Que faut-il prévoir pour un congrès d’entreprise ?

Pour un congrès d’entreprise, les achats ne se limitent pas au café et aux bouteilles d’eau. Il faut aussi prévoir la vaisselle des repas, le matériel de présentation, les branchements et les éléments nécessaires à l’accueil des participants. Cette liste vous aide à vérifier les quantités avant le jour J, notamment pour les badges, les boissons fraîches et le service du buffet. Ajustez chaque volume au nombre d’inscrits confirmé.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 14
Chaisesqté 110
Table de prise de parole
Table d'inscriptionqté 2
Tables de buffetqté 6
Tables hautesqté 8
Portantsqté 2

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable de présentation
Microphones sans filqté 3
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 8
Chargeurs de téléphone portableqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 120
Cuillères à caféqté 120
Sets de couverts pour le dînerqté 120
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 10
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Petits bolsqté 16
Bacs de rangementqté 12
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pince de serviceqté 8

Décoration

Chemins de tableqté 14
Badges nominatifsqté 120
Supports de badges nominatifsqté 120
Brochures du programmeqté 120
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 8
Compositions floralesqté 8
Numéros de tableqté 14

Éclairage

Lampadairesqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Aspirateur
Bacs à vaisselleqté 3

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Sachets de thé - 200 pièces
- Thé noir - 60 sachets
- Infusions - 40 sachets
- Thé vert - 40 sachets
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 12 litres
- Lait d’avoine - 6 litres
- Citrons - 2 kilogram
- Eau minérale plate - 80 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 60 bouteilles
- Cola - 24 bouteilles
- Cola Zero - 24 bouteilles
- Sinas - 18 bouteilles
- Tonic - 12 bouteilles
- Ginger beer - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 12 litres
- Jus d'orange - 12 litres
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Bière - 96 bouteilles
- Vin blanc - 18 bouteilles
- Vin rouge - 12 bouteilles
- Rosé - 8 bouteilles
- Prosecco - 10 bouteilles
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Mini-quiches - 150 pièces
- Rouleaux de légumes - 150 pièces
- Wraps garnis - 150 pièces
- Olives - 3 kilogrammes
- Mélange de noix - 3 kilogrammes
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Chips tortilla - 8 sachets
- Houmous - 3 kilogrammes
- Sauce à l'ail - 2 litres
- Sauce sweet chili - 2 liter
- Moutarde - 1 litre
- Mayonnaise - 2 litres
- Ketchup - 2 liter
- Salade mixte - 8 kilogrammes
- Concombres - 5 kilogrammes
- Tomates cerises - 5 kilogrammes
- Poivrons - 4 kilogrammes
- Oignons rouges - 2 kilogrammes
- Feta - 3 kilogrammes
- Parmesan - 2 kilogrammes
- Vinaigre balsamique - 2 litres
- Huile d'olive - 3 litres
- Sel - 500 grammes
- Poivre noir - 250 grammes
- Origan - 100 gramme
- Basilic - 100 gramme
- Petits pains pour dîner - 150 pièces
- Beurre doux - 2 kilogrammes
- Soupe - 15 liter
- Plats principaux végétariens - 25 portions
- Plats principaux végétaliens - 15 portions
- Plats principaux sans gluten - 8 portions
- Riz - 8 kilogrammes
- Légumes rôtis - 12 kilogrammes
- Gratin dauphinois - 12 kilogrammes
- Mousse au chocolat - 100 portions
- Fruits frais - 12 kilogrammes
- Petits gâteaux - 150 pièces
- Petites cuillères à café pour le sucre - 20 pièces
- Serviettes en papier - 400 pièces
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Sacs poubelle - 60 pièces
- Sacs poubelle compostables - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 3 liter
- Nettoyant multiusage - 3 litres
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Chiffons en microfibre - 24 pièces
- Gants en caoutchouc - 12 paires
- Savon liquide pour les mains - 8 bouteilles
- Gel désinfectant pour les mains - 6 bouteilles
- Essuie-tout - 12 paquets
- Corde de signalisation - 100 mètres
- Ruban adhésif double face - 6 rouleaux
- Ruban adhésif - 6 rouleaux
- Marqueurs - 12 pièces
- Piquets - 150 pièces
- Blocs-notes - 120 unités
- Papier d'impression A4 - 3 ramettes
- Piles AA - 24 pièces
- Piles AAA - 24 pièces

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par participant et par pause, puis ajoutez 10 % de marge pour les verres oubliés ou utilisés plusieurs fois. Pour un congrès d’une journée, comptez généralement 3 à 4 verres par personne.
Pour le café, prévoyez une tasse par service et une marge de 10 à 15 %. Les thermos et les machines à café doivent être disponibles avant l’arrivée des participants, pas seulement au moment de la pause.
Vérifiez le matériel technique au moins 48 heures avant l’événement : projecteur, écran, ordinateur, câbles HDMI, adaptateurs, multiprises et rallonges. Testez chaque présentation avec l’ordinateur réellement utilisé sur place.
Préparez les badges nominatifs à partir de la liste d’inscription finale, idéalement la veille. Imprimez 5 à 10 badges vierges supplémentaires pour les inscriptions tardives ou les corrections de dernière minute.
Faites refroidir les boissons plusieurs heures avant l’ouverture des portes et installez les carafes d’eau sur les tables avant l’accueil. Pour le buffet, prévoyez les assiettes, couverts et cuillères de service en fonction du nombre de convives, avec environ 10 % de réserve.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour un congrès d’entreprise ?: Comptez au minimum un verre à eau par participant et par pause, avec 10 % de réserve. Pour une journée complète comprenant deux pauses et un repas, prévoyez environ 3 à 4 verres par personne si le lavage n’est pas organisé entre les services.
Combien de temps avant un congrès faut-il acheter les boissons ?: Achetez les boissons non périssables 3 à 5 jours avant le congrès. Mettez les boissons à refroidir plusieurs heures avant l’arrivée des participants et vérifiez la quantité finale après la clôture des inscriptions.
Quel matériel technique faut-il pour les présentations d’un congrès ?: Prévoyez un projecteur, un écran, un ordinateur portable de présentation, des câbles HDMI, les adaptateurs nécessaires, des multiprises et des rallonges. Faites un test complet au moins 48 heures avant, puis gardez un câble et un adaptateur de rechange sur place.
Combien de badges nominatifs imprimer pour un congrès ?: Imprimez un badge par participant inscrit à partir de la liste finale, puis ajoutez 5 à 10 badges vierges. Finalisez les données et lancez l’impression la veille afin de pouvoir corriger les derniers changements avant l’accueil.

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