Barbecue d’entreprise : la checklist pour ne rien oublier
Un barbecue d’entreprise demande plus qu’une liste de courses : il faut coordonner les inscriptions, le matériel, la chaîne du froid et l’installation sur place. Commence par réserver le terrain et les barbecues, puis fixe une date limite pour les réponses et les besoins alimentaires. Les quantités définitives se calculent quelques jours avant, quand tu connais le nombre de participants. Le jour J, prévois assez de temps pour monter les tentes, installer le buffet et mettre les boissons au frais.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le terrain
2 personnes
Réserver les barbecues
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Communiquer les chiffres définitifs
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Réfrigérer la viande et les produits végétariens
2 personnes
Trier la décoration
2 personnes
Vérifier le matériel de barbecue
2 personnes
Nettoyer et vider le lieu
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le barbecue
3 personnes
Installer les tables de buffet
3 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Préparer les salades et les sauces
4 personnes
Couper les légumes et le pain
3 personnes
Sortir la viande du réfrigérateur
2 personnes
Allumer les barbecues
3 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Faire un barbecue
5 personnes
Réapprovisionner les salades et les accompagnements
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ranger les restes au frais
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Éteindre les barbecues en toute sécurité
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Vérifier et répartir les restes
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 55
- Tables de buffetqté 3
- Tables hautesqté 4
- Housses de nappesqté 10
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 60
- Bols réutilisablesqté 60
- Verres réutilisablesqté 100
- Tasses à caféqté 50
- Couvertsqté 60
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Barbecues à gazqté 3
- Bouteilles de gazqté 4
- Glacièresqté 6
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
- Saladiersqté 6
- Verres doseursqté 2
- Plateaux en aluminiumqté 12
- Pinces de cuisineqté 4
- Pinces de barbecueqté 6
- Pinceaux à barbecueqté 3
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Décorations de tableqté 10
- Badges nominatifsqté 60
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes à pilesqté 8
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Caisses pour bouteilles consignéesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe la date limite des inscriptions au moins 10 jours avant le barbecue. Tu pourras ainsi confirmer les quantités de viande, d’options végétariennes, de salades et de boissons sans acheter au dernier moment.
- Vérifie les besoins alimentaires dès l’invitation, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la date limite. Sépare clairement les produits végétariens et les ustensiles utilisés pour les préparer.
- Contrôle les points d’alimentation avant de louer les machines à café, bouilloires et barbecues à gaz. Prévois les rallonges et multiprises nécessaires, mais garde les câbles hors des zones de passage.
- Réfrigère la viande et les produits végétariens dès leur arrivée et refroidis les boissons plusieurs heures avant l’accueil. Sors la viande du réfrigérateur seulement peu avant l’allumage des barbecues.
- Commence l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée des invités : tentes, tables, chaises, buffet, bar à boissons, vaisselle et décoration doivent être en place avant de lancer les barbecues.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un barbecue d’entreprise ?
- Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour réserver le terrain, les barbecues et le mobilier, puis envoyer les invitations. Garde les 7 derniers jours pour confirmer les inscriptions, les besoins alimentaires et les quantités.
- Quand confirmer le nombre de participants à un barbecue d’entreprise ?
- Fixe une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement. Communique les chiffres définitifs aux fournisseurs et à l’équipe d’organisation 5 à 7 jours avant, après une dernière relance.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour un barbecue d’entreprise ?
- Compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau, des boissons sans alcool et une marge de 10 % pour éviter de manquer pendant le service.
- À quelle heure installer un barbecue d’entreprise ?
- Commence l’installation 3 heures avant l’arrivée des invités si les tentes, tables et barbecues sont déjà disponibles sur place. Ajoute 30 à 60 minutes si le matériel doit être déchargé, monté et vérifié.
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