Wat heb je nodig voor een bedrijfscongres?

Voor een bedrijfscongres heb je meer nodig dan stoelen, koffie en een projector. De registratie, presentaties, catering en techniek moeten tegelijk werken, vaak al vanaf het eerste ontvangstuur. Gebruik deze boodschappenlijst om apparatuur, servies, meubilair en verbruiksmaterialen per onderdeel te controleren. Stem aantallen af op het definitieve aantal deelnemers, sprekers en medewerkers, en regel ontbrekende spullen uiterlijk enkele dagen vooraf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 14
Stoelenaantal 110
Spreektafel
Registratietafelaantal 2
Buffettafelsaantal 6
Statafelsaantal 8
Garderoberekkenaantal 2

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Presentatielaptop
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstandaard
Speakersaantal 2
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 3
HDMI-adaptersaantal 4
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Mobiele telefoonladersaantal 4

Servies

Dinerbordenaantal 120
Dessertbordenaantal 120
Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffielepelsaantal 120
Dinerbesteksetsaantal 120
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Waterkannenaantal 10
Koelboxenaantal 4
Serveerbladenaantal 10
Schaaltjesaantal 16
Opslagbakkenaantal 12
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Opscheptangenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 14
Naamkaartjesaantal 120
Naambadgehoudersaantal 120
Programmafoldersaantal 120
Welkomstbord
Richtingsbordenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Tafelnummersaantal 14

Verlichting

Staande lampenaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaakemmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Stofzuiger
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 2 kilogram
- Theezakjes - 200 stuks
- Zwarte thee - 60 zakjes
- Kruidenthee - 40 zakjes
- Groene thee - 40 zakjes
- Suiker - 2 kilogram
- Zoetjes - 200 stuks
- Halfvolle melk - 12 liter
- Havermelk - 6 liter
- Citroenen - 2 kilogram
- Plat mineraalwater - 80 flessen
- Bruisend mineraalwater - 60 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Tonic - 12 flessen
- Gemberbier - 12 flessen
- Appelsap - 12 liter
- Sinaasappelsap - 12 liter
- Alcoholvrij bier - 48 flesjes
- Bier - 96 flesjes
- Witte wijn - 18 flessen
- Rode wijn - 12 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Prosecco - 10 flessen
- IJsblokjes - 20 kilogram
- Miniquiches - 150 stuks
- Groenteloempia's - 150 stuks
- Gevulde wraps - 150 stuks
- Olijven - 3 kilogram
- Gemengde noten - 3 kilogram
- Paprikachips - 10 zakken
- Naturelchips - 10 zakken
- Tortillachips - 8 zakken
- Hummus - 3 kilogram
- Knoflooksaus - 2 liter
- Zoete chilisaus - 2 liter
- Mosterd - 1 liter
- Mayonaise - 2 liter
- Ketchup - 2 liter
- Gemengde sla - 8 kilogram
- Komkommers - 5 kilogram
- Cherrytomaten - 5 kilogram
- Paprika's - 4 kilogram
- Rode uien - 2 kilogram
- Feta - 3 kilogram
- Parmezaanse kaas - 2 kilogram
- Balsamicoazijn - 2 liter
- Olijfolie - 3 liter
- Zout - 500 gram
- Zwarte peper - 250 gram
- Oregano - 100 gram
- Basilicum - 100 gram
- Dinerbroodjes - 150 stuks
- Roomboter - 2 kilogram
- Soep - 15 liter
- Vegetarische hoofdgerechten - 25 porties
- Veganistische hoofdgerechten - 15 porties
- Glutenvrije hoofdgerechten - 8 porties
- Rijst - 8 kilogram
- Geroosterde groenten - 12 kilogram
- Aardappelgratin - 12 kilogram
- Chocolademousse - 100 porties
- Vers fruit - 12 kilogram
- Mini gebakjes - 150 stuks
- Koffielepeltjes voor suiker - 20 stuks
- Papieren servetten - 400 stuks
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 60 stuks
- Composteerbare afvalzakken - 30 stuks
- Afwasmiddel - 3 liter
- Allesreiniger - 3 liter
- Glasreiniger - 2 flessen
- Desinfecterende spray - 2 flessen
- Sponzen - 12 stuks
- Microvezeldoeken - 24 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Vloeibare handzeep - 8 flessen
- Handdesinfectiegel - 6 flessen
- Papieren handdoeken - 12 pakken
- Koord voor bewegwijzering - 100 meter
- Dubbelzijdige tape - 6 rollen
- Plakband - 6 rollen
- Markers - 12 stuks
- Pennetjes - 150 stuks
- Notitieblokken - 120 stuks
- A4-printpapier - 3 pakken
- Batterijen AA - 24 stuks
- Batterijen AAA - 24 stuks

Tips

Reken per deelnemer op één naamkaartje en print 5 tot 10 extra kaartjes voor last-minute wijzigingen. Leg de kaartjes alfabetisch klaar op de registratietafel, zodat ontvangst niet ophoopt.
Plan voor koffie en thee minimaal één koffiekopje, één koffielepel en twee drinkmomenten per deelnemer. Zet per 10 deelnemers ongeveer één thermoskan of vergelijkbare serveervoorziening klaar.
Controleer de presentatietechniek minstens 24 uur vooraf met de echte presentatielaptop. Neem naast HDMI-kabels ook minimaal één passende HDMI-adapter, twee stekkerdozen en voldoende verlengkabels mee.
Zet voor water tijdens het programma minstens één waterglas en één waterkan per 4 tot 6 deelnemers klaar. Voor een congres met een borrel of diner heb je daarnaast wijnglazen en complete dinerbesteksets nodig.
Reserveer voor registratie, sprekers en catering aparte tafels: minimaal één registratietafel, één spreektafel en voldoende buffettafels voor de gekozen opstelling. Controleer ook garderoberekken en statafels voordat de zaal wordt ingericht.

Veelgestelde vragen

Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een bedrijfscongres?: Voor een congres met vaste deelnemers plan je één stoel per aangemelde deelnemer, plus 5 tot 10 procent reserve. Bij 100 deelnemers betekent dat 105 tot 110 stoelen; tel sprekers en organisatoren mee als zij niet tussen de deelnemers zitten.
Hoeveel microfoons zijn nodig voor een bedrijfscongres?: Voor één spreker tegelijk volstaat meestal één draadloze microfoon, maar bij panelgesprekken heb je één microfoon per spreker nodig. Leg minimaal één reserve-exemplaar klaar en test alle microfoons uiterlijk 24 uur voor aanvang.
Hoeveel glazen en servies moet ik bestellen voor een congres?: Reken voor water op één glas per deelnemer plus 10 procent reserve. Voor koffie plan je één kopje en lepeltje per gelijktijdig koffiemoment; bij een diner zijn één dinerbord, één dessertbord en één dinerbestekset per etende gast nodig.
Wanneer moet ik de boodschappen voor een bedrijfscongres regelen?: Controleer houdbare boodschappen, servies en techniek uiterlijk één week vooraf. Koop verse dranken en andere gekoelde producten één tot twee dagen voor het congres en zet ze pas op de dag zelf koud.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.