Checklist voor een bedrijfsterreinbarbecue

Een bedrijfsterreinbarbecue vraagt meer voorbereiding dan alleen vlees en barbecues regelen. Je moet vooraf weten hoeveel collega’s komen, welke dieetwensen er zijn en of het terrein stroom, schaduw en voldoende ruimte biedt. Reserveer barbecues en partytenten op tijd en geef de definitieve aantallen pas door nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Op de dag zelf draait alles om een strakke opbouw: eerst terrein, tenten, tafels en stroom, daarna buffet, drankstation en barbecue.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en terrein vastleggen
2 personen
Barbecues reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Stroompunten controleren
2 personen
Weersverwachting controleren
Definitieve aantallen doorgeven
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Vlees en vegetarische producten koelen
2 personen
Decoratie sorteren
2 personen
Barbecuegereedschap controleren
2 personen
Locatie schoon en leeg maken
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Barbecue opstellen
3 personen
Buffettafels inrichten
3 personen
Drankenstation inrichten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Salades en sauzen voorbereiden
4 personen
Groenten en brood snijden
3 personen
Vlees uit de koeling halen
2 personen
Barbecues aansteken
3 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Barbecueën
5 personen
Salades en bijgerechten aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Restanten gekoeld opbergen
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Barbecues veilig doven
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval scheiden en afvoeren
3 personen
Servies en keukenspullen afwassen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten controleren en verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 55
Buffettafelsaantal 3
Statafelsaantal 4
Tafelkleedhoezenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 60
Herbruikbare kommenaantal 60
Herbruikbare glazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 50
Besteksetsaantal 60
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Gasbarbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 6
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 2
Aluminium schalenaantal 12
Keukenpincettenaantal 4
Barbecuetangenaantal 6
Barbecuekwastenaantal 3

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 10
Naamkaartjesaantal 60

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Kratten voor retourflessenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk één week voor de barbecue. Zo kun je vegetarische producten, salades en sauzen gericht inkopen in plaats van op het laatste moment bij te bestellen.
Controleer minimaal twee dagen vooraf waar de stroompunten zitten en hoeveel verlengkabels en stekkerdozen nodig zijn. Koffiezetapparaten, waterkokers en verlichting mogen geen kabels door looppaden veroorzaken.
Plan de opbouw in deze volgorde: terrein leegmaken, partytenten plaatsen, tafels en stoelen neerzetten, barbecues aansluiten en pas daarna het buffet en drankenstation inrichten. Reken voor een middelgrote bedrijfsgroep op minstens 2 uur opbouwtijd.
Koel dranken, vlees en vegetarische producten afzonderlijk en haal het vlees pas vlak voor het aansteken uit de koeling. Zet koelboxen al klaar voordat gasten arriveren; een warm drankenstation zorgt binnen het eerste uur voor onnodige rijen.
Controleer de weersverwachting uiterlijk 48 uur vooraf en bepaal dan of extra tentruimte nodig is. Leg vlaggenlijnen en tafeldecoraties pas klaar nadat de tafels staan, zodat ze tijdens de opbouw niet beschadigen of in de weg liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een bedrijfsterreinbarbecue organiseren?: Leg datum, terrein, barbecues en partytenten bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken van tevoren, zodat je dieetwensen en aantallen tijdig kunt verwerken.
Wanneer moet ik de definitieve aantallen voor de barbecue doorgeven?: Geef de definitieve aantallen ongeveer 7 dagen vooraf door. Gebruik daarna nog één korte controle van de aanmeldingen om ontbrekende dieetwensen en afmeldingen te vinden.
Hoeveel tijd heb je nodig om een bedrijfsterreinbarbecue op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur voor de opbouw van tenten, tafels, stoelen, barbecues, buffet en drankenstation. Voeg 30 minuten toe als stroompunten ver van de opstelling liggen of als het terrein eerst leeg en schoon moet worden gemaakt.
Wanneer moet ik vlees en drank voor een bedrijfsterreinbarbecue inkopen?: Koop houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en haal gekoeld vlees, vegetarische producten en dranken uiterlijk de dag ervoor in huis. Koel de producten direct en zet drank en ingrediënten op de dag zelf pas klaar wanneer de opbouw bijna klaar is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.