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Checkliste für ein Firmenbetrieb-Barbecue

Ein Firmenbetrieb-Barbecue steht und fällt mit guter Vorbereitung: Gelände, Grills, Strom, Anmeldungen und Verpflegung müssen rechtzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Termin und Ort, verschicke dann die Einladungen und sammle verbindliche Rückmeldungen inklusive Ernährungswünschen. In den letzten Tagen klärst du Teilnehmerzahl, Einkauf, Kühlung und Wetter. Am Veranstaltungstag folgen Aufbau, Buffet, Getränkestation und Grillbereich in einer festen Reihenfolge.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Gelände festlegen

    2 Personen

  • Grills reservieren

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Fleisch und vegetarische Produkte kühlen

    2 Personen

  • Dekoration sortieren

    2 Personen

  • Grillwerkzeug prüfen

    2 Personen

  • Location sauber und leer hinterlassen

    3 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Grill aufstellen

    3 Personen

  • Buffettische einrichten

    3 Personen

  • Getränkestation einrichten

    2 Personen

  • Geschirr und Besteck bereitstellen

    2 Personen

  • Salate und Saucen vorbereiten

    4 Personen

  • Gemüse und Brot schneiden

    3 Personen

  • Fleisch aus dem Kühlraum holen

    2 Personen

  • Grills anzünden

    3 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Grillen

    5 Personen

  • Salate und Beilagen auffüllen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Reste gekühlt aufbewahren

    2 Personen

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Grills sicher löschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    3 Personen

  • Geschirr und Küchenutensilien abwaschen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Kühlboxen leeren und reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste prüfen und verteilen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 2
  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 55
  • BuffetischeAnz. 3
  • StehtischeAnz. 4
  • TischdeckenhussenAnz. 10

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 60
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 60
  • Wiederverwendbare GläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 50
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

  • GasgrillsAnz. 3
  • GasflaschenAnz. 4
  • KühlboxenAnz. 6
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 6
  • MessbecherAnz. 2
  • AluminiumschalenAnz. 12
  • KüchenpinzettenAnz. 4
  • GrillzangenAnz. 6
  • GrillpinselAnz. 3

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • TischdekorationenAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 60

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 6
  • BatterielaternenAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Kisten für PfandflaschenAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Termin und Gelände möglichst 4 bis 6 Wochen vorher fest. Prüfe dabei Stromanschlüsse, Platz für Partyzelte sowie die Aufstellflächen für Grills, Tische und Buffet.
  • Setze eine Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor dem Barbecue. Erfasse neben der Personenzahl auch vegetarische Wünsche und andere Ernährungsanforderungen, damit der Einkauf nicht auf Schätzungen basiert.
  • Gib die endgültige Teilnehmerzahl spätestens 3 bis 5 Tage vorher an alle Beteiligten weiter. Erst danach lassen sich Fleisch, vegetarische Produkte, Salate, Brot, Getränke und Geschirr verlässlich einteilen.
  • Kühle Getränke sowie Fleisch und vegetarische Produkte getrennt und rechtzeitig. Prüfe Gasflaschen, Grillwerkzeug, Verlängerungskabel und Kaffeemaschinen am Vortag, statt fehlendes Material erst beim Aufbau zu bemerken.
  • Plane den Aufbau mit klaren Bereichen: Getränkestation, Buffet, Grill und Sitzplätze. Beginne am Veranstaltungstag früh genug, damit Zelte, Tische, Geschirr und vorbereitete Speisen stehen, bevor die Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Firmenbetrieb-Barbecue planen?
Beginne etwa 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Gelände, Grills und Einladungen. Die verbindliche Teilnehmerzahl sollte 3 bis 5 Tage vor dem Termin feststehen.
Wann sollte die Anmeldung für das Firmenbarbecue enden?
Setze die Anmeldefrist ungefähr 10 bis 14 Tage vor der Veranstaltung. So bleibt genug Zeit, Ernährungswünsche zu erfassen und Einkauf sowie Sitzplätze anzupassen.
Wie viele Grills braucht man für ein Firmenbetrieb-Barbecue?
Das hängt von Teilnehmerzahl und Grilltempo ab; plane nicht nur nach der Menge des Grillguts, sondern auch nach vegetarischen Produkten. Prüfe die benötigten Gasgrills und Gasflaschen spätestens am Vortag und teile den Grillbereich frühzeitig ein.
Was muss am Tag des Firmenbarbecues zuerst aufgebaut werden?
Beginne mit Partyzelten, Tischen und Stühlen sowie den Grill- und Buffetflächen. Danach richtest du Getränkestation, Geschirr und Besteck ein, bereitest Salate und Saucen vor und holst das Grillgut erst kurz vor dem Grillen aus der Kühlung.

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