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Firmenmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Firmenmesse braucht mehr Vorlauf als nur die Buchung eines Raums. Du koordinierst Teilnehmer, Aussteller, Standnummern, Catering, Technik und Beschilderung so, dass am Veranstaltungstag niemand suchen muss. Beginne früh mit Einladungen und Anmeldungen, kläre danach Standflächen und Ernährungswünsche und plane die Lieferungen für den Aufbau. Diese Checkliste führt dich durch die wichtigsten Schritte bis zur Übergabe des aufgeräumten Raums.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmerliste zusammenstellen

  • Unternehmen einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Bestätigungen versenden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Aussteller einteilen

    2 Personen

  • Standnummern zuweisen

  • Standbetreiber informieren

  • Reservierungen bestätigen

  • Catering bestellen

  • Personaleinsatzplan erstellen

  • Lieferungen abstimmen

  • Lageplan ausarbeiten

    2 Personen

  • Fluchtwege überprüfen

    2 Personen

  • Namensschilder gestalten

  • Namensschilder drucken

  • Ausstellerordner erstellen

    2 Personen

  • Beschilderung drucken

  • Programm drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Lieferungen annehmen

    2 Personen

  • Raum freimachen

    4 Personen

  • Boden und Eingang reinigen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Registrierungstheke einrichten

    2 Personen

  • Präsentationstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten kennzeichnen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber zu den Ständen weisen

    2 Personen

  • Letzte Standkontrolle durchführen

    2 Personen

  • Teambriefing durchführen

    6 Personen

Event

  • Registrierung öffnen

    3 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fotomomente begleiten

  • Verabschiedung der Besucher begleiten

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Catering abbauen

    3 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall entsorgen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Möbel zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Gegenstände einlagern

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StehtischeAnz. 25
  • BiertischeAnz. 10
  • StühleAnz. 120
  • Registrierungstheke
  • BuffetischeAnz. 4
  • BarhockerAnz. 12
  • StandwändeAnz. 25
  • KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • TabletAnz. 2
  • Drucker
  • Kassenschale
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Kabelloses MikrofonAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadestationenAnz. 3
  • Präsentationsklicker

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 120
  • MesserAnz. 120
  • LöffelAnz. 120
  • KaffeelöffelAnz. 120
  • ServierschalenAnz. 15
  • ServierzangenAnz. 10

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ServierkannenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 30
  • PflanzendekorationAnz. 12
  • WimpelkettenAnz. 8
  • NamensschildhalterAnz. 30
  • InfotafelnAnz. 8
  • Fotowand

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 12
  • LichterkettenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • HandfegerAnz. 3
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Registrierung

  • NamensschildhalterAnz. 150
  • NamensschilderAnz. 150
  • LanyardsAnz. 150
  • StifteAnz. 40
  • KlemmbretterAnz. 6
  • BesucherformulareAnz. 150
  • AusstellerordnerAnz. 25
  • ArmbänderAnz. 150

Präsentation

  • ProgrammflyerAnz. 150
  • PläneAnz. 150
  • FlyerständerAnz. 30
  • A4-AushängeAnz. 30
  • FlipchartsAnz. 2
  • StifteAnz. 20
  • KlebebandAnz. 10
  • SchereAnz. 6
  • TackerAnz. 3
  • KlammernAnz. 10
  • KabelbinderAnz. 200
  • KabelbinderAnz. 100
  • TischnummernAnz. 25
  • WegweiserAnz. 12
  • Eingangsbanner
  • Roll-Up-BannerAnz. 4

Tipps

  • Verschicke Einladungen nicht erst kurz vor der Messe: Plane mindestens 6 bis 8 Wochen für Einladung, Anmeldung und Bestätigung ein. So bleibt Zeit, Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche zuverlässig zu erfassen.
  • Ordne Aussteller spätestens 2 bis 3 Wochen vorher ein und vergib feste Standnummern. Informiere jeden Standbetreiber mit Lageplan, Aufbauzeit und den benötigten Unterlagen.
  • Prüfe Technik und Stromversorgung mindestens 7 Tage vor Beginn. Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher, Präsentationsklicker und alle Verlängerungskabel gemeinsam statt nur einzeln.
  • Bestelle Catering nach der bestätigten Teilnehmerzahl und melde Änderungen spätestens 3 bis 5 Tage vorher. Plane neben Speisen auch Tassen, Gläser, Teller, Besteck, Servierschalen und Servierzangen ein.
  • Lege am Vortag einen festen Aufbauablauf fest: Raum freimachen, Standwände und Tische stellen, Registrierungstheke einrichten, Beschilderung anbringen und Lieferungen annehmen. Drucke Namensschilder, Programm und Ausstellerordner mit Reserveexemplaren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Firmenmesse organisieren?
Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In dieser Zeit lassen sich Unternehmen einladen, Anmeldungen bearbeiten, Aussteller einteilen und Catering sowie Technik verbindlich planen.
Wann müssen Einladungen für eine Firmenmesse verschickt werden?
Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Setze eine Anmeldefrist rund 2 bis 3 Wochen vor der Messe, damit Bestätigungen, Namensschilder und Cateringzahlen rechtzeitig fertig werden.
Was muss man für eine Firmenmesse an Technik vorbereiten?
Plane mindestens einen Laptop, gegebenenfalls Tablet und Drucker sowie Beamer, Leinwand, kabelloses Mikrofon, Lautsprecher, Präsentationsklicker und Ladestationen ein. Prüfe alles spätestens 7 Tage vorher und halte passende Verlängerungskabel bereit.
Wann sollte das Catering für eine Firmenmesse bestellt werden?
Bestelle das Catering, sobald die erste Teilnehmerzahl belastbar ist, meist 3 bis 4 Wochen vorher. Bestätige die endgültige Menge und Ernährungswünsche spätestens 3 bis 5 Tage vor der Messe.

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