Besorgungsliste für einen Firmenkongress

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane pro erwarteter Person mindestens ein Wasserglas und eine Kaffeetasse ein; bei einem Abendempfang brauchst du zusätzlich ein Weinglas und ein Abendbesteck-Set pro Person.
• Lege für jeden Vortrag einen HDMI-Adapter und mindestens ein passendes HDMI-Kabel bereit. Teste Präsentationslaptop, Projektor, Leinwand und Mikrofone spätestens am Vortag gemeinsam.
• Rechne bei Getränken für die erste Veranstaltungsstunde mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasserkannen für die Tische bereit. Getränke sollten mindestens zwei Stunden vor Beginn kalt stehen.
• Bestelle oder leihe Geschirr nicht exakt nach Teilnehmerzahl, sondern mit 10 Prozent Reserve. Besonders Kaffeelöffel, Wassergläser und Dessertteller fehlen schnell, wenn zwischendurch nicht gespült wird.
• Richte den Registrierungstisch mindestens 45 Minuten vor dem Einlass ein. Namensschilder, Anmeldeliste und Ersatzschilder gehören an denselben Platz, damit die Ausgabe nicht durch Nachfragen beim Technik- oder Cateringteam stockt.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Firmenkongress?

Plane pro Teilnehmer mindestens ein Dinner-Teller, ein Dessertteller, ein Wasserglas, eine Kaffeetasse, ein Kaffeelöffel und ein Abendbesteck-Set ein. Ergänze rund 10 Prozent Reserve; bei 100 Gästen sind das etwa 110 Stück je benötigter Kategorie.

Wie viele Getränke brauche ich für einen Firmenkongress?

Für die erste Stunde kannst du mit zwei bis drei Getränken pro Person rechnen, danach meist mit etwa einem Getränk pro Stunde. Bei 100 Teilnehmern brauchst du für die erste Stunde also ungefähr 200 bis 300 Getränke, zusätzlich zu Wasser in Wasserkannen.

Wann muss die Technik für den Firmenkongress bereitliegen?

Projektor, Leinwand, Präsentationslaptop, HDMI-Kabel, Adapter, Mikrofone, Lautsprecher und Mischpult sollten spätestens am Vortag gemeinsam getestet werden. Am Veranstaltungstag sollte die komplette Technik mindestens 60 Minuten vor dem ersten Vortrag betriebsbereit sein.

Wie früh muss ich Namensschilder und Registrierung vorbereiten?

Finalisiere die Anmeldeliste und drucke die Namensschilder spätestens 24 Stunden vor Beginn. Der Registrierungstisch sollte mindestens 45 Minuten vor dem Einlass stehen, inklusive alphabetischer Schilder, Anmeldeliste und Ersatzmaterial.