Checklist para organizar una barbacoa en el recinto de la empresa
Una barbacoa en el recinto de la empresa necesita más coordinación que una comida informal: hay que confirmar asistentes, dietas, electricidad, barbacoas y un plan alternativo para el tiempo. Empieza por fijar la fecha y reservar el espacio y las barbacoas; después controla inscripciones y compras. El día anterior se enfrían las bebidas y se refrigeran la carne y los productos vegetarianos. El día del evento, deja al menos 90 minutos para montar carpas, mesas, buffet, bebidas y barbacoas antes de recibir a los invitados.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y recinto
2 personas
Reservar barbacoas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comunicar los números definitivos
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Refrigerar la carne y los productos vegetarianos
2 personas
Clasificar la decoración
2 personas
Comprobar los utensilios de barbacoa
2 personas
Dejar el lugar limpio y vacío
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la barbacoa
3 personas
Montar mesas de buffet
3 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Preparar ensaladas y salsas
4 personas
Cortar verduras y pan
3 personas
Sacar la carne de la nevera
2 personas
Encender las barbacoas
3 personas
Evento
Recibir a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Hacer barbacoa
5 personas
Reponer ensaladas y guarniciones
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger vajilla y residuos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Guardar los sobrantes en frío
2 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar las barbacoas de forma segura
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Separar y desechar los residuos
3 personas
Lavar la vajilla y los utensilios de cocina
3 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Vaciar y limpiar las neveras portátiles
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Comprobar y repartir los sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesascant. 6
- Sillascant. 55
- Mesas de buffetcant. 3
- Mesas altascant. 4
- Fundas para mantelescant. 10
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 60
- Cuencos reutilizablescant. 60
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 50
- Cubiertoscant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Barbacoas de gascant. 3
- Botellas de gascant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cuencos para mezclarcant. 6
- Jarras medidorascant. 2
- Bandejas de aluminiocant. 12
- Pinzas de cocinacant. 4
- Pinzas para barbacoacant. 6
- Brochas para barbacoacant. 3
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Decoraciones de mesacant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 60
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Linternas a pilascant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cajas para botellas retornablescant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes y comunica entonces el número definitivo. Ese dato determina la compra de carne, opciones vegetarianas, bebidas, vajilla y espacio para mesas y sillas.
- Recoge las preferencias dietéticas junto con la inscripción, no el día del evento. Separa los productos vegetarianos de la carne desde la compra y utiliza bandejas y utensilios diferenciados para evitar confusiones.
- Comprueba la electricidad al menos una semana antes: las máquinas de café, teteras, cables alargadores y regletas deben quedar cerca de puntos seguros, sin cruzar las zonas de paso ni quedar expuestos a la lluvia.
- Calcula las bebidas por fases: para la primera hora, prevé 2 o 3 bebidas por persona; añade agua y bebidas sin alcohol y enfría una parte el día anterior. Las neveras portátiles deben estar listas antes de montar la estación de bebidas.
- No dejes el cierre para el último minuto. Reserva al menos 45 minutos para apagar y recoger las barbacoas, retirar alimentos, desmontar carpas y dejar el recinto limpio y vacío según las condiciones acordadas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una barbacoa de empresa?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto y las barbacoas y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones entre 5 y 7 días antes para poder comprar con cantidades definitivas.
- ¿Cuánta bebida necesito para una barbacoa de empresa?
- Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y ofrece también agua y opciones sin alcohol. Enfría la mayor parte el día anterior y reserva espacio en las neveras para reponer durante el evento.
- ¿Cuándo debo comprobar el tiempo y preparar un plan alternativo?
- Consulta el pronóstico 5 días antes y vuelve a comprobarlo la víspera. Si hay riesgo de lluvia, confirma con tiempo las carpas y revisa que las zonas de electricidad y circulación queden protegidas.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para montar una barbacoa en la empresa?
- Reserva al menos 90 minutos antes de la llegada de los invitados para montar carpas, mesas, buffet, estación de bebidas, vajilla y barbacoas. Añade unos 45 minutos al final para recoger y dejar el recinto limpio.
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