Qué necesitas para un congreso de empresa

Para un congreso de empresa necesitas coordinar compras, material técnico y elementos de recepción sin dejar detalles para el último día. Esta lista reúne lo necesario para montar la sala, atender a los ponentes y ofrecer café, agua y comidas a los asistentes. Calcula las cantidades según el número final de inscritos y añade un pequeño margen para reposición. El material audiovisual y los adaptadores conviene comprobarlos antes de que llegue el primer ponente.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 14
Sillascant. 110
Mesa de oradores
Mesa de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 6
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 2

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátil de presentación
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soporte de micrófono
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 4
Regletascant. 6
Cables alargadorescant. 8
Cargadores de teléfono móvilcant. 4

Vajilla

Platos de cenacant. 120
Platos de postrecant. 120
Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 120
Copas de vinocant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Juegos de cubiertos para cenacant. 120
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 10
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 10
Cuencoscant. 16
Cajas de almacenamientocant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas para servircant. 8

Decoración

Manteles runnerscant. 14
Tarjetas de nombrecant. 120
Portanombrescant. 120
Folletos del programacant. 120
Cartel de bienvenida
Señales direccionalescant. 8
Arreglos floralescant. 8
Números de mesacant. 14

Iluminación

Lámparas de piecant. 6
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Escoba y recogedorcant. 2
Aspiradora
Fregaderoscant. 3

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilogramo
- Bolsitas de té - 200 unidades
- Té negro - 60 bolsitas
- Té de hierbas - 40 bolsas
- Té verde - 40 bolsas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 200 unidades
- Leche semidesnatada - 12 litros
- Leche de avena - 6 liter
- Limones - 2 kilogramos
- Agua mineral sin gas - 80 botellas
- Agua mineral con gas - 60 botellas
- Cola - 24 botellas
- Cola Zero - 24 botellas
- Refresco de naranja - 18 botellas
- Tónica - 12 botellas
- Ginger beer - 12 botellas
- Zumo de manzana - 12 litros
- Zumo de naranja - 12 litros
- Cerveza sin alcohol - 48 botellas
- Cerveza - 96 botellas
- Vino blanco - 18 botellas
- Vino tinto - 12 botellas
- Rosado - 8 botellas
- Prosecco - 10 botellas
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Miniquiches - 150 unidades
- Rollitos de verduras - 150 unidades
- Wraps rellenos - 150 piezas
- Aceitunas - 3 kilogramos
- Frutos secos mixtos - 3 kilogramos
- Patatas fritas de pimiento - 10 bolsas
- Patatas fritas naturales - 10 bolsas
- Nachos de tortilla - 8 bolsas
- Hummus - 3 kilogramos
- Salsa de ajo - 2 litros
- Salsa de chile dulce - 2 litros
- Mostaza - 1 litro
- Mayonesa - 2 liter
- Kétchup - 2 litros
- Ensalada mixta - 8 kilogram
- Pepinos - 5 kilogramos
- Tomates cherry - 5 kilogramos
- Pimientos - 4 kilogram
- Cebollas rojas - 2 kilogram
- Feta - 3 kilogram
- Queso parmesano - 2 kilogramos
- Vinagre balsámico - 2 litros
- Aceite de oliva - 3 litros
- Sal - 500 gramos
- Pimienta negra - 250 gramos
- Orégano - 100 gramos
- Albahaca - 100 gram
- Panecillos para la cena - 150 unidades
- Mantequilla - 2 kilogramos
- Sopa - 15 litros
- Platos principales vegetarianos - 25 porciones
- Platos principales veganos - 15 porciones
- Platos principales sin gluten - 8 raciones
- Arroz - 8 kilogramo
- Verduras asadas - 12 kilogramo
- Gratinado de patatas - 12 kilogramo
- Mousse de chocolate - 100 porciones
- Fruta fresca - 12 kilogramo
- Pastelitos mini - 150 unidades
- Cucharillas para azúcar - 20 unidades
- Servilletas de papel - 400 unidades
- Papel de cocina - 12 rollos
- Papel higiénico - 48 rollos
- Bolsas de basura - 60 unidades
- Bolsas de basura compostables - 30 unidades
- Lavavajillas - 3 litros
- Limpiador multiusos - 3 liter
- Limpiacristales - 2 botellas
- Spray desinfectante - 2 botellas
- Esponjas - 12 unidades
- Paños de microfibra - 24 unidades
- Guantes de goma - 12 pares
- Jabón líquido de manos - 8 botellas
- Gel desinfectante de manos - 6 botellas
- Toallas de papel - 12 paquetes
- Cordón para señalización - 100 metros
- Cinta de doble cara - 6 rollos
- Cinta adhesiva - 6 rollos
- Rotuladores - 12 unidades
- Bolígrafos - 150 unidades
- Cuadernos - 120 unidades
- Papel de impresión A4 - 3 paquetes
- Pilas AA - 24 unidades
- Pilas AAA - 24 unidades

Consejos

Calcula la vajilla, los vasos y las sillas para el número confirmado de asistentes, más un margen del 10 %. Así evitas quedarte corto si llegan algunas personas sin registro previo.
Para el agua, prepara al menos 0,5 litros por persona durante la jornada y coloca jarras en la sala, la mesa de registro y la zona de ponentes. Revisa las existencias antes de abrir las puertas.
Reserva un juego de cables HDMI, adaptadores, regletas y alargadores adicional. Un portátil puede necesitar un adaptador distinto al previsto, y descubrirlo cinco minutos antes de una ponencia suele ser demasiado tarde.
Comprueba que haya un micrófono inalámbrico por cada intervención simultánea y prueba altavoces, mesa de mezclas y proyector al menos 60 minutos antes del inicio.
Encarga o compra el material impreso y las tarjetas con nombre como mínimo 3 días antes. Deja separadas las tarjetas de los ponentes y lleva algunas etiquetas en blanco para cambios de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta agua necesito para un congreso de empresa?: Calcula unos 0,5 litros por asistente para una jornada, además de agua para los ponentes. Si el congreso dura todo el día o hace calor, aumenta la previsión a 0,75 litros por persona.
¿Cuántas sillas y mesas hacen falta para un congreso?: Prepara una silla por persona inscrita y añade un 10 % de reserva. El número de mesas depende de la distribución, pero normalmente necesitarás una mesa de registro, una de oradores y mesas separadas para el buffet.
¿Cuándo hay que comprobar el equipo audiovisual?: Haz una prueba completa al menos 60 minutos antes de recibir a los asistentes. Comprueba el proyector, la pantalla, el portátil, los micrófonos, los altavoces, los cables HDMI, los adaptadores y las regletas.
¿Cuándo debo preparar las tarjetas con nombres y el material impreso?: Cierra la lista de inscripción y comprueba los datos de las tarjetas entre 2 y 3 días antes. Imprime el material con ese mismo margen y lleva etiquetas en blanco para corregir cambios el día del congreso.

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