux confirmations. Ensuite, répartis les stands, attribue les numéros et transmets à chaque exposant les informations pratiques. Les dernières étapes concernent le plan de salle, les badges, la signalétique, le matériel, le catering et la réception des livraisons.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des participants
Inviter des entreprises
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Envoyer les confirmations
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les exposants
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Informer les exposants
Confirmer les réservations
Commander le catering
Établir le planning du personnel
Coordonner les livraisons
Élaborer le plan
2 personnes
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Créer les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
Créer les dossiers des exposants
2 personnes
Imprimer la signalisation
Imprimer le programme
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Libérer de l’espace
4 personnes
Nettoyer le sol et l'entrée
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Aménager la table de présentation
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Marquer les repas diététiques
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Orienter les exposants vers leurs stands
2 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
2 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes
Événement
Ouvrir l’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Encadrer les séances photo
Accompagner le départ des visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
Démonter le catering
3 personnes
Rassembler le matériel
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Stocker les objets restants
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de standqté 25
- Tables de bièreqté 10
- Chaisesqté 120
- Comptoir d'inscription
- Tables de buffetqté 4
- Tabourets de barqté 12
- Panneaux de standqté 25
- Portants à vêtementsqté 4
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Tabletteqté 2
- Imprimante
- Tiroir-caisse
- Vidéoprojecteur
- Écran de projection
- Micro sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Stations de rechargeqté 3
- Cliqueur de présentation
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verres à eauqté 120
- Verres à vinqté 100
- Assiettesqté 120
- Fourchettesqté 120
- Couteauxqté 120
- Cuillèresqté 120
- Cuillères à caféqté 120
- Plateaux de serviceqté 15
- Pinces de serviceqté 10
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 6
- Planches à découperqté 4
- Couteau de chefqté 4
- Bacs de rangementqté 12
- Carafes de serviceqté 6
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 3
Décoration
- Nappesqté 30
- Décoration végétaleqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Porte-nomsqté 30
- Panneaux d'informationqté 8
- Mur photo
Éclairage
- Lampes LEDqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 10
- Balais à mainqté 3
- Aspirateur
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Chariots de ménageqté 2
Catering
- Courses
Inscription
- Supports de badges nominatifsqté 150
- Badges nominatifsqté 150
- Lanyardsqté 150
- Stylosqté 40
- Presse-papiersqté 6
- Formulaires visiteursqté 150
- Dossiers des exposantsqté 25
- Braceletsqté 150
Présentation
- Flyers du programmeqté 150
- Plansqté 150
- Présentoirs à flyersqté 30
- Cadres A4qté 30
- Chevaletsqté 2
- Marqueursqté 20
- Ruban adhésifqté 10
- Ciseauxqté 6
- Agrafeusesqté 3
- Agrafesqté 10
- Serre-câblesqté 200
- Attaches-câblesqté 100
- Numéros de tableqté 25
- Panneaux indicateursqté 12
- Bannière d’entrée
- Bannières enroulablesqté 4
Conseils
- Fixe une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le salon. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster la répartition des stands.
- Attribue les numéros de stand avant d’envoyer les informations aux exposants. Indique le numéro, l’emplacement, les horaires d’installation et le matériel prévu pour éviter les demandes de dernière minute.
- Prépare les badges nominatifs et les dossiers des exposants au moins 2 jours avant l’ouverture. Imprime quelques badges vierges pour corriger rapidement une erreur ou gérer une inscription tardive.
- Teste le vidéoprojecteur, l’écran, le micro sans fil, les haut-parleurs et les rallonges la veille. Vérifie aussi les multiprises et les stations de recharge, souvent oubliées lorsque plusieurs stands utilisent du matériel électronique.
- Planifie les livraisons et libère l’espace de réception avant l’arrivée du catering et des produits frais. Contrôle chaque livraison à son arrivée afin de repérer immédiatement un élément manquant ou endommagé.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un salon des entreprises ?
- Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant le salon. Garde une relance environ 2 semaines avant la date limite d’inscription, puis réserve les 10 derniers jours au traitement des réponses et aux confirmations.
- Quand attribuer les stands aux exposants ?
- Attribue les stands après la clôture principale des inscriptions, idéalement 2 à 3 semaines avant l’événement. Tu peux ensuite envoyer les numéros, le plan et les consignes d’installation dans un seul message.
- Combien de temps prévoir pour installer un salon des entreprises ?
- Prévois au minimum 3 heures pour installer les tables, panneaux, chaises, comptoir d’inscription et signalisation. Ajoute 30 à 60 minutes pour tester le matériel audiovisuel et vérifier les issues de secours.
- Quand commander le catering pour un salon des entreprises ?
- Confirme la commande au moins 7 à 10 jours avant le salon, une fois le nombre de participants suffisamment stable. Transmets les besoins alimentaires au prestataire avant la confirmation finale et vérifie les quantités à la livraison.
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